Как составить схему рабочего процесса за 6 шагов

Диаграммы рабочих процессов — это один из вариантов, который компании могут использовать для иллюстрации и отслеживания своих повторяющихся процессов. Использование инструментов визуализации может помочь вам физически отслеживать прогресс в пошаговом формате. Это также может помочь вам найти области, в которых вы можете обновить свои процессы, чтобы сделать их более логичными и получать большую прибыль с течением времени. В этой статье мы обсудим, что такое диаграмма рабочего процесса, рассмотрим преимущества использования этого инструмента и дадим инструкции, которые помогут вам создать свою собственную.

Что такое схема рабочего процесса?

Диаграмма рабочего процесса — это визуальное представление бизнес-процесса, также известного как рабочий процесс. Обычно он создается в виде блок-схемы с использованием стандартных символов для обозначения каждого шага процесса от начала до завершения, а также списка лиц, ответственных за каждый шаг. Диаграмма рабочего процесса дает общее представление о бизнес-процессе, показывая, как задачи, действия или ресурсы распределяются между разными людьми или группами. Они могут быть шаблоном или исходными документами для более углубленных нишевых бизнес-процессов.

Кто может использовать диаграммы рабочего процесса?

Люди, занятые в производстве, изначально использовали диаграммы рабочего процесса, чтобы показать процесс создания продуктов. Однако теперь многие отрасли и команды используют их для иллюстрации повторяющихся процессов. Некоторые области, которые выигрывают от создания диаграмм рабочих процессов, включают:

• Разработка приложений

• Контент-маркетинг

• Электронная коммерция

• Образование

• Адаптация сотрудников

• Инжиниринг

• Финансы

• Юридический

• Лекарство

• Военный

Каковы преимущества диаграммы рабочего процесса?

Преимущества построения диаграмм рабочих процессов могут различаться в зависимости от ваших конкретных процессов и ожиданий от модели. Тем не менее, некоторые общие преимущества включают в себя:

• Проведение анализа рабочих процессов

• Поиск областей улучшения в процессе

• Повышение эффективности и рентабельности

• Обеспечение лучшего обслуживания клиентов

• Служит справочным пособием для сотрудников

Когда использовать схему рабочего процесса

Схему рабочего процесса можно использовать для понимания трех ключевых факторов бизнес-процесса, в том числе:

Анализ процесса

Вы можете использовать диаграмму рабочего процесса, чтобы показать области внутри процесса, которые могли бы выиграть от улучшений. Эти улучшения могут включать:

• Добавление сотрудников

• Добавление материалов или других ресурсов

• Изменения эффективности

• Сокращение времени производства

Технологическая инструкция

Диаграммы рабочих процессов могут предоставить вам наглядные документы, с которыми можно ознакомиться, чтобы понять, как продукт проходит через конкретный процесс. Это может быть особенно полезно, когда у вас есть пробелы в вашей команде, например, когда вы нанимаете, чтобы заполнить вакансию, или когда ключевой игрок находится в отпуске. Наличие карты для просмотра может помочь вам понять, где вы можете назначить дополнительных членов команды для временного заполнения незанятых ролей, чтобы обеспечить качество в процессе.

Отслеживание и управление

Использование диаграммы рабочего процесса может помочь вам отслеживать процесс в режиме реального времени. Это может помочь определить, сможете ли вы уложиться в установленный срок и есть ли какие-либо задержки в системе. Он также может показать вам области, которым может потребоваться больше внимания для улучшения кадрового обеспечения или повышения эффективности.

Что означают символы на схеме рабочего процесса?

Символы, используемые на диаграмме рабочего процесса, могут иметь разное значение в зависимости от документа, поскольку существует множество способов представления рабочих процессов. Однако в большинстве диаграмм рабочего процесса есть несколько традиционных символов:

• Стрелка: соединяет шаги или процессы, показывая направление рабочего процесса.

• Круг: указывает на связь между одним разделом рабочего процесса и другим, когда вы перемещаетесь по документу нелинейным образом.

• Ромб: обозначает этап принятия решения или утверждения.

• Овал: обозначает начальный или конечный этап процесса.

• Прямоугольник: указывает на процесс или действие, которое сотрудник выполняет в рамках рабочего процесса.

Из каких компонентов состоит схема рабочего процесса?

Компоненты схемы рабочего процесса — это этапы, составляющие более крупный процесс. В каждой диаграмме рабочего процесса есть три общих этапа, которые включают в себя:

• Вход: элемент, который влияет на следующий шаг в процессе и может включать в себя действия, оборудование, решения, дополнительную информацию или капитал.

• Трансформация: преобразование, которое происходит по мере того, как входные данные проходят через рабочий процесс, например, изменение внешнего вида, местоположения, владельца или цели.

• Выход: последний этап рабочего процесса включает в себя то, что происходит после преобразования.

Какие инструменты можно использовать для создания диаграммы рабочего процесса?

