Как создать ощущение срочности, не вызывая стресса

18 августа 2021 г.

Когда на работе приближаются важные сроки, серьезное отношение к выполнению своей работы является ключевой частью достижения успеха. Быть хорошим руководителем команды означает подчеркивать преимущества быстрого выполнения задач, а также оказывать вашей команде необходимую поддержку. Если вы знаете, как создать ощущение срочности, не напрягая членов вашей команды, вы можете помочь своим коллегам добиться успеха.

В этой статье мы объясним преимущества установки приоритетов на быструю доставку и поделимся методами формирования у вашей команды здорового чувства срочности.

Почему важно создать ощущение срочности?

Развитие срочности в вашей команде имеет много преимуществ для производительности и морального духа. Хотя у каждой команды есть своя культура, темп и приоритеты, определенный уровень срочности важен для выполнения задач и достижения прогресса в группе. Вот некоторые из основных причин для сохранения срочности на рабочем месте:

• Соблюдение сроков: когда у каждого в команде есть внутреннее чувство мотивации и срочности, легче уложиться в сроки и перевыполнить поставленные задачи.

• Планирование наперед: культура срочности позволяет планировать свое время и строить долгосрочные планы проектов.

• Повышение производительности: развивая модели поведения, требующего срочности, вы повышаете производительность и эффективнее выполняете задачи.

• Улучшение решения проблем: сильное чувство срочности позволяет быстро выявлять потенциальные проблемы, предоставляя вам больше времени для разработки решений.

• Создание репутации. Возможность быстро реагировать на запросы клиентов и быстро доставлять контент имеет важное значение для создания положительной репутации в вашей отрасли.

Как создать ощущение срочности, не напрягая членов команды

Развитие срочности как ценности команды при избегании ненужного стресса является ключом к сбалансированной рабочей среде. Вот несколько способов повысить позитивную срочность для вашей команды:

1. Сосредоточьтесь на культуре срочности, а не сроков

Начните расставлять приоритеты срочности, прежде чем у вас возникнет прямая необходимость немедленно представить результаты. Создавая командную культуру, в которой все ценят соблюдение сроков и быстрое реагирование на ситуации, вы можете меньше беспокоиться о конкретных сроках и проектах. Будьте последовательны в том, как вы цените производительность, общение и достижение целей, вместо того, чтобы сосредотачиваться только на критических сроках.

2. Определите причины срочности

Убедитесь, что все понимают, почему срочность является основной ценностью вашей команды. Ведите открытые беседы о важности срочного мышления. Когда возникают особенно важные проекты, будьте прямолинейны и честны со своими коллегами в отношении того, что вам нужно работать вместе и разделять ответственность, чтобы оправдать профессиональные ожидания. Убедившись, что у всех одинаковые ожидания, вы даете своей команде самые высокие шансы на успех.

3. Объясните положительные результаты работы наперед

Для каждого проекта опишите положительные преимущества, которые каждый член команды может получить от работы с срочным мышлением. Объясните как групповые преимущества, так и индивидуальные вознаграждения, чтобы поощрять индивидуальную мотивацию каждого члена команды. Соблюдение контрактов с клиентами, достижение поставленных целей и получение бонусов — отличные стимулы для срочных действий. Вы также можете упомянуть о последствиях отставания от сроков, но не забывайте уравновешивать эту информацию положительным подкреплением.

4. Действуйте с намерением

Моделируйте поведение, которое вы хотите видеть в своей команде, и придерживайтесь тех же стандартов быстрого представления работы. Работайте над достижением целей проекта, быстро отвечайте на электронные письма и всегда сдавайте свою работу досрочно. Легче побудить вашу команду серьезно относиться к своей продуктивности, когда они видят, что вы придерживаетесь этих ценностей в своем повседневном поведении.

5. Отмечайте прогресс вперед

Когда ваша команда уложится в сроки или перевыполнит их, дайте позитивные утверждения и отпразднуйте их успех. Поощрение за соблюдение графика — отличный способ выработать положительные привычки и сделать срочность положительным аспектом на рабочем месте. Отправка приятного электронного письма или обмен небольшими наградами могут повысить моральный дух всей команды и побудить к срочному продолжению.

6. Ставьте амбициозные цели

Как только вы установите первоначальные сроки для проектов и результатов, поставьте более ранние масштабные цели, чтобы побудить вашу команду выполнять свои задачи с дополнительным временем. Например, если проект должен быть сдан в пятницу, предложите всем сдать свои задания во вторник.

Если кто-то пытается достичь цели вторника, но обнаруживает проблемы или ему нужно дополнительное время, у него есть еще три дня, чтобы устранить проблемы и проверить свою работу. Расширенные цели также дают членам вашей команды возможность корректировать свои приоритеты в зависимости от их рабочей нагрузки, сохраняя при этом здоровое чувство срочности.

7. Будьте четкими в отношении сроков

Установите с командой четкие ожидания относительно сроков выполнения работ и регулярно отправляйте напоминания. Устранение путаницы в отношении сроков выполнения проектов может помочь снизить стресс, связанный с работой, и при этом подчеркнуть важность соблюдения графика и надлежащего управления временем. Разместите важные сроки на видном месте, чтобы все могли видеть, чтобы обеспечить пассивное напоминание о работе над предстоящими проектами.

8. Оценивайте KPI во время проверок

Когда вы встречаетесь с членами команды, чтобы обсудить их прогресс, просмотрите их ключевые показатели эффективности, чтобы найти области для улучшения. Просмотр измеримых показателей может помочь вам определить, уложатся ли они в срок или им может потребоваться дополнительная поддержка. Реалистичность в отношении KPI может мотивировать каждого члена команды либо поддерживать, либо увеличивать свой темп для своевременного достижения своих целей.

9. Будьте доступны для поддержки

Покажите важность усердной работы в стабильном темпе, а также поощряйте здоровую рабочую среду, регулярно предлагая свою поддержку. Каждый раз, когда вы напоминаете членам вашей команды о крайнем сроке или просите их увеличить темп, объясните, что вы готовы помочь. Облегчайте доступ к ресурсам, делитесь своими стратегиями выполнения задач и поощряйте членов вашей команды, когда им трудно.

10. Отдавайте предпочтение эффективности во время совещаний

Отличный способ показать важность срочности — уважать время каждого во время встреч и мероприятий на рабочем месте. Созывайте встречи только по важным темам и создавайте тщательную повестку дня, чтобы эффективно использовать время. Сосредоточив внимание на приоритетных темах во время совещаний, вы покажете своей команде, что цените их время и хотите, чтобы они использовали свой рабочий день для определения приоритетов срочных задач. Это побуждает их правильно управлять своим рабочим графиком, а также дает им дополнительное время для ранней подачи проектов.

11. Будьте осторожны

Когда приближаются крайние сроки, обращайтесь к своей команде в доброжелательной и понимающей манере. Понимание и сочувствие к рабочей нагрузке каждого может оказать позитивное поощрение. Если вы видите, что член команды отстает от дедлайна, обратитесь к нему с поддержкой и решениями. Будьте тверды в отношении серьезных сроков, но начните с проактивного контроля до того, как наступят важные сроки.

12. Разберите причины срыва сроков

Когда люди в вашей команде срывают сроки, встретьтесь с ними, чтобы определить, что вызвало проблему, и поработайте над предотвращением проблем в будущем. Непосредственное устранение причины проблемы показывает, что вы привержены развитию здоровой и устойчивой культуры срочности. Это также помогает вашей команде понять, что у них есть поддержка и ресурсы, необходимые им для поддержания быстрого темпа работы без выгорания на рабочем месте.