Как создать диаграмму выгорания в Excel (с преимуществами)

В гибкой среде команды, внедряющие методологию Scrum, часто используют диаграммы выгорания во время циклов спринта для мониторинга прогресса. Запись текущего прогресса необходима для понимания того, насколько эффективно команды выполняют критические задачи для получения конечных продуктов. Во многих случаях такие программы, как Microsoft Excel, могут быть ценными ресурсами для отслеживания и оценки ключевых показателей производительности. В этой статье мы обсудим, что такое диаграммы выгорания, как создать диаграмму выгорания в Excel, а также преимущества и ограничения использования программы, а также несколько советов, которые следует учитывать для максимального использования Excel для мониторинга прогресса спринта.

Что такое диаграмма выгорания?

Диаграмма выгорания — это инструмент мониторинга прогресса для отслеживания итерационных процессов в течение жизненного цикла проекта. Используя agile-фреймворк, проектные группы планируют и интегрируют спринт-циклы в соответствии с методологией scrum при разработке различных программных и технологических приложений. Это делает диаграмму неотъемлемым инструментом для отслеживания хода каждой итерации программирования, оценки и модификации в ходе проекта разработки программного обеспечения, поскольку диаграмма измеряет количество выполненных задач по отношению к общему количеству задач, необходимых для завершения всего проекта.

Как правило, команды разработчиков работают с программным обеспечением для управления данными для создания и использования этих диаграмм для документирования процессов каждого цикла спринта, включая Microsoft Excel. При использовании Excel для создания диаграммы Burndown команды сначала создают список ожидаемых рабочих задач, которые необходимо выполнить в течение спринта. Затем они устанавливают график спринта, который может длиться несколько недель или месяцев, в зависимости от размера и масштаба проекта. Бэклог имеет важное значение для спринта, поскольку он обеспечивает постоянное обновление данных, которые диаграмма использует для измерения прогресса и производительности команды.

Важность настройки диаграммы выгорания для Excel

Документы Burndown — ценный инструмент для отслеживания требований проекта и управления ими. Scrum и agile-команды часто могут использовать эти ресурсы для выполнения требований по мониторингу прогресса и отчетности. Настройка диаграммы для Excel также важна для создания структуры, которую команды могут использовать для непрерывного предоставления обновлений руководству, акционерам и владельцам проектов. Поэтому важно выделить несколько элементов при настройке диаграммы выгорания для Excel:

• Ожидаемое количество выполненных задач спринта

• Фактическое количество выполненных задач спринта

• Ожидаемое время для каждой оставшейся задачи

• Фактическое время выполнения каждой задачи

Как создать диаграмму выгорания в Excel

Используйте следующие шаги в качестве общей схемы для создания простой диаграммы выгорания в Excel:

1. Создайте новую таблицу

Откройте новую электронную таблицу в Excel и создайте метки для ваших данных. В простом макете используйте первую строку для меток. Объедините ячейки A1 и B1 и назовите новую ячейку «временная шкала», чтобы создать двойной столбец под A и B. Используйте ячейку A2 для «даты» и ячейку B2 для «дня», чтобы отслеживать фактические рабочие дни, когда вы выполняете задачи спринта. .

Объедините ячейки C1 и D1, чтобы создать новую ячейку и двойной столбец для записи хода выполнения спринта, и назовите его «задачи». Пометьте ячейки C2 и D2 как «ожидаемые» и «фактические» для количества задач, которые вы ожидаете выполнить, по сравнению с количеством задач, которые вы фактически выполняете в течение каждого дня цикла спринта.

2. Запишите график спринта

Когда вы настраиваете и маркируете лист Excel, перечислите каждую дату и соответствующий день недели для объединенных ячеек «временной шкалы». Например, предположим, что спринт состоит из 14 дней и начинается в четверг, а выходной — в следующий понедельник. Эта временная шкала будет содержать 17 записей в столбцах «дата» и «день» для учета праздничных и выходных дней, когда команды не работают.

3. Перечислите ожидаемые задачи из журнала спринта

Используя данные из бэклога, запишите ожидаемые задачи для выполнения на каждый день спринта. Например, если первый день спринта начинается в понедельник, 8 сентября, вы должны указать соответствующее количество ожидаемых задач в той же строке в столбце «ожидаемое». Если вы планируете выполнить шесть задач в понедельник, 8 сентября, «Понедельник» появится в ячейке A3, «8 сентября» — в ячейке B3, а количество задач «6» — в ячейке C3.

4. Отслеживайте количество фактически выполненных задач

По мере того, как вы выполняете задачи каждый день, обновляйте электронную таблицу, чтобы зафиксировать количество задач, которые вы можете выполнить, в ячейке «фактическое» в столбце D. В предыдущих примерах, если вы планируете выполнить шесть задач в понедельник, 8 сентября, но только закончите пять с половиной последних задач, вы должны записать это как «5,5» в столбце «фактическое» в ячейке D3, так как соответствующие дата, день и ожидаемое значение появятся в третьей строке.

