Как сделать запись в журнале продаж (пошаговое руководство)

25 апреля 2022 г.

Записи журнала продаж — это записи в записях компании или организации о продаже покупателю или клиенту. Вы можете записать эту транзакцию в любое время, когда компания, на которую вы работаете, совершает продажу и в результате получает доход. Понимание того, как вести журнал продаж, может помочь вам отслеживать транзакции и следить за всеми финансовыми элементами вашего бизнеса. В этой статье мы объясним, что такое записи в журнале продаж, рассмотрим, что в них включать, перечислим этапы создания записей в журнале продаж и приведем пример, который вы можете использовать для справки.

Что такое записи в журнале продаж?

Записи журнала продаж, иногда называемые записями журнала доходов, представляют собой записи о продаже клиенту за наличные или в кредит. Эти записи также отражают любые изменения в счетах, включая счета к уплате налога с продаж, затраты на проданные товары и товарно-материальные запасы. Каждая запись в журнале продаж документирует кредит или дебет соответствующих счетов и демонстрирует, что конечное дебетовое сальдо должно равняться конечному кредитовому сальдо. Способ создания записи в журнале продаж зависит от того, как клиент платит за свой товар.

Вы записываете эти записи в книгах компании. Как правило, любой может выписать эти транзакции, поскольку для этого не обязательно, чтобы профессионалы имели бухгалтерский опыт. На рабочем месте вы записываете эту информацию в журнал продаж компании, который предназначен для регистрации всех продаж в кредит. По сути, все транзакции, которые вы регистрируете в журнале продаж, также приводят к дебету счета дебиторской задолженности и кредиту счета продаж. Вы регистрируете все продажи за наличные в журнале кассовых поступлений.

Что включать в записи журнала продаж

Есть несколько компонентов, которые вы включаете в типичную запись журнала продаж, в том числе:

• Регистрация продажи: это относится к документальному подтверждению факта продажи.

• Запись суммы продажи: это относится к сумме денег, которую клиент заплатил за приобретенный товар, к сумме денег, которую вы изначально заплатили за товар, чтобы купить или создать его, а также к сумме дохода, связанного с продажей.

• Запись сокращения запасов, проданных покупателю: это относится к документированию того факта, что запасы вашей компании уменьшились, когда покупатель приобрел товар или услугу.

Как сделать запись в журнале продаж

Создание записи в журнале продаж может быть простым и эффективным процессом, если вы выполните несколько шагов. Вот пошаговое руководство о том, как сделать запись в журнале продаж, которой вы можете следовать при самостоятельном создании:

1. Заполните форму записи журнала

Чтобы создать фактическую форму записи журнала, необходимо полностью заполнить несколько разделов, прежде чем вы сможете вставить дополнительную финансовую информацию. Здесь вы можете указать дату создания записи в журнале, имя автора записи в журнале, код или коды отдела и любые соответствующие бухгалтерские счета. Вы можете использовать сумму, указанную в счете-фактуре клиента, для области формы об общей сумме продаж. Наконец, вы можете убедиться, что вся ваша информация верна, проверив форму.

2. Дебетовать баланс

Затем вы можете дебетовать счет актива баланса или дебиторскую задолженность на сумму, уплаченную клиентом. Для определения точной суммы можно использовать счет-фактуру клиента. Вы также записываете, сколько стоил этот товар, который купил клиент, когда вы сами его купили. Вы помечаете это число как себестоимость проданных товаров. Включение точной суммы и того, на что приходится сумма в этой области записи о продажах, важно, потому что следующие шаги, которые вы предпримете, также будут использовать это число для расчетов.

3. Кредит баланса

После того, как вы ввели дебетовую информацию, вы можете зачислить сумму дохода или выручку на точно такую ​​же сумму. Например, если компания, в которой вы работаете, продает товаров на сумму 10 000 долларов США от одного покупателя, запишите запись журнала, чтобы в этих местах было 10 000 долларов США. Вы можете убедиться, что ввели все правильные числа, сравнив свои счета со счетом клиента.

4. Удалить инвентарь из учетной записи инвентаря

После ввода информации о распродаже необходимо удалить предметы, включенные в распродажу, из вашего инвентарного счета. Это может помочь гарантировать, что у вас есть точное представление о том, сколько инвентаря у вас есть в любой момент времени. Вы также записываете, сколько денег соответствует количеству инвентаря, и указываете его как кредит в качестве последней суммы в своей записи в журнале.

4. Разместите запись в главной книге

Наконец, вы можете опубликовать запись журнала в главной книге. Выполнив это, вы можете просмотреть оставшийся баланс, чтобы убедиться, что ваша запись в журнале и бухгалтерская книга правильно соответствуют суммам в долларах из счетов-фактур. Это может гарантировать, что вы указали правильные суммы везде, где это необходимо.

Пример записи в журнале продаж

Может быть полезно просмотреть пример записи в журнале продаж, чтобы вы могли увидеть, как они читаются и как они обычно выглядят. Вот один из примеров записи в журнале продаж, которая включает данные о выручке, себестоимости проданных товаров, запасах, дебиторской задолженности и обязательствах по налогу с продаж, которые вы можете использовать в качестве справочного материала при создании собственного:

Компания по производству пианино продает пианино в кредит за 1000 долларов. Стоимость проданных товаров составляет 650 долларов. Запись журнала продаж для этой продажи в кредит выглядит следующим образом:

[Debit] Дебиторская задолженность: 1050 долларов США.

[Debit] Стоимость проданных товаров: $650

[Credit] Доход за: 1000 долларов США

[Credit] Инвентарь за: $650