Как составить бюджет мероприятий за 7 шагов (с причинами и компонентами)

17 марта 2022 г.

Установка бюджета для мероприятия может позволить организатору выделить средства, когда он планирует вечеринку, конференцию или другое крупное мероприятие. Причина для каждой функции может быть разной, поэтому полезно установить бюджет для каждого потенциального случая. Специалистам по планированию мероприятий будет полезно узнать больше о шагах, которые необходимо предпринять при определении бюджета. В этой статье мы обсудим важность бюджета мероприятия, причины его возникновения, компоненты, которые он может включать, и способы его создания.

Почему важно планировать мероприятия?

Планировать мероприятие полезно, потому что это позволяет планировщикам работать в пределах своих финансовых возможностей. Установив бюджет, вы сможете выделить средства на различные компоненты, такие как обеспечение места проведения, питание и развлечения. Каждое событие может быть предназначено для разной аудитории, происходить по разным поводам или происходить в определенное время года, поэтому важно планировать бюджет для разных обстоятельств.

Причины для создания бюджета для мероприятий

Вот несколько причин для создания бюджета для мероприятия, которое вы планируете:

Когда вы набираете персонал

При составлении бюджета учитывайте необходимое количество сотрудников. Это может включать в себя найм кейтеринговой компании, аниматоров и персонала парковки для помощи в организации вашего мероприятия. При найме сотрудников полезно нанять квалифицированных специалистов, которые помогут вашим гостям обеспечить бесперебойную работу и с минимальными ошибками.

Чтобы обеспечить место проведения

Когда вы составляете бюджет, полезно подумать о месте проведения. При выборе места учитывайте различные факторы, такие как размер помещения, демографическое положение и тип места. Подумайте о том, чтобы выбрать место поблизости от того места, где проживает большинство участников мероприятия, чтобы они могли избежать длительной поездки или небольшой платы за услуги по заказу такси . Место проведения также может соответствовать теме вашего особого случая. Например, если вы организуете праздничную вечеринку, вы можете провести ее в месте, подходящем для взрослых.

При обращении к продавцам

Подумайте о том, чтобы связаться с различными поставщиками, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета на протяжении всего процесса планирования. Это может включать в себя общение с несколькими поставщиками общественного питания, диск-жокеями и декораторами, чтобы определить, цены каких компаний соответствуют вашему бюджету. Нанимайте поставщиков, которые доступны по цене и могут предоставить качественный сервис.

При сборе спонсоров

Привлечение спонсоров для вашего мероприятия может помочь вам оплатить расходы. В свою очередь, вы можете помочь рекламировать бренд спонсора, что позволит его компании получить визуальное представление и привлечь внимание. При проведении собрания включите своих спонсоров в любые печатные маркетинговые материалы, рекламные объявления или сообщения в социальных сетях.

Оплата рекламных материалов

Существенная часть вашего бюджета может включать маркетинговые и рекламные материалы, которые вы используете для продвижения своей функции. Это может включать любую рекламу в социальных сетях, печатные листовки или телевизионную рекламу, чтобы привлечь посетителей. Рекламные материалы могут помочь привлечь внимание к событию, связанному с миссией, видением и продуктами или услугами вашей организации.

Общие компоненты бюджета мероприятия

Вот некоторые типичные аспекты бюджета, которые следует учитывать при проведении мероприятия:

• Аренда: бюджет может включать расходы, связанные с арендой оборудования. Сюда могут входить такие компоненты, как столы и стулья, обогреватели или господа, сцена и динамики.

• Кейтеринг: независимо от размера вашего собрания, может быть полезно нанять кейтеринговую компанию для обработки еды и напитков. Это может включать в себя найм поставщика закусок, фуршета или десертов.

• Транспорт: транспортные расходы включают в себя любые расходы, связанные с наймом и оплатой услуг парковщиков, автобусных перевозок или индивидуальных услуг по заказу поездок для гостей.

