Как создать диаграмму бизнес-процесса

16 марта 2021 г.

Диаграмма бизнес-процесса — важный визуальный инструмент для достижения успеха в бизнесе. Он подробно описывает несколько этапов процесса с помощью простого языка и четкого отображения. Создание собственной схемы бизнес-процессов требует от вас сбора полезной информации, которой вы можете поделиться с вашей компанией. В этой статье мы объясним, что такое диаграмма бизнес-процесса, преимущества создания диаграммы бизнес-процесса и способы ее создания.

Что такое схема бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это карта, отображающая отдельные этапы процесса. Эта диаграмма создается с использованием различных форм, таких как круги и квадраты, и стрелок, показывающих направление процесса. Диаграмма бизнес-процесса часто используется для процедурной работы и служит картой для достижения цели.

Диаграммы бизнес-процессов рассматривают альтернативы и варианты выбора, которые возможны на каждом этапе карты. Например, на диаграмме может быть два маршрута с ответом «да» или «нет». В зависимости от того, как пользователь выбирает, они следуют определенному маршруту на диаграмме. Эти диаграммы кратко объясняют мыслительный процесс или подход бизнеса к определенной работе. это полезный инструмент для сотрудников, нуждающихся в руководстве, или людей за пределами компании, которым интересно, как работает бизнес.

Компоненты диаграммы бизнес-процесса

При построении диаграммы бизнес-процесса вы создаете карту с несколькими символами и дизайном. Вы либо адаптируете общий набор форм и символов, либо создаете свои собственные для использования.

Ниже приведены общие формы и символы, используемые на диаграмме бизнес-процесса, и их значение:

• Круг: представляет события

• Квадрат: представляет деятельность

• Сплошная стрелка: представляет передачу задач.

• Пунктирная стрелка: представляет сообщения

Преимущества создания диаграммы бизнес-процесса

Создание диаграммы бизнес-процесса имеет много преимуществ. Диаграмма бизнес-процесса упрощает процедурную информацию, сосредотачиваясь на наиболее важных этапах процесса. Вот дополнительные преимущества диаграммы бизнес-процессов и причины, по которым ваш бизнес может ее создать:

Поощряет взаимное мышление

Диаграмма бизнес-процесса обеспечивает основу для бизнеса и сотрудников. В результате все в бизнесе обращаются к одной и той же информации. Этот постоянный источник информации поощряет сотрудников к единомышленникам в отношении бизнеса. Взаимное мышление позволяет избежать разногласий, непонимания и широкого спектра мнений, потому что стандарты уже установлены.

Упрощает сложные темы

Диаграммы бизнес-процессов фокусируются на самой важной информации, опуская ненужные детали. Такой подход позволяет избежать путаницы и помогает людям понимать информацию, используя общий язык.

Предоставляет ссылку

Чрезвычайно полезно иметь визуальное представление бизнес-плана. Представленная диаграмма бизнес-процесса служит мотиватором и кратким справочником. Например, если сотрудник не уверен в следующем шаге, он может быстро обратиться к диаграмме для подтверждения.

Ход документов

Диаграмма бизнес-процесса — отличный инструмент для документирования процесса проекта. Обозначенные шаги помогают сотрудникам увидеть, где они находятся в прогрессе и насколько они близки к достижению целей.

Как создать схему бизнес-процесса

Вот несколько шагов, которые следует учитывать при создании диаграммы бизнес-процесса:

1. Обсудите идеи с командой

Запишите мысли и идеи вас и ваших сотрудников. Подумайте, как интегрировать их в диаграмму. Мозговой штурм проходит в очень свободной форме, поэтому приветствуется незапланированное обсуждение и множество вопросов. Во время мозгового штурма поощряйте новаторское мышление и рассматривайте все идеи.

2. Соберите информацию о проекте

Получение информации имеет важное значение для информированной диаграммы бизнес-процесса. Чем больше у вас информации, тем лучше ваша диаграмма отражает ваш проект.

