Как создать область печати в Excel за 6 шагов

Многие профессионалы используют Microsoft Excel для хранения и систематизации информации во время работы. Они могут создавать области печати для печати определенных групп ячеек без копирования всей электронной таблицы. Если вы часто работаете с электронными таблицами Excel, возможно, вам будет полезно научиться создавать области печати. В этой статье мы обсудим области печати в Excel, объяснив, что они из себя представляют, и предоставим шесть шагов для их создания, а также советы, которые помогут вам создавать и использовать области печати.

Что такое область печати в Excel?

Область печати в Excel — это группа ячеек, которые вы определяете для печати отдельно, а не всей страницы. Области печати полезны, когда вы хотите распечатать только части электронной таблицы. Например, представьте, что вы ведете электронную таблицу своих ежедневных квот продаж за квартал. Если ваш менеджер запрашивает ваши квоты на текущую неделю, вы можете использовать область печати, чтобы выбрать только те ячейки, которые требуются вашему менеджеру. Еще одним преимуществом областей печати является то, что вы можете выбрать несколько областей в одной электронной таблице для одновременной печати.

Вы также можете применить области печати, чтобы улучшить организацию и читабельность. Иногда печать всей электронной таблицы может выглядеть неорганизованной из-за проблем с форматированием, таких как нежелательные разрывы страниц. Использование областей печати позволяет лучше контролировать электронные таблицы. У вас могут быть разные причины для создания области печати в зависимости от вашей работы или отрасли. Например, если вы исследователь, вы можете использовать электронные таблицы для организации данных и установить область печати, чтобы предоставить коллеге конкретную информацию, относящуюся к их проекту.

Как установить область печати в Excel

Вот шесть шагов, чтобы установить область печати в Excel:

1. Откройте нужную таблицу

Сначала вы запускаете Microsoft Excel и выбираете нужную электронную таблицу. Выберите вкладку «Открыть» в крайней левой части экрана, чтобы выбрать электронную таблицу, которую вы уже начали. Если вы хотите создать новую электронную таблицу, выберите параметр «Пустая книга» на вкладке «Главная». Убедитесь, что вы выбрали правильную электронную таблицу, чтобы распечатать правильную информацию. Если в вашей электронной таблице несколько вкладок, не забудьте выбрать нужную. Вы можете сделать это, нажав на маленькие вкладки в нижней части экрана с надписью «Лист 1», «Лист 2» и так далее.

2. Выделите область, которую хотите распечатать.

Открыв нужную электронную таблицу, найдите область, которую хотите напечатать. Если у вас большая электронная таблица Excel, вы можете нажать клавишу Ctrl, а затем клавишу со стрелкой вниз, чтобы перейти к нижней части документа. Чтобы перейти к началу листа, вы можете нажать Ctrl, а затем стрелку вверх. Затем вы можете выделить ячейки, которые хотите напечатать. С помощью мыши щелкните правой кнопкой мыши первую ячейку в группе. Продолжайте удерживать кнопку и перетащите мышь, чтобы охватить все ячейки, которые вы хотите выделить.

3. Нажмите кнопку «Область печати».

После выделения выбранной группы ячеек можно нажать кнопку «Область печати». Чтобы найти эту опцию, перейдите на панель инструментов в верхней части окна и найдите вкладку «Макет страницы» рядом с вкладкой «Рисование». После того, как вы нажмете на нее, перейдите к кнопке «Область печати», которая находится в группе «Параметры страницы». При выборе этой кнопки под ней появляется окно с двумя параметрами. Выберите «Установить область печати», чтобы определить ячейки, или наведите указатель мыши на кнопку и нажмите «Ввод». Область печати выделяется светло-серым контуром, чтобы показать, что вы выбрали.