• Декор: когда вы планируете свое мероприятие, вы можете учитывать любые связанные с этим расходы на украшение. Вы можете сделать обстановку эстетически приятной для присутствующих, для чего могут потребоваться украшения, соответствующие теме.

Как составить бюджет мероприятия

Вот семь шагов, которые помогут вам составить бюджет для вашего следующего мероприятия:

1. Исследуйте прошлые события

Полезно просмотреть историю затрат на прошлые события вашей компании, чтобы определить ожидаемую стоимость функции, которую вы планируете. Это может позволить вам изучить, где вы можете исключить ненужные расходы, которые могут включать в себя наем меньшего количества персонала, использование меньшего количества материалов для украшения или оценку того, сколько продуктов нужно запасать. Изучение прошлых событий также может позволить вам определить компоненты, на которые вы можете потратить больше денег, чтобы помочь проведению мероприятия эффективно.

2. Установите общий бюджет

Когда вы планируете собрание, полезно сначала определить сумму денег, которую вы можете потратить. Это может включать в себя определение вашего входящего дохода и изучение переменных расходов, которые могут изменяться по мере того, как вы планируете. Смета может помочь вам соответствующим образом распределить расходы при планировании вечеринки. Ваша смета может включать расходы, связанные с оформлением, персоналом и арендой оборудования.

3. Создайте план

Рассчитав смету бюджета, вы можете составить план, который поможет вам подготовиться к особому событию. Чтобы ваше мероприятие было успешным, полезно определить цели. Это может включать в себя выбор даты и места проведения, подбор персонала, выбор формы развлечения и подтверждение спикеров. После того, как вы составили план, он может позволить другим шагам в процессе планирования согласоваться с вашими целями.

4. Поговорите со спонсорами

Когда вы заручитесь поддержкой заинтересованных сторон, обращайтесь к ним профессионально, чтобы помочь им заинтересовать вас в поддержке вашего мероприятия. Перед встречей с заинтересованными сторонами вы можете убедиться в своем бюджете и планах мероприятия. Вы также можете позволить заинтересованным сторонам выбрать тип встречи, в которой они хотят участвовать, например, лично, по телефону или виртуальную встречу. Ответьте на вопросы и опасения, которые могут у них возникнуть. Как только заинтересованное лицо поддерживает вашу функцию, полезно предоставлять ему частые обновления и гарантировать, что процессы идут в соответствии с планом.

5. Выберите поставщиков

Когда вы изучаете различных поставщиков для вашего мероприятия, определите потребности вашего проекта. Вы можете искать в Интернете или общаться с коллегами, чтобы найти качественных кандидатов. Вы можете получить несколько предложений от каждого поставщика, чтобы определить, какая компания экономически выгодна для вашей встречи. При выборе поставщика сосредоточьтесь на других аспектах, помимо стоимости, включая функциональность их продуктов или эстетику их оборудования.

6. Рассчитайте расходы на рекламу

При планировании бюджета полезно учитывать, сколько могут стоить материалы. Это может включать рекламу в Интернете, такую ​​как рекламные сувениры, рекламу в социальных сетях и баннеры на веб-сайтах. Другими отличными способами продвижения вашей функции могут быть раздача листовок персоналу или размещение открыток в местных магазинах. Места, где вы рекламируете свое особое событие, могут определять тип мероприятия, которое вы проводите, и возрастной диапазон гостей, которых вы можете привлечь.

7. Определите прогнозируемый доход

Полезно оценить, сколько денег вы можете заработать, организовав собрание, чтобы определить валовую прибыль. Ваш прогнозируемый доход может включать в себя средства, которые вы получаете от продажи билетов, продуктов питания и других поставщиков. Определение суммы денег, которую вы зарабатываете на хостинге, может помочь вам распределить свои средства, чтобы вы могли планировать расходы на протяжении всего процесса планирования.