Как создать эффективное сопроводительное письмо к предложению

Многие люди и организации пишут заявки на финансирование бизнес-идеи, благотворительной миссии или других проектов. Сопроводительное письмо может быть отличной возможностью представить предложение, привлечь внимание читателя и убедить его поддержать дело. Если вы являетесь автором гранта или другим специалистом, который пишет предложения, рассмотрите возможность планирования сопроводительного письма, чтобы сделать вашу презентацию как можно лучше. В этой статье мы обсудим, что такое сопроводительное письмо к предложению и как его написать с помощью шаблона и примера.

Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительное письмо к предложению является одной из первых страниц предложения и действует как введение к нему. Предложения — это пакеты документов, в которых запрашиваются деньги у донора для финансирования конкретного проекта. Одним из наиболее распространенных типов предложений являются предложения о грантах, в которых организации, как правило, некоммерческие, обращаются к благотворительным фондам за финансированием для поддержки дела. Однако предложения также могут быть запросами предприятий или частных лиц на инвестиции в бизнес-идею. Например, кто-то может написать предложение книги, документы с изложением идеи книги и отправить их в издательство.

Сопроводительные письма — это простое резюме предложения, которое предшествует более подробной информации. Часто это первая страница, которую видит читатель, и, таким образом, обычно это первая возможность продать проект. Автор предложения может использовать сопроводительное письмо, чтобы убедить читателя, почему он должен финансировать проект. Они могут обратиться к лицу, ответственному за принятие решений, например, к учредителю или владельцу, по имени и подготовить его к остальной части предложения. Вот общие части заявки на грант:

• Титульный лист

• Сопроводительное письмо

• Управляющее резюме

• История организации

• Требующий оценки

• Цели проекта

• План реализации

• Расходы и разбивка бюджета

• Сроки

• План оценки

• Устойчивость проекта

Важно отметить, что сопроводительное письмо отличается от резюме в предложении. В то время как сопроводительное письмо представляет собой краткое описание проекта, исполнительное резюме представляет собой более подробный обзор отчетов и документов по предложениям. Резюме обычно содержат больше статистической информации и функционируют как более полное резюме предложений.

Как написать сопроводительное письмо к предложению

Если вы приложите надлежащие усилия и спланируете сопроводительное письмо к своему предложению, это может помочь вашему предложению выглядеть профессионально и убедительно. Наличие мощного сопроводительного письма может повысить вероятность получения финансирования и поддержки проекта, который вы хотите завершить. Вот несколько шагов, как написать сопроводительное письмо к предложению:

1. Включите контактную информацию

Очень важно, чтобы вы указали свою контактную информацию, свое имя, адрес электронной почты, номер телефона и контактную информацию вашей организации, ее название, адрес электронной почты, номер телефона, веб-сайт и даже страницы в социальных сетях. Это связано с тем, что читателю вашего предложения может потребоваться связаться с вами по вопросам, которые у него есть, или отправить вам письмо о принятии.

Убедитесь, что ваши контактные данные находятся на видном месте, например, в верхней и нижней части сопроводительного письма, и выделены жирным читаемым шрифтом, чтобы потенциальный спонсор мог легко их найти. Рассмотрите возможность использования фирменного бланка для письма, чтобы автоматически включать информацию о компании и сделать его профессиональным.

2. Напишите сильное первое предложение

Мощное первое предложение может привлечь внимание читателя, побудить его продолжить чтение и помочь ему запомнить ваше предложение из сотен других, которые они могли получить. Попробуйте использовать сильные глаголы и простой язык, чтобы ваше первое предложение было интересным и лаконичным. Также рекомендуется указать точную сумму в долларах, которую вы запрашиваете, и представить название проекта и компанию в первом предложении, чтобы читатель имел представление о том, кто пишет.

