Как сгруппировать задачи в Microsoft Project за 4 шага

Эффективное группирование задач может сэкономить как время, так и ресурсы. Независимо от характера вашего проекта, знание того, как сгруппировать задачи таким образом, чтобы помочь вам или вашей команде выполнять их быстрее и эффективнее, может повысить шансы на успешное завершение проекта. Способность группировать задачи может быть ценным навыком управления проектами, который вы можете улучшить с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое группирование задач, почему это важно, и предложим практические шаги, как это сделать.

Что такое группировка задач?

Группировка задач — это практика объединения нескольких задач с общими характеристиками с целью сделать их выполнение более эффективным. Вы можете разделить различные аспекты, необходимые для выполнения проекта, на подзадачи, что упрощает контроль и управление ими. Вот некоторые из наиболее распространенных критериев группировки задач:

• Их срок выполнения: группировка задач с одинаковым сроком выполнения может сделать работу более эффективной, помогая тем, кто ее выполняет, создать структурированное расписание. Руководитель проекта также может использовать крайний срок в качестве эталона для оценки хода выполнения всех задач в группе, хотя они могут не иметь каких-либо других общих характеристик.

• Срок их выполнения: вы также можете группировать задачи в зависимости от последовательности, в которой вы или ваша команда должны их выполнить. Это эффективный метод группировки задач, когда вам нужно выполнить несколько задач, которые являются частью более крупного проекта, в определенном порядке, чтобы завершить соответствующий проект вовремя.

• Необходимость переупорядочивания. Еще одна распространенная причина группировки задач — ситуация, когда существует значительная вероятность того, что порядок, в котором вам нужно их выполнять, может измениться по мере выполнения проекта. Группировка задач вместе позволяет изменять их порядок, когда это необходимо, без потери производительности.

• Люди, назначенные для их выполнения: Группировка задач на основе человека или команды, назначенных для их выполнения, является одним из наиболее распространенных критериев группировки задач. Это может помочь руководителю проекта или супервайзеру, упрощая определение ответственных за каждую требуемую задачу.

• Требуемые ресурсы: при подготовке проекта группировка задач на основе ресурсов, необходимых для их выполнения, может сделать распределение ресурсов более эффективным. Вы можете сгруппировать несколько задач, в которых используются одни и те же основные материалы, сгруппировать их в зависимости от оборудования, которое вы и ваша команда используете для их выполнения, или сгруппировать их по любым другим схожим критериям.

Почему важно группировать задачи?

Вот некоторые из основных причин, по которым группировка похожих задач является важной практикой управления проектами:

• Их легче отследить. При группировании нескольких задач руководителю проекта или руководителю группы обычно легче отслеживать время их выполнения и стандарты качества. В зависимости от критериев, по которым вы выбираете группировку задач, вы можете контролировать их и постоянно оценивать качество их выполнения и вероятность того, что вы выполните их вовремя.

• Может быть проще определить обязанности членов команды. Когда вам нужно назначить несколько задач группе сотрудников, их группировка на основе различных общих характеристик может помочь вам определить роль, которую каждый член команды играет в их выполнении. Это может сделать работу более эффективной, поскольку каждый в команде знает, каковы их обязанности в отношении всего проекта.

• Это может помочь вам сравнить эффективность нескольких проектов. Когда вам нужно выбрать проект, который вы или ваша команда должны взять на себя, вы можете сравнить свои варианты, сгруппировав задачи, необходимые для каждого. Это может помочь вам получить более подробный прогноз относительно времени, ресурсов и персонала, необходимых для выполнения каждой задачи.

• Это может помочь вам объяснить, почему проект необходим. Когда необходимо объяснить заинтересованным сторонам необходимость проекта, представление группы задач, необходимых для завершения соответствующего проекта, может помочь вам убедительно обосновать его. Предоставление подробного описания всех действий в рамках крупного проекта может помочь заинтересованным сторонам понять подробности относительно того, сколько будет стоить проект, какие ресурсы он требует и какие цели он должен достичь.

Как сгруппировать задачи

Вы можете группировать задачи с помощью Microsoft Project, который является частью семейства Microsoft Office. Шаги, которые вы можете предпринять, чтобы сгруппировать задачи с помощью Microsoft Project:

1. Выберите предпочтительный вид

Перед созданием групп задач и добавлением задач вы можете выбрать тип представления, которое хотите использовать для их отображения, щелкнув вкладку «Вид», а затем группу «Представления задач». Некоторые из наиболее распространенных типов представления задач:

• Лист задач: состоит из контрольного списка, который можно использовать для отслеживания всех задач в группе и статуса их выполнения.

• Диаграмма Ганта: это тип гистограммы, которая описывает график проекта, показывая задачи по вертикальной оси и их крайний срок по горизонтальной оси. Он также может показать, как взаимосвязаны несколько задач в группе.

• Использование задачи: это представление наиболее подходит для оценки объема работы, которую каждый сотрудник, назначенный группе задач, выполнил до определенного момента.

• Сетевая диаграмма: это тип графического представления, в котором задачи размещаются в полях и используются линии, чтобы показать, как они связаны друг с другом.

2. Создайте группу

После того, как вы выбрали предпочтительное представление, вы можете создать группу задач. Для этого перейдите на вкладку «Вид», перейдите в группу «Данные» и выберите «Другие группы» в поле «Группировать по». После этого выберите вкладку «Задача» в разделе «Группы» и выберите «Создать», чтобы создать свою группу. Вы можете найти столбец «Имя поля» в поле «Группировать по», который позволяет вам выбрать критерии, которые вы хотите использовать для группировки задач. Затем вы можете добавить несколько критериев, используя строку «Затем по» под строкой «Группировать по».

3. Выберите параметры форматирования только что созданной группы.

После создания группы и определения критериев выбора входящих в нее задач вы можете выбирать различные варианты форматирования. Вы можете получить доступ к столбцу «Порядок» и выбрать, отображать ли задачи в порядке возрастания или убывания в зависимости от того, насколько они соответствуют выбранным критериям. Другие параметры форматирования относятся к шрифту, фону и выравниванию. Когда структура вашей группы будет завершена, выберите «Сохранить», чтобы записать ее.

4. Добавьте задачи

Когда у вас есть группа, вы можете начать добавлять в нее задачи. Для этого выберите первую строку в столбце «Имя задачи» и добавьте информацию о задаче. Вот некоторые из наиболее распространенных сведений о задаче:

• Название задачи

• Расчетная продолжительность задачи

• Уровень приоритета задачи

• Процент выполненной задачи

• Даты начала и окончания задачи

• Сотрудники, которых вы назначили для выполнения задачи

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.