Как сделать временную шкалу в Microsoft Word (с советами)

Временные шкалы — это один из типов визуальных элементов, которые могут помочь командам и клиентам понять план проекта. Они могут быть полезны для управления проектами, поскольку помогают командам понять ожидания. Если у вас нет доступа к графическому программному обеспечению или программному обеспечению для управления проектами, в Microsoft Word есть функции, которые помогут вам создать временную шкалу самостоятельно. В этой статье мы обсудим преимущества временных шкал, объясним, как создать их в Word, и дадим советы, которые помогут вам создать успешную временную шкалу.

Преимущества создания временной шкалы в Word

Вот некоторые преимущества создания временной шкалы в Word:

Визуализирует ваш проект

Создание графика может помочь вам понять ваш проект и то, сколько времени у вас есть на выполнение каждой задачи. Линейная структура временной шкалы также может помочь вам интерпретировать взаимосвязь между вашими задачами. Если одна задача стоит перед другой на временной шкале, это означает, что вы должны сосредоточиться на этой первой задаче, прежде чем переходить к следующей. Визуализация вашего проекта таким образом может помочь вам лучше понять проект и те части, которые вам нужны для продолжения работы над проектом.

Облегчает делиться своими планами с другими

После того, как вы запланировали свой проект, организовав временную шкалу, вы можете представить эту графику другим, чтобы помочь сообщить детали вашего проекта. Поскольку на графике детали вашего проекта организованы в соответствии с крайним сроком, это упрощает понимание для клиентов или членов команды. Представление вашего графика также может убедить клиентов в том, что вы сможете уложиться в срок проекта. Он показывает, как вы планируете выполнять каждый шаг в течение всего проекта.

Предоставляет ссылку

Как только вы начнете свой проект, вы можете использовать свою временную шкалу, чтобы следить за ходом вашего проекта. Когда вы выполняете задачи и проходите сроки, регулярно проверяйте свою временную шкалу, чтобы увидеть, какие задачи будут следующими и когда они должны быть выполнены. Если вы отстаете от задач или вам нужно подтвердить сроки с членом команды или клиентом, вы можете обратиться к плану, изложенному в созданной вами временной шкале. Вы также можете редактировать его по всему проекту, чтобы продемонстрировать обновленные сроки и задачи.

Как сделать временную шкалу в Word

Если вы хотите добавить временную шкалу в существующий документ или настроить временную шкалу в соответствии со спецификой вашего проекта, выполните следующие действия:

1. Откройте документ Word

Найдите программу или приложение Microsoft Word на своем компьютере и запустите его. Когда он открывается, появляется диалоговое окно, в котором запрашивается, хотите ли вы использовать шаблон или открыть новый пустой документ. Выберите новый вариант пустого документа. Когда документ откроется, измените ориентацию на альбомную, чтобы освободить место для временной шкалы. Для этого щелкните вкладку «Макет» на панели инструментов вверху, щелкните раскрывающийся список «Ориентация» и выберите «Альбомная».

2. Выберите стиль временной шкалы

Чтобы вставить графику временной шкалы в документ Word, вы можете щелкнуть вкладку «Вставить» на верхней панели инструментов, выбрать раскрывающийся список «SmartArt» и нажать «Обработать». Это вызывает группу иллюстраций, которые представляют различные процессы справа от раскрывающегося меню. В рамках этих выборок два графика процесса представляют собой временные шкалы. Стили: «Базовая временная шкала» и «Круговая временная шкала». Выберите стиль, который хотите использовать, и нажмите «ОК».

3. Добавьте свои записи

После выбора стиля появляется диалоговое окно «SmartArt Text», которое управляет дизайном ваших записей. Вы можете щелкнуть зеленый знак «плюс», чтобы добавить новую запись, и красный знак «минус», чтобы удалить выбранную запись. Синие стрелки, указывающие влево и вправо, перемещают записи в любом направлении на временной шкале, а зеленые стрелки, указывающие вверх и вниз, определяют, находится ли запись вверху или внизу. Вы также можете изменить записи, используя раскрывающееся меню «Добавить фигуру» на вкладке «Дизайн SmartArt» на панели инструментов.