3. Объясните проблему

Объясните проблему, с которой сталкивается ваша организация или которую ваша организация хочет решить. Важно, чтобы вы убедили читателя в безотлагательности решения проблемы и значимости ваших финансовых потребностей. Используйте статистику для количественной оценки проблемы. Например, организация, занимающаяся проблемой загрязнения воды, может привести статистические данные о том, что большой процент мусора попадает в водоемы. Шокирующие факты могут помочь читателям понять фактические последствия проблемы и побудить их прочитать больше о вашем решении.

На этом этапе вы также можете представить свою организацию и объяснить, почему она существует. Вы даже можете включить цитату основателя вашей организации, объясняющую причину ее создания. Опишите миссию вашей компании и то, чего она надеется достичь.

4. Обсудить проект

Большинство спонсоров хотят поддержать конкретный проект, у которого есть измеримые цели. Обсудите проект, который вы хотите завершить за счет грантового финансирования, в том числе, что это такое и как он может помочь людям. Свяжите свой проект с организацией потенциального спонсора, описав, как он может способствовать выполнению миссии потенциального спонсора. Вы даже можете изучить веб-сайт спонсора и социальные сети и использовать их собственные слова и выражения в сопроводительном письме, чтобы подчеркнуть ваши общие цели.

5. Опишите конкретные способы использования гранта

Спонсоры часто хотят видеть, куда именно идут их деньги, как организация планирует их использовать. Вы можете резюмировать основные способы использования грантового финансирования в сопроводительном письме. Хотя важно быть конкретным, вы можете сохранить большую часть деталей для более поздних частей заявки на грант, таких как разбивка бюджета.

6. Обсудите свои прошлые достижения

Может быть полезно обсудить прошлые достижения вашей организации, чтобы показать ее приверженность делу. Это также может помочь укрепить доверие к спонсору, что его деньги могут быть направлены в нужное место. Так же, как и при объяснении проблемы, рассмотрите возможность использования статистики для количественной оценки того, как ваша организация помогла другим. Например, в приюте для бездомных могло разместиться 340 человек за один год.

7. Предложите обсудить предложение дальше

В конце сопроводительного письма подчеркните, что вы готовы обсудить предложение и ответить на вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Это также может быть возможностью для вас попросить о личной встрече с получателем для продвижения вашего проекта. Подумайте о том, чтобы исполнительный директор вашей организации подписал письмо и предоставил свою контактную информацию, чтобы письмо выглядело официально.

Шаблон сопроводительного письма с предложением

Предложения о грантах иногда являются конфиденциальной информацией для компаний, и они часто сильно различаются в зависимости от конкретного проекта, организации и спонсора. Тем не менее, вот общий шаблон, который может помочь вам начать писать идеальное сопроводительное письмо к предложению:

[Your first and last name]
[Your job title]
[Your organization’s name]
[Your organization’s address]
[Your organization’s website]
[Your email], [Your phone number]

[Day, month and year]

[Recipient, usually potential funding organization’s manager, owner or founder]
[Recipient’s organization’s name]
[Recipient’s organization’s address]

дорогой [Organization name or name of the recipient with proper titles],

Я пишу вам от имени [Your organization name]организация, которая [describe the purpose of your organization]. Мы хотели бы, чтобы нас рассмотрели для вашего [name of grant] предоставление [dollar amount of grant funding] для финансирования нашего [name of the project you would use the grant money to fund].

Наша организация единственная в своем роде, [quality that makes your organization unique]. Мы обращаемся [describe in detail the problem, need or crisis your organization addresses].

Миссия нашей организации состоит в том, чтобы [describe your organization’s mission, how you want to help others]. В этом году мы хотим расширить наши возможности, чтобы завершить наш проект, [name of the project you would use the grant money to fund]которые бы [positive impact your project would have on others]. С вашим грантом мы могли бы:

• [Way you could use grant money]

• [Way you could use grant money]

• [Way you could use grant money]

Мы считаем, что этот проект, финансируемый за счет вашего гранта, может помочь решить [the problem or crisis the project would help solve].