Как правило, вы можете создать диаграмму рабочего процесса любым методом, который вы обычно используете для создания визуальной диаграммы или рисунка. Есть варианты сделать их на компьютере или в печатном виде. Некоторые распространенные методы создания диаграммы рабочего процесса включают в себя:

• Программное обеспечение для блок-схем

• Ручка и бумага

• Программное обеспечение для управления рабочим процессом

Какие существуют типы схем рабочего процесса?

Диаграммы рабочих процессов бывают разных форм, размеров и компоновок, чтобы удовлетворить ваши конкретные потребности процесса. Некоторые из наиболее распространенных, применимых к различным отраслям, включают:

• Диаграмма Американского национального института стандартов (ANSI): использует стандартный набор символов и общие языки для описания различных этапов рабочего процесса.

• Диаграмма нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN): особый способ создания блок-схем, в котором используются еще более специализированные символы, такие как значки часов, чтобы сделать элементы более понятными для людей в других отделах.

• Географическая блок-схема: обычно используется в логистике и складском хозяйстве, чтобы показать размещение объекта в процессе по отношению к рабочим.

• Диаграмма определения интеграции (IDEF): графическое представление моделирования процесса, используемого в инженерных приложениях.

• Блок-схема процесса или блок-схема процесса: один из самых простых форматов схемы рабочего процесса, который показывает процесс в хронологическом порядке от верхней части страницы до нижней.

• Диаграмма SIPOC: показывает наиболее важные аспекты рабочего процесса, а не порядок шагов внутри процесса, и обозначает поставщиков, входы, процессы, выходы и клиентов.

• Диаграмма проектирования структурированных систем (SSD): документ, ориентированный на процесс, который берет более крупные и сложные процессы и разбивает их на управляемые функции или модули.

• Диаграмма Swimlane: показывает рабочий процесс в хронологическом порядке, но разделенный по отделам с использованием столбцов.

• Блок-схема унифицированного языка моделирования (UML): используется для отображения порядка шагов в процессе и потока управления в графическом представлении.

Как создать схему рабочего процесса

Используйте эти шаги, чтобы узнать, как создать диаграмму рабочего процесса для вашей команды или процесса:

1. Выберите процесс

Выберите цель для вашей диаграммы. Это поможет вам понять, какую информацию следует исследовать и включить в карту. Для некоторых процессов требуются более конкретные шаги, а для других требуется только список ролей и обязанностей. Определите, где процессы начинаются и заканчиваются, чтобы помочь вам определить, что находится между этими двумя точками. Подумайте о том, чтобы дать вашей диаграмме четкое, узнаваемое имя. Это может быть особенно полезно, если вы создаете несколько схем рабочих процессов для разных процессов.

2. Выберите свою аудиторию

Выбор аудитории также может помочь вам решить, какую информацию важно включить в диаграмму. Если карта ориентирована на клиента, вы можете опустить определенную конфиденциальную информацию о специфике компании. Если диаграмма предназначена для вашей команды, вы можете сделать ее более или менее подробной в зависимости от шагов или информации, общеизвестной в вашей группе.

3. Соберите информацию

Встречайтесь с вашей командой, руководителями, клиентами и представителями других отделов, чтобы получить больше информации о том, как на самом деле работает процесс. Этот анализ рабочего процесса помогает вам узнать информацию о процессе с точки зрения других людей, чтобы сделать документ максимально полным. При проведении этого поиска учитывайте такие моменты, как:

• Задержки, улучшения или узкие места в процессе

• Отклонения в процессе

• Люди, команды или отделы, отвечающие за определенные виды деятельности или задачи

• Задачи, связанные с каждым этапом процесса

• Хронология процесса

4. Спроектируйте рабочий процесс

Разработка рабочего процесса включает в себя проведение всех проведенных вами исследований и размещение шагов на бумаге или на экране с использованием универсальных символов, чтобы показать, как работает процесс. Вы можете назвать эту диаграмму процессом «как есть», потому что она показывает шаг за шагом, как система работает в настоящее время, без каких-либо дополнительных изменений.

5. Внесите улучшения

Посмотрите на процесс и посмотрите, есть ли места, в которые вы могли бы внести изменения, чтобы улучшить общение, производительность или другие области цикла. Некоторые моменты, которые следует учитывать при поиске областей для улучшения, включают:

• Области, которые необходимо преобразовать в процесс автоматизации

• Участки с узкими местами

• Области с экономичными приложениями

• Влияние наиболее важных действий в процессе на конечный результат

• Элементы, которые могут привести к задержке сроков

• Шаги по устранению

• Шаги по реструктуризации или перемещению в рамках процесса

• Время для завершения каждого шага

6. Обновите документ

После определения улучшений вы можете обновить свой документ, указав изменения в процессе, которые вы хотели бы попробовать, когда ваша команда будет работать над ним в будущем. Вы можете назвать эту версию документа «будущим процессом», потому что вы еще не начали ее использовать, но она отражает изменения, которые вступят в силу во время следующего цикла.