4. Включите дополнительные ячейки

При необходимости вы можете включить дополнительные ячейки в существующую область печати. Чтобы увеличить исходную область печати, выберите ячейки, расположенные рядом с первой. При выборе новой группы ячеек, которые не находятся рядом с исходной областью, создается новая область печати. Выполните те же действия, что и выше, перейдя в «Разметка страницы», «Параметры страницы», а затем «Установить область печати». Теперь, когда у вас есть область печати, доступна третья опция — «Добавить в область печати». Щелчок по этой опции или нажатие клавиши ввода на клавиатуре добавляет новые ячейки в область печати.

5. Очистите область печати

Иногда вы можете выбрать неправильные ячейки или изменить свое мнение о созданной области печати. Нажмите кнопку «Область печати» на вкладке «Макет страницы» и выберите параметр «Очистить область печати». Если в электронной таблице есть несколько областей печати, это действие удалит их все. Вы можете очистить некоторые ячейки, отредактировав диапазон областей в диспетчере имен, который находится на панели инструментов на вкладке «Формулы». После того, как вы нажмете на Диспетчер имен, вы сможете просмотреть свои области печати. Отредактируйте диапазон ячеек, введя новый диапазон, который вы хотите.

6. Сохраните и распечатайте рабочий лист.

Когда вы закончите создание и редактирование областей печати, вы можете сохранить свой рабочий лист. Выберите вкладку «Файл» на панели инструментов и сохраните документ. Когда вы сохраняете электронную таблицу, Excel также сохраняет области печати. При необходимости вы можете закрыть Excel, чтобы работать над ним позже. После того, как вы снова откроете его, вы сможете просмотреть свои области печати. Откройте вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Печать». Вместо того, чтобы показывать весь документ на странице предварительного просмотра, вы можете видеть только свою область печати, которую печатает компьютер. Выберите предпочтительные параметры настройки и распечатайте документ.

Советы по области печати Excel

Вот несколько советов по областям печати Excel:

Игнорировать область печати

Вы можете распечатать всю электронную таблицу, не очищая текущие области печати. Для этого выберите «Файл» и перейдите на вкладку «Печать». Найдите «Настройки» и щелкните раскрывающееся меню «Печать активных листов». Выберите параметр «Игнорировать область печати», и после нажатия этой кнопки предварительный просмотр изменится на всю электронную таблицу.

Попробуйте альтернативный метод

Вы можете создать область печати в Excel, просматривая ее настройки с помощью окна «Параметры страницы». На вкладке «Макет страницы» нажмите кнопку запуска поля, которая представляет собой небольшой флажок со стрелкой в ​​правом нижнем углу вкладки. Откроется окно «Параметры страницы», в котором можно выбрать вкладку «Лист». Измените диапазон области печати, отредактировав текстовое поле «Область печати». После того, как вы закончите, нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения.

Добавить несколько областей одновременно

Если у вас есть несколько областей печати, которые вы хотите создать, вы можете настроить их одновременно. Нажмите клавишу Ctrl и выделите столько групп ячеек, которые вы хотите сделать областями печати. Использование клавиши Ctrl позволяет выделять разные области без исчезновения первого диапазона. После выделения выбранных областей выполните те же действия, чтобы создать область печати. Поскольку вы выделили несколько областей, каждая группа становится новой областью печати. Убедитесь, что вы нажали кнопку «Добавить в область печати», чтобы сохранить исходные группы.

Предварительный просмотр области печати

Вы можете предварительно просмотреть все существующие области печати, перейдя на вкладку «Вид» на панели инструментов. В группе «Представления книги» нажмите кнопку «Предварительный просмотр разрыва страницы». При выборе этого параметра области печати выделяются белым цветом, а остальная часть электронной таблицы — серым. Это позволяет вам визуализировать, где находятся ваши области печати. Вы также можете перейти на страницу «Печать», чтобы предварительно просмотреть области печати на отдельных страницах. Нажмите кнопки со стрелками в нижней части страницы, чтобы просмотреть каждый предварительный просмотр.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.