Наши предыдущие проекты оказали много положительного влияния:

• [Date, name and description of a project along with the results it accomplished]

• [Date, name and description of a project along with the results it accomplished]

• [Date, name and description of a project along with the results it accomplished]

Мы надеемся, что вы рассмотрите нас для гранта, который вы предлагаете. Мы чувствуем, что наша организация разделяет [Name of potential funder organization]миссия [funder mission and why your organization aligns with it]. Ваше финансирование может иметь большое значение для помощи нашему сообществу. Я был бы рад ответить на любые ваши вопросы о нашем проекте, и я хотел бы встретиться лично, чтобы обсудить, какую пользу ваш грант может принести нашей организации.

Спасибо за уделенное время.

С наилучшими пожеланиями,
[Your name]
[Your job title]
[Your email and phone number]
[Your signature]

[Your organization’s executive director’s name]
[Your organization’s executive director’s job title]
[Your organization’s executive director’s signature]

Пример сопроводительного письма с предложением

Возможно, было бы неплохо проверить, готов ли кто-либо из вашей профессиональной сети, включая ваших предыдущих коллег и руководителей, предоставить вам помощь в написании гранта, например, примеры предложений и сопроводительные письма. Вот пример сопроводительного письма для небольшой фермы, запрашивающей финансирование у благотворительной организации:

Шерил Смит
Основатель фермы
Выращивайте фермы
123 Стрит Авеню.
Фармингтон, Вирджиния 12345
Growitfarms.com cherylsmith@email.com, 555-555-5555

1 января 2021 г.

Мистер Джош Джексон
Фонд фермы
456 Клубничная ул.
Тампа, Флорида 78900

Уважаемый мистер Джош Джексон,

Я пишу вам от имени Grow It Farms, организации, которая поддерживает наше сообщество, предлагая свежие, этически выращенные доступные фрукты и овощи. Мы хотели бы получить грант от местных ферм в размере 5000 долларов США для финансирования нашего проекта Feed The Children.

Наша организация — единственная в своем роде в Фармингтоне, штат Вирджиния, которая предоставляет бесплатные обеды детям из малообеспеченных семей и их семьям. Мы устраняем препятствия, с которыми сталкиваются семьи, живущие в бедности, особенно те, кто изо всех сил пытается накормить своих детей здоровой пищей. Большой процент детей не получает питательных веществ, необходимых им для того, чтобы быть сильными и здоровыми, и мы хотим это изменить.

Миссия нашей организации состоит в том, чтобы предоставлять здоровые продукты нуждающимся семьям и информировать наши сообщества о важности здорового питания. В этом году мы хотим расширить наши возможности, чтобы завершить наш проект Feed the Children, который обеспечит наши сообщества и соседей свежей продовольствием с фермы. С вашим грантом мы могли бы:

• Обеспечить 2500 коробок свежих продуктов для семей с низким доходом в нашем районе.

• Проведите пять образовательных мероприятий и мероприятий, чтобы научить детей и их семьи вопросам здоровья и хорошего самочувствия.

• Профинансировать создание общественной фермы

Мы считаем, что этот проект, финансируемый за счет вашего гранта, может помочь решить проблему недоедания у детей и помочь в достижении нашей цели — улучшить жизнь каждого в нашем сообществе.

Наши предыдущие проекты оказали много положительного влияния:

• В 2019 году мы бесплатно раздали коробки с продуктами 40 семьям в этом районе.

• В прошлом году мы бесплатно раздали коробки с продуктами 50 семьям в этом районе.

• В прошлом году мы также организовали мероприятие по соседству с образовательными мероприятиями о местных фермах.

Мы надеемся, что вы рассмотрите нас для гранта, который вы предлагаете. Мы считаем, что наша организация разделяет миссию The Farm Foundation по поддержке сообществ через сельское хозяйство. Ваше финансирование может иметь большое значение для помощи нашему сообществу. Я был бы рад ответить на любые ваши вопросы о нашем проекте, и я хотел бы встретиться лично, чтобы обсудить, какую пользу ваш грант может принести нашей организации.

Спасибо за уделенное время.

С наилучшими пожеланиями,

Шерил Смит

Основатель фермы

Growitfarms.com

cherylsmith@email.com, 555-555-5555