Как составить объяснительное письмо за опоздание на работу (с примерами)

19 марта 2021 г.

Опоздание на работу — это то, с чем сталкиваются многие люди, но иногда вам нужно будет написать объяснительное письмо для вашего руководителя. Это объяснительное письмо может быть неофициальным и быть отправлено по электронной почте, или оно может быть формальным и отправлено по почте. Написание объяснительного письма может уменьшить возможные разногласия между вами и вашим руководителем и показать, что вы готовы взять на себя ответственность и исправить проблему. В этой статье мы опишем этапы написания объяснительной и покажем два образца объяснительных за опоздание на работу.

Почему полезно написать объяснительную за опоздание на работу?

Полезно написать объяснительное письмо за опоздание на работу, особенно если вы ранее опаздывали несколько раз или сильно опаздывали, чтобы ваш работодатель знал, что вы знаете, что это неприемлемо на постоянной основе. Если вы опоздали всего на 5 или 10 минут и уже говорили об этом со своим менеджером, чтобы извиниться лично, письмо может не понадобиться. Однако, если вы опаздываете уже в четвертый раз за несколько месяцев или опоздали на час или более, письмо может стать эффективным методом извинения.

Письмо с объяснением опоздания показывает вашему руководителю, что вы осознаете, что это неприемлемо, и что у вас есть план, как наверстать упущенное. Вы также можете использовать письмо, чтобы объяснить свой план, как избежать проблем в будущем. Ваше письмо должно оставаться профессиональным и лаконичным.

Как написать письмо с извинениями за опоздание на работу

Эффективное письмо с извинениями за опоздание на работу состоит из нескольких компонентов, в том числе:

1. Начните с извинений

Самое первое предложение в вашем письме с извинениями должно включать ваши настоящие извинения. Вы также должны быть как можно более конкретными в том, за что вы извиняетесь. Это покажет вашему руководителю, что вы полностью осознаете, в чем заключается проблема, и что вы подумали о том, что пошло не так. Это делает более правдоподобным то, что вы скажете позже в своем письме о том, как избежать этой проблемы в будущем.

Например, вы можете сказать: «Я прошу прощения за то, что вчера опоздал более чем на час, из-за чего я пропустил важную встречу с Джонсом и Джейкобсом».

2. Покажите, что вы знаете о последствиях

После прямого извинения расскажите, как вы узнали о последствиях своего опоздания. Это покажет вашему руководителю, что вы знаете, что опоздание негативно сказывается на бизнесе. Это особенно важно, если вы пропустили ключевую встречу или общение с заказчиком или клиентом, которое может повлиять на финансовые аспекты бизнеса. Однако также полезно понимать, как ваше опоздание повлияло на ваших товарищей по команде и коллег.

Например, можно сказать: «Я понимаю, что мое опоздание означает, что нам нужно перенести встречу с Джонсом и Джейкобсом, и что это негативно сказывается как на наших клиентах, так и на моих коллегах».

3. Возьмите на себя ответственность

Извинения особенно эффективны, когда вы берете на себя ответственность за то, что произошло. Возможно, вы не полностью виноваты в таких вещах, как задержки на дорогах, проблемы с общественным транспортом, чрезвычайные ситуации со здоровьем или подобные ситуации, но вы все равно можете взять на себя ответственность за отсутствие плана на случай таких событий. Ваш работодатель хочет знать, что вы знаете, что были другие альтернативы тому, чтобы вы опоздали и пропустили что-то важное.

Например, вы можете сказать: «У меня не было плана, как избежать этой ситуации, и за это я искренне извиняюсь».

4. Объясните причину

Вы не обязательно хотите оправдываться, но объясните своему менеджеру, что произошло, из-за чего вы опоздали. Вам не нужно вдаваться в чрезмерные подробности, но постарайтесь быть ясным и кратким в отношении конкретной ситуации. Это включает в себя признание того, что вы не подготовились к этой ситуации.

Например, вы можете сказать: «Я сел на более поздний поезд, чем собирался, а затем во время поездки возникли задержки из-за проблем с пассажирами. Если бы я успел вовремя, чтобы сесть на нужный мне поезд, я, вероятно, прибыл бы вовремя. .”

5. Заверьте своего менеджера, что это больше не повторится

Вы должны четко понимать, как вы гарантируете, что это больше не повторится, будь то планирование поиска других способов добраться до работы или управление любыми чрезвычайными ситуациями в будущем, чтобы не пропустить работу. Это должно быть обещание, которое вы можете сдержать, так что не будьте слишком экспансивны. Например, если задержки, которые вы не можете контролировать, часто влияют на ваши поездки на работу, возможно, вы не захотите обещать никогда больше не опаздывать, а вместо этого будете выходить из дома раньше в те дни, когда у вас запланированы встречи.