5. Преобразуйте данные в график

Каждый раз, когда вы обновляете диаграмму выработки, Excel может преобразовывать результаты в график, показывающий изменения, происходящие с течением времени. Для этого выберите и выделите столбцы «дата», «ожидаемый» и «фактический» и перейдите на панель инструментов. Выберите опцию «вставить», чтобы открыть меню. В меню «Вставка» выберите параметр «Линейный график». Отсюда вы можете создать линейный график, чтобы визуализировать различные точки данных, которые у вас есть на диаграмме.

Преимущества использования Excel для создания диаграмм выгорания

Использование Excel для регистрации, расчета и визуализации прогресса может быть полезным по нескольким причинам:

Делает визуализацию простой

Использование функций Excel может упростить визуализацию данных, поскольку программа преобразует значения данных в линейные функции в соответствии с заданными вами параметрами. Например, при создании графика из таблицы выработки вы можете выбрать диапазон дат и проанализировать рабочую нагрузку для выбранного вами диапазона. Это также полезно для отслеживания производительности команды, так как вы можете создать график, чтобы показать сравнения между назначенными рабочими нагрузками и фактическими задачами, выполненными для каждой рабочей нагрузки.

Поддерживает несколько страниц

Excel также может поддерживать использование нескольких страниц на листе, который проектные группы могут добавлять для записи различных аспектов цикла спринта. Например, журнал спринта, расписание собраний, цели спринта, бюджет и роли участников могут иметь страницу в одной электронной таблице Excel. По мере изменения спецификаций и выполнения задач членами команды они могут обновлять лист выработки, чтобы отражать данные с каждой страницы.

Разрешить ручное обновление

Еще одним преимуществом использования Excel для таблиц Burndown является возможность изменять и добавлять данные в свои записи вручную. Когда появляются новые спецификации или менеджеры устанавливают новые параметры, проектные группы могут повторно посетить таблицу, чтобы обновить информацию в диаграммах. Ручной ввод также удобен, когда члены команды хотят создать дополнительные задачи для текущего спринта.

Поддерживает функции формулы

Журналы спринтов могут содержать больше информации, чем сроки, а также ожидаемые и фактически выполненные задачи. Многие скрам-команды могут также включать метрики, которые отслеживают ожидаемые усилия каждого члена команды по сравнению с оценкой того, какую часть рабочего дня каждый человек ожидает внести непосредственно в задачи спринта.

При записи такой информации Excel предоставляет функции формулы для расчета показателей ввода и вывода для ожидаемых и фактических усилий во время цикла спринта. Команды формул также полезны для оценки основных показателей производительности, таких как среднее время выполнения задач, среднее количество задач, выполненных членами команды в течение спринта, и других расчетов, которые помогают проектным группам измерять производительность и производительность.

Ограничения использования Excel для диаграмм выгорания

Несмотря на преимущества использования Excel для создания и ведения диаграмм выгорания, программа имеет некоторые ограничения:

• Требуется ручной ввод: хотя ручной ввод может гарантировать, что команды знают о текущем прогрессе, ввод каждого значения данных вручную требует больше времени, чем использование альтернативных методов документирования, таких как автоматизированные приложения.

• Платформа одноразового использования: Excel может создать проблемы для проектных групп при планировании сеансов совместной работы, поскольку программа представляет собой настольное приложение, которое может не подходить для методов совместной документации.

• Больше подходит для настольного компьютера: поскольку Excel является автономным настольным приложением, он может не подходить для мобильного использования и для удаленного обновления и мониторинга листов.

Советы по созданию диаграмм выгорания в Excel

При использовании Excel для отслеживания прогресса учитывайте следующие советы:

• Комбинируйте с другими инструментами мониторинга: используйте лист Excel вместе с другими инструментами мониторинга спринта, чтобы автоматизировать определенные задачи ввода данных. Это может помочь сократить время на обновление листов Burndown в Excel.

• Команды применения формул. Используйте формулы для расчета ставок для каждой метрики, которую вы включаете в диаграмму выгорания. Эти функции позволяют быстрее оценить показатели производительности и упростить преобразование в графики.

• Запланируйте регулярные отчеты: чтобы сократить время, необходимое для обновления листа Burndown в течение спринта проекта, подумайте о том, чтобы каждый день выделять время специально для обновлений Excel. Задача также может чередоваться между членами команды, чтобы обеспечить равную ответственность за отчеты о ходе спринта.

• Используйте специальные возможности. Оптимизируйте использование Excel для мониторинга спринта с помощью специальных возможностей, которые помогут вам экспортировать, преобразовывать и упорядочивать данные. Например, делитесь текущими обновлениями, экспортируя листы в различные форматы файлов, чтобы другим было легче просматривать их.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.