Как создать базу данных в Excel (и почему это важно)

8 апреля 2022 г.

Если вы хотите упорядочить большой набор данных, вы можете рассмотреть возможность создания базы данных в Excel. Вы можете создать базу данных, введя свои данные в ячейки и преобразовав их в таблицу. Понимание того, как создать базу данных, поможет вам легче хранить и извлекать важную информацию. В этой статье мы обсудим, как создать базу данных в Excel, и предложим некоторые дополнительные шаги, которые помогут вам эффективно организовать вашу базу данных.

Почему важно создавать базу данных в Excel?

Базы данных важны, потому что они помогают компаниям отображать и систематизировать данные. Базы данных могут содержать информацию о сотрудниках, маркетинговой деятельности, инвентаризации продукции, сделках продаж или учетных записях клиентов. Хранение таких данных в одном месте может упростить поиск и обращение к важной информации.

Как создать базу данных в Excel

Вот список шагов по созданию базы данных в Excel:

1. Создайте заголовок для своей базы данных

Первый шаг, который вы можете сделать, это создать заголовок для вашей базы данных. Вы можете разместить этот заголовок где-нибудь в строке 1. Например, вы можете назвать базу данных, например, «База данных сотрудников 2021». Заголовок может занимать несколько ячеек в строке 1, и вы можете изменить размер, шрифт и стиль текста. Создав заголовок в первой строке, вы можете пропустить одну строку и создать базу данных в строке 3. Убедитесь, что это место является единственным местом в вашей электронной таблице. Обеспечение того, чтобы все другие ячейки содержали данные, может помочь предотвратить ошибки и повысить удобочитаемость вашей базы данных.

2. Установите столбцы вашей базы данных

Создав заголовок, вы можете вставить название своего первого столбца в ячейку A3. Если вы создаете базу данных с информацией о ваших сотрудниках, вы можете создать первый столбец для идентификаторов сотрудников. Определите, какие еще поля вы хотите иметь, и заполните столбцы B3, C3 и т. д. по мере необходимости.

3. Введите все свои записи

При создании базы данных обратите внимание, что все строки представляют собой записи. Каждая строка представляет собой отдельную запись и содержит информацию только об одном конкретном человеке или элементе. Как только вы создадите заголовки столбцов базы данных, вы можете сразу начать вставлять свою первую запись, не оставляя пробела. Некоторые из ваших данных, такие как имена и отделы, могут потребовать ручного ввода. Вы можете более эффективно вставлять другие типы данных, например идентификационные номера.

Например, предположим, что на рабочем месте пользователя Excel используются идентификационные номера сотрудников, которые начинаются с буквенно-цифровой строки EG899. У сотрудников могут быть идентификационные номера, которые повторяются по порядку, например EG899-201, EG899-202 и EG899-203. Если у вас есть данные, которые повторяются таким образом, вы можете ввести первые два идентификационных номера в соседних строках. Затем вы можете выделить обе эти ячейки с помощью курсора, щелкнуть зеленый квадрат в правом нижнем углу и перетащить курсор на оставшиеся ячейки в столбце. Excel может распознать шаблон и автоматически заполнить ячейки правильными числами.

4. Создайте таблицу

Нажмите на первый заголовок вашей таблицы. Щелкните и перетащите курсор по всем вашим данным, обязательно включив заголовки. Вы можете прекратить перетаскивание, когда дойдете до правого нижнего угла ваших данных. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку с надписью «Таблица». Кроме того, вы можете одновременно нажать клавиши «Ctrl» и «T» на клавиатуре. Любая из этих задач создает всплывающее окно, в котором вы можете подтвердить свой выбор. Выберите параметр «В моей таблице есть заголовки» и убедитесь, что выбранный вами диапазон верен. Нажмите «ОК», чтобы создать таблицу.

Как сортировать данные в базе данных Excel

Сортировка данных может помочь вам лучше организовать список, если вы изначально вводите данные без какой-либо структуры. Вот список инструкций, которые помогут вам отсортировать данные в базе данных Excel:

1. Решите, какие данные вы хотите отсортировать и как вы хотите их отсортировать.

2. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка для столбца, который вы хотите отсортировать.

3. Для чисел вы можете выбрать «от наибольшего к наименьшему» или «от наименьшего к наибольшему».

4. Для слов вы можете выбрать «от Z до A» или «от A до Z».

Как фильтровать данные в базе данных Excel

Фильтрация данных может помочь вам просматривать только важную информацию, и вам не нужно полностью удалять второстепенную информацию. Выполните следующие действия, чтобы отфильтровать данные в базе данных Excel.

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка для любого столбца в таблице.

2. Перейдите в нижнюю часть появившегося меню.

3. Отмените выбор полей, которые вы хотите скрыть.

4. Нажмите кнопку «Применить», чтобы увидеть, как Excel скрывает поля, которые вы не выбрали.

5. Вы можете повторить этот процесс для любого количества заголовков столбцов.

6. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка еще раз, чтобы снова войти в меню, и выберите поля, чтобы открыть их снова.

Как расширить базу данных Excel

Когда вы обновляете свою базу данных, вам может понадобиться добавить новые записи. Например, у вашей организации может быть информация о новом сотруднике или клиенте для добавления в базу данных. Вот список шагов для добавления дополнительных строк в вашу базу данных:

1. Нажмите в верхнем левом углу вашей базы данных и перетащите курсор до правого нижнего угла.

2. Наведите курсор на правый нижний угол, пока он не превратится в стрелку с двумя концами.

3. Нажмите и перетащите курсор вниз, пока не создадите нужное количество новых строк.

4. Введите каждую новую запись, полностью заполнив каждое поле.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.