Как создать блок-схему (плюс определение и советы)

Блок-схемы позволяют бизнес-профессионалам объяснять процессы своим коллегам и клиентам так, чтобы они могли легко их интерпретировать. Вы можете выбрать один из множества различных шаблонов блок-схем в зависимости от информации, которую хотите упорядочить. Использование блок-схем может помочь вашей команде понять и применить процессы, которые помогут вашей организации достичь своих целей. В этой статье мы обсудим, что такое блок-схемы, кто их использует, как создать блок-схему за пять шагов и советы по ее созданию и использованию.

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это схема, которая изображает каждый элемент процесса. Блок-схемы содержат символы, которые представляют факторы, участвующие в бизнес-процессе, такие как решения, связи и действия. Эти диаграммы облегчают людям визуализацию и интерпретацию процесса, чтобы они могли реализовать его и использовать в своей работе. Профессионалы создают блок-схемы различных типов и размеров, от небольших диаграмм, объясняющих линейную процедуру, такую ​​как процесс продажи, до диаграмм с множеством ветвей, используемых для описания более сложных задач, таких как разработка программных систем.

Кто использует блок-схемы?

Многие отрасли, такие как машиностроение, бизнес, научные исследования и технологии, используют блок-схемы. Например, программисты обычно используют блок-схемы, если их работа часто связана с созданием и использованием сложных систем кодирования. Они используют блок-схемы для документирования этих процессов для всей группы разработчиков, потому что это позволяет их коллегам понять методы, которые они использовали для создания программного обеспечения, тестирования программы и предложения или внесения изменений по мере необходимости. Профессионалы в нетехнических областях могут использовать блок-схемы для таких целей, как представление организационных планов и процедур, объяснение научных методов и анализ теорий.

Как создать блок-схему за 5 шагов

Вот пять шагов для создания блок-схемы, чтобы упростить процесс:

1. Решите, что вы хотите включить

Если у вас есть тема для блок-схемы, составьте список всех элементов, которые вы хотите включить. Элементы, которые вы можете рассмотреть для своей блок-схемы:

• Процессы

• Функции

• Решения и их результаты

• Возможные задержки

• Документация

• Данные

Имейте в виду, что блок-схемы должны упростить понимание процессов вашей командой. Перед созданием диаграммы обязательно разделите информацию на самые основные элементы.

2. Выберите программу

Вы можете выбрать один из многих подходов для создания блок-схемы. Иногда руководители групп создают блок-схемы на протяжении всей встречи на проекторе или доске, чтобы продемонстрировать свою точку зрения. Для более сложных тем они могут использовать текстовый редактор или специализированную программу, разработанную специально для создания блок-схем и обмена ими. Выберите метод, который подходит именно вам, исходя из уровня сложности проекта, вашего бюджета и ваших предпочтений.

3. Выберите шаблон

Блок-схемы имеют разные форматы в зависимости от их назначения. Выбор подходящего шаблона для вашей темы играет важную роль в том, чтобы помочь вашей команде понять информацию, которую вы им представляете. Шаблоны, которые вы можете использовать для создания блок-схемы, включают:

Основная блок-схема

Базовые блок-схемы включают отправную точку, два возможных результата и последствия каждого результата. Например, вы можете создать базовую блок-схему для отображения результатов A/B-тестирования в маркетинговой кампании по электронной почте. С двумя потенциальными результатами под отправной точкой вы можете описать результаты в зависимости от того, получили ли респонденты электронное письмо A или электронное письмо B, и как они ответили на каждое из них.

Блок-схема плавательных дорожек

Блок-схемы плавательных дорожек позволяют организовать несколько потоков информации рядом друг с другом. Отдельные строки представляют категории или сегменты организации, которые необходимы для совместной работы. На блок-схеме показано, где они работают параллельно и в какое время взаимодействуют. Например, вы можете использовать блок-схему плавательных дорожек, чтобы продемонстрировать этапы производственного процесса. Первая строка может представлять этапы разработки продукта, а затем стрелка указывает на процесс сборки, который в точках взаимодействует со строкой тестирования продукта. Этот поток будет продолжаться до завершения производственного процесса.

Блок-схема задачи

Таблицы задач объясняют каждую задачу, связанную с общей целью и ее назначением. Например, команда может создать блок-схему задач при назначении ролей, чтобы каждый член знал, какие обязанности ему принадлежат. В качестве отправной точки вы можете ввести название проекта, а затем отдельное поле для имен каждой роли. Затем вы можете добавить к каждой роли, перечислив связанные с ней задачи.