4. Настройте содержимое

После добавления всех записей вы можете упорядочить содержимое своей временной шкалы. Щелкните текстовые поля, чтобы ввести названия каждого события или задачи на временной шкале. Измените цвета временной шкалы, щелкнув вкладку «Дизайн SmartArt» на верхней панели инструментов. Вы можете выбрать из группы предварительно разработанных цветовых тем. Вы также можете изменить некоторые правила форматирования, выбрав вкладку «Формат» рядом с вкладкой «Дизайн SmartArt».

Если вы вносите изменения, которые вам не нравятся, вернитесь к исходному дизайну, нажав кнопку «Сбросить графику» в правой части панели инструментов «Дизайн SmartArt».

5. Сохраните свою работу

После того, как вы отформатировали свою временную шкалу, чтобы показать все сроки и задачи, которые вы хотите представить, обязательно сохраните свой документ. Нажмите на раскрывающийся список «Файл» в верхней части экрана и выберите «Сохранить как». В диалоговом окне «Сохранить как» укажите имя временной шкалы и местоположение файла, чтобы вы могли найти его позже. Сохраните документ как .docx.

Как создать временную шкалу в Word с помощью шаблона

Вы также можете создать временную шкалу в Word, используя готовый шаблон документа. Хотя это может ограничить ваши настраиваемые параметры, вы можете предпочесть, как это выглядит. Чтобы использовать готовый шаблон, выполните следующие действия:

1. Откройте Ворд

Найдите Microsoft Word на своем компьютере как программу или приложение. Дважды щелкните значок, чтобы открыть программу. При его открытии появляется диалоговое окно, в котором запрашивается, хотите ли вы использовать шаблон или открыть новый пустой документ. Выберите, чтобы открыть новый шаблон. На появившемся экране есть множество готовых шаблонов с назначенным использованием. Если вы видите шаблон временной шкалы, который хотите использовать, вы можете выбрать его здесь.

2. Найдите шаблон временной шкалы

Если вы не видите шаблон, который хотите использовать сразу, вы можете найти его в строке поиска в верхней части правой части окна «Программа». Введите «временная шкала» в строку поиска и нажмите клавишу «Ввод». Когда появятся шаблоны временной шкалы, выберите тот, который лучше всего подходит для того, как вы хотите представить свой проект. У этих шаблонов могут быть определенные цели, например «Хронология научной ярмарки», но вы можете настроить их так, чтобы они отображались и содержали любую информацию, которую вы хотите.

3. Настройте содержимое

После того, как вы нажмете на шаблон, который хотите использовать, вы можете начать настраивать свою временную шкалу. Шаблоны могут быть сложными, с несколькими страницами и различными формами текста и изображений. Вы можете сохранить этот формат, заменив текст информацией, относящейся к временной шкале вашего проекта. Вы также можете заменить картинки, вставив свои собственные изображения. Если шаблон слишком сложный, удалите элементы, выделив их мышью и нажав клавишу «Удалить». Имейте в виду, что это может изменить форматирование других частей временной шкалы.

3 совета по созданию таймлайна

Вы можете следовать этим советам, чтобы создать впечатляющую временную шкалу:

1. Подумайте о своих возможностях

Прежде чем выбрать шаблон и приступить к разработке временной шкалы, подумайте о масштабах вашего проекта. Рассчитайте, сколько записей нужно вашей временной шкале, чтобы вы могли выбрать шаблон, в котором есть место для всего объема вашего проекта. Планирование ваших записей и того, как вы хотите, чтобы они отображались до создания временной шкалы, может сэкономить ваше время, потому что у вас не будет столько исправлений.

2. Обновите свою временную шкалу

По мере продвижения проекта рассмотрите возможность обновления временной шкалы. Вы можете сохранить исходную копию для справки, но вы можете использовать обновленную графику, чтобы сообщать обновления своим товарищам по команде. Если у клиента или ваших товарищей по команде есть какие-либо первоначальные изменения, добавьте их в свою временную шкалу и сохраните свой прогресс. Таким образом, у вас всегда будет доступ к самой последней версии. Внесение этих изменений может помочь вам оставаться на вершине вашего прогресса.

3. Будьте описательными

При создании временной шкалы для использования всей командой включите как можно больше деталей в свои задачи и установленные вами сроки. Это может помочь вашей команде избежать путаницы. На временных шкалах SmartArt вы можете использовать маркеры под каждой записью, чтобы предоставить дополнительную информацию. Это может быть хорошим местом для назначения задач членам вашей команды, разбиения задачи на этапы или добавления крайнего срока. Чем более информативна ваша временная шкала, тем ценнее она для вашей команды.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.