3. Перечислите ключевые слова шагов

Сбор ключевых слов — отличный первый шаг к созданию схемы бизнес-процесса. Создайте ключевые слова, учитывая исходную информацию, полученную в результате мозгового штурма и сбора информации. Сосредоточьтесь на уникальных и полезных словах, которые напоминают вам о самых ценных частях каждого шага.

4. Нарисуйте карту с фигурами и символами

Диаграмма бизнес-процесса — это наглядное пособие к вашим данным. Нарисуйте карту от руки или используйте компьютерную программу для лучшей читабельности. Некоторые предприятия предпочитают карты на доске, чтобы при необходимости можно было легко изменить информацию. Используйте такие формы, как круги, квадраты и треугольники, чтобы обозначить определенный шаг.

5. Проанализируйте поток диаграммы

Анализ потока диаграммы фокусируется на визуальной структуре диаграммы и способе представления информации. Просмотрите схему бизнес-процесса несколько раз с несколькими сотрудниками. Подумайте, насколько легко им следовать и какие шаги могут сбивать с толку.

Если вы обнаружите, что не можете понять часть диаграммы, рассмотрите возможность замены этого компонента.

6. Получите обратную связь от заинтересованных сторон и сотрудников

Обратная связь очень ценна при создании эффективной диаграммы бизнес-процесса. Он поощряет честные мнения и предложения заинтересованных сторон и сотрудников, которые впоследствии используются для пересмотра. Поскольку схема бизнес-процесса предназначена для всего бизнеса, важно учитывать точку зрения других. Дополнительные мнения дают представление об эффективности диаграммы.

7. Пересмотрите диаграмму, чтобы реализовать обратную связь и правки.

Получив обратную связь, подумайте, что вы хотите отредактировать и изменить на диаграмме. Никакое количество изменений не является неправильным, и это действительно зависит от вашей конкретной диаграммы и ее цели. Потратьте время, чтобы просмотреть вашу диаграмму еще несколько раз и пересмотреть ее, прежде чем делиться ею, чтобы выявить пропущенные ошибки или необходимые изменения.

8. Поделитесь диаграммой с бизнесом

Предоставление общего доступа к диаграмме бизнес-процесса часто является самым захватывающим шагом. Это когда люди начинают использовать вашу диаграмму для работы, применяя ее напрямую. Обратите особое внимание на эффективность вашей диаграммы и на то, как люди реагируют на ее использование. Эти наблюдения помогут вам улучшить текущую схему бизнес-процессов и создать более эффективные схемы в будущем.

Дополнительные советы по созданию диаграммы бизнес-процесса

При создании диаграммы бизнес-процесса учитывайте следующие советы:

Держите его легко читаемым

Чтобы использовать схему бизнес-процесса, человек должен уметь ее читать. Чем легче читать вашу диаграмму, тем больше вероятность того, что она будет использоваться. Ваша диаграмма должна быть простой для понимания и удобной для ссылок.

Предоставляйте нужное количество информации

Предоставление нужного количества информации, чтобы избежать путаницы и перегрузки ваших сотрудников. Убедиться в этом можно, проанализировав, сколько времени требуется другим, чтобы прочитать схему и понять ее направления.

Создание дополнительных диаграмм

Если вы считаете, что у вас слишком много информации для одной диаграммы, рассмотрите возможность создания другой. Разделение информации уделяет особое внимание каждой теме. Это также позволяет избежать необходимости включать всю информацию в одну диаграмму и потенциально снизить ее удобство использования.

Обновляйте диаграмму при необходимости

Вы можете получить новую информацию, которую полезно включить в диаграмму. Не стесняйтесь добавлять эту информацию и обновлять диаграмму по мере необходимости.

Предоставьте ключ

Если вы используете много форм и символов, предоставьте ключ к своей диаграмме. Ключ объясняет значение каждой фигуры и символа, включенного в схему вашего бизнес-процесса. Это помогает людям легче понять схему и следовать ей.

Сохраняйте последовательность

Поддержание согласованности во всех ваших диаграммах означает сохранение согласованности с ключевыми словами, формами и символами, которые вы используете. Это делает вашу диаграмму не только более профессиональной, но и надежной благодаря единообразному подходу.