Сложная блок-схема

Сложные диаграммы включают несколько шагов, которые могут привести к более чем одному результату в зависимости от шагов, выбранных пользователем. Например, вы можете создать сложную блок-схему, чтобы объяснить процесс подачи заявления в колледж. Вы можете выбрать «Собрать документы» в качестве отправной точки, а затем «Заполнить заявку» или «Поговорить с консультантом». Затем каждое решение будет разветвляться, чтобы включать свои собственные шаги, которые в конечном итоге приведут к завершению приложения.

Линейная блок-схема

Линейные блок-схемы представляют процессы с рядом шагов, которые приводят либо к оптимальному результату, либо к завершению процесса. Например, вы можете использовать линейную блок-схему, чтобы отслеживать ход использования электронных писем для привлечения новых клиентов. Если потенциальный клиент ответил на первоначальное письмо, вы достигли оптимального результата. В противном случае вы добавляете еще один ящик для последующего электронного письма. Опять же, если клиент отвечает, вы достигли оптимального результата. Этот процесс продолжается до тех пор, пока вы не достигнете результата или не прекратите свои усилия по привлечению потенциального клиента.

Организационная блок-схема

Организационная блок-схема перечисляет членов или сотрудников организации в иерархической структуре. Для этого типа блок-схемы вы должны включить главного исполнительного директора (CEO), владельца или человека с самым высоким рангом в качестве отправной точки. Затем вы должны создать блоки для каждого отдела, например, отдела маркетинга и финансов. Под каждым отделом вы должны добавить команды, начиная с руководителя группы. Это демонстрирует поток полномочий от верхушки организации к низу.

4. Добавьте информацию с помощью символов

Блок-схемы имеют стандартные символы, которые вы можете использовать для обозначения определенных аспектов процесса. Использование правильного символа для каждого элемента гарантирует, что вы даете одинаковое сообщение каждому зрителю. Общие символы блок-схем и их значения включают:

• Овал: начальная или конечная точка

• Прямоугольник: процесс или функция

• Ромб: Выбор между двумя или более путями

• Параллелограмм: данные, входящие или исходящие из системы

• Перевернутый треугольник: слияние двух наборов в один

• Линия: представляет поток последовательности и направления

5. Проверьте свою блок-схему на точность

После того, как вы закончите свою блок-схему, проверьте организацию вашей информации. Проверьте свои символы, чтобы убедиться, что они отражают информацию, и следуйте каждому пути, чтобы подтвердить логику процесса. Сравните готовую блок-схему со списком, который вы составили на первом шаге, чтобы убедиться, что вы включили каждый элемент.

Советы по созданию и использованию блок-схемы

Вот несколько советов по эффективному созданию и использованию блок-схем:

Разместите блок-схему на одной странице

Планируете ли вы дать своей команде физические копии блок-схемы или отправить им цифровую версию, убедитесь, что вы используете правильный размер для оптимальной удобочитаемости. Если блок-схема в какой-либо точке разделяется, перерыв в информации может создать препятствие для потока. Вы можете предотвратить эту проблему, убедившись, что вся блок-схема помещается на одной странице.

Организуйте данные сверху вниз или слева направо

Многие блок-схемы расходятся в разные стороны, но вы все же можете поддерживать определенный уровень организации, чтобы за ними было легче следить. Вместо случайного размещения элементов попробуйте организовать их либо сверху вниз, либо справа налево, либо, для более сложных блок-схем, во всех четырех направлениях. Это помогает предотвратить беспорядок и удерживает внимание зрителей.

Поместите линии возврата под график

Иногда один раздел блок-схемы может привести зрителей к предыдущему разделу. Когда вы включаете линию возврата в отдаленную часть блок-схемы, обязательно проведите ее под всей диаграммой, чтобы было понятно ее направление. Если вы используете более одной линии возврата, поместите более длинную линию под более короткой.

Используйте цветовое кодирование

Вместо того, чтобы делать каждый символ на вашей блок-схеме одним цветом, помогите зрителям быстро и легко определить назначение каждого символа, кодируя каждый из них цветом. Вы также можете рассмотреть возможность выделения начальных и конечных точек более жирным цветом, чем другие, чтобы ваша команда могла сразу их идентифицировать. Например, вы можете сделать овалы начальной и конечной точек красными, а ромбы решений сделать голубыми.

Разрешите вашей команде сотрудничать

Если вы планируете создать блок-схему как часть группового проекта, вы можете упростить процесс совместной работы, позволив членам вашей команды добавлять и изменять элементы по мере необходимости. Это может оказаться особенно полезным при создании блок-схем задач, определяющих обязанности каждого участника. Если их задача изменится, они могут сами изменить ее в общем файле потоковой диаграммы.