Например, вы можете сказать: «Я не учел возможность задержек и поэтому не вышел из дома достаточно рано, чтобы прийти на работу вовремя. В будущем я буду уходить очень рано в дни, когда у меня назначена встреча, поэтому Я могу быть уверен, что буду доступен, когда это необходимо».

6. Выразите сожаление

Вам не нужно тратить много времени на эту часть письма, но вы, вероятно, хотите показать, что сожалеете о сложившейся ситуации. Вы можете указать в своем заявлении о сожалении, что вы осведомлены о негативных последствиях, которые испытал ваш работодатель из-за вашего опоздания.

Например, вы можете сказать: «Я подвел вас и навредил нашим отношениям с нашими клиентами Джонсом и Джейкобсом, и я очень сожалею об этом».

7. Объясните, как вы это исправите

Этот шаг не о том, как вы избежите опозданий в будущем, а о том, как вы устраните проблемы, вызванные вашим опозданием в этот конкретный раз. Вы можете упомянуть, как вы помиритесь с клиентом или как возместите убытки, потерянные из-за того, что вы не пришли на встречу. Если вам нужно наверстать упущенное, чтобы помочь вашей команде с рабочей нагрузкой, вы можете предложить остаться допоздна или помочь команде другим способом.

Например, вы можете сказать: «Я планирую немедленно связаться с Джонсом и Джейкобсом, с вашего разрешения, чтобы извиниться за задержку и убедиться, что они знают, что я намерен присутствовать на нашей следующей встрече».

Образец объяснительной за опоздание на работу

Вот два образца объяснительных за опоздание на работу:

Неофициальный

Это пример более неформального письма, которое вы можете отправить, если у вас неформальное рабочее место или хорошие отношения с вашим менеджером:

“Дорогой Майк,

Мне очень жаль, что я опоздал сегодня утром на 20 минут в третий раз за этот квартал, из-за чего команда была завалена большим количеством звонков, чем обычно. Я знаю, что моим коллегам нужно, чтобы я был здесь вовремя, чтобы обработать свою долю вызовов в очереди, тем более что более длительное время ожидания может быть довольно неприятно для наших клиентов.

Мне нужно быть более осведомленным о возможных проблемах с дорожным движением по пути на работу, и я не смог уйти раньше, чтобы прийти на работу на всякий случай. Как это, к сожалению, часто случается на I-78, я застрял в пробке из-за аварии и не смог выйти, чтобы выбрать другой маршрут. Думаю, если бы я уехал раньше, я бы приехал раньше, чтобы вообще избежать аварии или, по крайней мере, вовремя.

Отныне я буду уходить на работу раньше, чем раньше, чтобы быть всегда вовремя, независимо от дорожной ситуации. Я очень сожалею, что подвел вас и нашу команду, а также негативно повлиял на наших клиентов, не придя сюда вовремя. Если вам нужна дополнительная помощь для покрытия телефонных звонков или вы хотите, чтобы я взял на себя любую дополнительную работу, чтобы уменьшить нагрузку на моих коллег, я был бы рад это сделать.

Спасибо за ваше терпение и понимание,

Микаэла”

Формальный

Это пример более официального письма, которое вы можете отправить, если ваша компания более официальна или если вы плохо знаете своего руководителя:

«Дорогая мисс Фэллон,

Я прошу прощения за то, что сегодня утром опоздал более чем на час и не смог провести презентацию перед Quin Group, как планировалось. Я знаю, что Quin Group — наш очень важный клиент, и что никто другой не смог бы присутствовать вместо меня, из-за чего нам пришлось перенести встречу в последний момент. Это негативно влияет на моих коллег, нашего клиента и на вас, что недопустимо.

Я был не готов к ситуации, в которой оказался, и я беру на себя ответственность за это. Мой блок отключился за ночь, а я не знал об этом, поэтому мой будильник не сработал, когда должен был. У меня не был установлен резервный будильник на моем телефоне, что является моей ошибкой, и поэтому я не проснулся вовремя, чтобы добраться до офиса для нашей встречи. Это больше не повторится, так как с этого момента я куплю будильник с резервным аккумулятором и буду ставить будильник на своем мобильном телефоне всякий раз, когда у меня будет важная встреча.

Я разочаровал вас, подвел своих коллег и оставил негативное впечатление о Quin Group, о чем я очень сожалею. С вашего разрешения я хотел бы немедленно связаться с нашими контактами в Quin Group, чтобы выразить свои сожаления и показать, насколько мы заинтересованы в продолжении наших деловых отношений, перенеся встречу.

Искренне,
Люси Брукс”