Как сгруппировать данные с помощью Microsoft Excel (с советами)

17 марта 2022 г.

Если вы профессионал, работающий с большими объемами данных, вы можете использовать Microsoft Excel для быстрых вычислений и организации своей работы. Это одна из самых популярных программ для работы с электронными таблицами в большинстве отраслей, поскольку она имеет простые в использовании инструменты, которые вы можете быстро включить в свой рабочий процесс. Одним из таких инструментов является функция группировки, которую вы можете использовать, чтобы сделать вашу работу более эффективной.

В этой статье мы объясним, почему полезно группировать данные в Microsoft Excel, подробно расскажем, как группировать данные в ваших собственных документах, ответим на некоторые часто задаваемые вопросы о функциях и предоставим список советов, которые помогут вам ориентироваться в процессе группировки данных.

Почему полезно группировать данные в Excel?

Группировка данных в Microsoft Excel полезна, потому что она делает ваши документы более организованными и делает вашу работу более эффективной. Вы также можете создавать сводки для групп данных, что поможет вам интерпретировать их значение, не читая каждую ячейку. Вы также можете использовать групповую функцию, чтобы сделать следующее:

• Создать альтернативу скрытию ячеек

• Храните все свои данные в одном документе вместо использования нескольких вкладок

• Удалите беспорядок с экрана, например дополнительные расчеты и расписания.

• Сокращение и расширение различных разделов электронной таблицы

Как сгруппировать данные в Excel

Вот список шагов, которые вы можете выполнить, чтобы сгруппировать данные в Excel:

1. Сгруппируйте строки

Чтобы начать группировать строки, убедитесь, что между ячейками, которые вы хотите сгруппировать, нет разрывов, а строки имеют соответствующие метки. Затем щелкните одну ячейку в диапазоне, который вы хотите сгруппировать, перейдите на вкладку «Данные», а затем перейдите в раздел «Структура». Затем вы можете щелкнуть стрелку в разделе «Группа» и нажать «Автоматическая схема».

2. Групповые столбцы

Чтобы начать группировку столбцов, убедитесь, что между ячейками, которые вы хотите сгруппировать, нет разрывов, и что ваши столбцы содержат схожие типы данных. Затем вы можете создать сводные столбцы, перейдя на вкладку «Данные», а затем в раздел «Структура». Отсюда вы можете открыть окно «Настройки», щелкнув маленький значок в правом нижнем углу панели инструментов. Находясь в поле «Настройки», вы можете решить, где должны отображаться сводные столбцы, переключив параметр «Сводные столбцы справа от сведений» и нажав «ОК».

Когда вы закончите настройку столбцов сводки, вы можете щелкнуть ячейку в диапазоне столбцов, которые вы хотите сгруппировать. Затем вы можете перейти на вкладку «Данные», а затем в группу «Структура». Отсюда щелкните стрелку под разделом «Группа» и выберите «Автоматическая схема».

3. Настройте свой план

Вы можете отформатировать свои ячейки и текст внутри них, чтобы они были более четкими. Вы можете начать использовать эту функцию перед созданием схемы, в процессе ввода данных или после того, как закончите работу над планом. Чтобы применить стиль к строкам и столбцам по мере их создания, перейдите на вкладку «Данные», а затем в раздел «Структура». Затем вы можете открыть окно «Настройки», щелкнув маленький значок в правом нижнем углу панели инструментов и выбрав в нем параметр «Автоматические стили».

Чтобы применить форматирование к уже сгруппированным строкам и столбцам, перейдите на вкладку «Данные», а затем в раздел «Структура». Нажмите на маленький значок в правом нижнем углу, чтобы открыть окно «Настройки». Затем выберите параметр «Автоматические стили», а затем нажмите кнопку «Применить стили» и «ОК».

Часто задаваемые вопросы о группировке данных в Excel

Вот некоторые вопросы, которые люди часто задают о функции группировки Excel:

Как создать сводную диаграмму отчета?

Чтобы показать все итоги из каждой группы и отобразить их в виде диаграммы, вы можете создать сводный отчет. Начните с создания схемы и выбора групп, которые вы хотите обобщить. Затем нажмите на вкладку «Вставка», перейдите в «Графики» и выберите «Рекомендуемые графики». Наконец, перейдите на вкладку «Все диаграммы» и выберите способ визуализации итоговых данных.

Как скрыть или удалить данные, которые я выделил?

Вы можете временно скрыть группы или удалить их полностью. Чтобы скрыть сгруппированные данные, начните с перехода на вкладку «Файл», нажав «Параметры» и «Дополнительно». Перейдите в раздел «Параметры отображения для этого рабочего листа» и щелкните параметр «Показать символы контура, если применяется контур», чтобы отключить его. Если вы хотите снова отобразить контурные данные, вы можете снова включить параметр «Показывать контурные символы, если контур применен».

Чтобы удалить сгруппированные данные, начните с перехода на вкладку «Данные» и выбора параметра «Структура». Затем нажмите «Разгруппировать», а затем нажмите кнопку «Очистить контур». Если вы решите удалить свой план после того, как скрыли подробные данные, у вас есть возможность снова отобразить подробные данные, перейдя в группу «Ячейки» на вкладке «Главная». Отсюда нажмите «Формат», перейдите в раздел «Скрыть и показать» и выберите один из вариантов «Показать строки» и «Показать столбцы».

Как создать промежуточный итог?

Прежде чем создавать промежуточный итог для документа, убедитесь, что вы правильно отсортировали данные. Затем вы можете начать, перейдя на вкладку «Данные» и нажав кнопку «Промежуточный итог». Когда появится поле «Промежуточный итог», щелкните стрелку под разделом «При каждом изменении». Отсюда выберите столбец, который вы хотите подытожить.

Затем перейдите в раздел «Использовать функцию» внутри поля «Промежуточный итог», откройте раскрывающееся меню и выберите функцию из списка. Затем перейдите в раздел «Добавить промежуточный итог в» в поле «Промежуточный итог», выберите столбец, которому вы хотите назначить промежуточный итог, и нажмите кнопку «ОК». Теперь, когда вы просматриваете свой документ, под каждым группа.

Советы по группировке данных в Excel

Вот список советов, которым вы можете следовать при навигации по функции группировки в Excel:

• Отображать только определенные уровни вашего плана. В верхнем левом углу документа вы можете нажать кнопки «1», «2» и «3», чтобы выбрать, какие уровни вы хотите отобразить. Например, если вы нажмете кнопку «3», вы увидите данные только с уровня 3 и выше.

• Удалить промежуточные итоги. Чтобы удалить промежуточные итоги из документа, начните с перехода на вкладку «Данные» и выбора параметра «Промежуточные итоги». После того, как появится окно «Промежуточный итог», вы можете нажать кнопку «Удалить все», которая разгруппирует все данные и удалит все промежуточные итоги из вашего документа.

• Скопируйте указанные вами данные. Чтобы скопировать данные, которые вы ранее наметили, выделите диапазон ячеек, которые вы хотите скопировать, перейдите на вкладку «Главная» и перейдите в раздел «Редактирование». Отсюда вы можете нажать «Найти и выбрать», «Перейти», «Перейти к специальному», «Только видимые ячейки» и «ОК».

Обратите внимание, что ни одна из компаний или продуктов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.