Как сделать организационные диаграммы в Word (плюс советы)

8 апреля 2022 г.

Создание организационной схемы может помочь компании визуализировать свой персонал и определить, кто из них является лидером. Вы можете создать организационную диаграмму с помощью Microsoft Word, который имеет несколько функций для этой задачи. Научившись создавать организационную схему в этой программе, вы повысите свои шансы на разработку качественного и эстетически приятного документа. В этой статье мы обсудим, как создавать организационные диаграммы с помощью программы Microsoft Word, включая полезные советы.

Что такое организационная схема?

Организационная диаграмма — это визуальное представление внутренней структуры компании, включая типы ролей сотрудников и способы их взаимодействия. Он также может включать основные должностные обязанности каждого сотрудника и сферу деятельности, которую они выполняют, например, управление персоналом (HR). На этой диаграмме обычно используется форма пирамиды с исполнительным руководством в верхней точке и линиями, показывающими, какой персонал они непосредственно контролируют. Вы можете создавать организационные схемы для всей компании, отдела или конкретного места.

Как можно использовать организационную схему?

Вот несколько распространенных вариантов использования организационной диаграммы:

• Демонстрация организационной структуры компании для новых сотрудников, клиентов и других ключевых заинтересованных сторон

• Обеспечение визуального представления иерархии компании

• Функционирование как каталог сотрудников для текущих сотрудников и заинтересованных сторон, которые посещают веб-сайт компании.

• Отображение HR типов ролей, доступных в компании для процессов найма

• Содействие межорганизационному общению во время учебных занятий

Как сделать организационную диаграмму в Word

Вот шаги, чтобы сделать организационную диаграмму в Word:

1. Вставьте смарт-арт

В новом или существующем документе щелкните вкладку «Вставка» в верхней левой части экрана. Затем нажмите кнопку «SmartArt» в правой части экрана под этой вкладкой. Обычно это активирует раскрывающееся меню, содержащее несколько типов шаблонов SmartArt. После этого выберите «Иерархия» в параметрах меню, чтобы просмотреть различные шаблоны.

2. Выберите свою организационную структуру

Когда вы выбираете меню «Иерархия», Word предоставляет ряд параметров макета для вашей организационной диаграммы. Подумайте, какой шаблон лучше всего соответствует предпочтениям или брендингу компании, а затем выберите этот вариант в меню «Иерархия». Например, в некоторых шаблонах информация размещается в горизонтальном потоке, а в других — в вертикальном. Вы также можете изменить эти макеты после того, как начнете заполнять свою информацию, поэтому попробуйте выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим предпочтениям.

3. Добавьте текстовое содержимое

После выбора базового макета в документ обычно вставляется базовая организационная диаграмма с пятью полями. Чтобы добавить имена в диаграмму, щелкните одно поле и попробуйте ввести первую запись. Если вы решите добавить еще одну строку текста в поле, нажмите «Enter» или одновременно удерживайте клавиши «Shift» и «Return». Попробуйте начать с верхней части диаграммы с руководителя вашей организации, чтобы помочь вам более эффективно отслеживать позиции компании.

4. Добавьте новые ящики

Если вам нужно больше полей для вашей организации, вы можете добавить их с помощью текстовой области SmartArt, которая представляет собой небольшой значок, расположенный рядом с полем. Нажмите на текстовую панель поля, затем нажмите на появившийся значок плюса. Это помещает новую фигуру рядом с полем, которое вы щелкнули. Вы также можете добавить новые блоки, используя кнопку «Добавить фигуру» на вкладке «Дизайн» в верхней части экрана.

5. Измените форму

Если вам нужно изменить фигуры на организационной диаграмме, выберите исходную фигуру, щелкнув ее мышью или трекпадом. Затем щелкните вкладку «Формат» в верхней части экрана, а затем кнопку «Инструменты рисования» внизу. Это отображает несколько параметров, в том числе кнопку «Инструменты текстового поля», которая ведет к параметру «Изменить форму». После нажатия этой кнопки вы можете выбрать, какую форму вы хотите использовать вместо нее.

6. Редактировать дизайн диаграммы

После того, как вы запишете имена и должности в своей организационной диаграмме, вы можете настроить различные аспекты дизайна вашей диаграммы. Нажмите кнопку «Дизайн SmartArt» в верхней части панели редактирования, которая обычно находится в правой части экрана. Эта кнопка позволяет вам изменять элементы дизайна, такие как тип шрифта, макеты и цвета для вашей организационной диаграммы.

7. Измените ориентацию страницы

Если в вашей организационной диаграмме информация организована горизонтально, вы можете изменить макет страницы, чтобы он лучше помещался на странице. Нажмите вкладку «Макет» в верхней части экрана, затем нажмите кнопку «Ориентация» слева. Измените макет с портретного на альбомный, чтобы увеличить ширину страницы.

8. Отрегулируйте выравнивание

Может оказаться полезным расположить организационную диаграмму по центру страницы, чтобы можно было распечатать четкие копии и обеспечить ее удобочитаемость для сотрудников или клиентов. Для этого выйдите из области «SmartArt» и щелкните слева от диаграммы. Затем выберите вкладку «Главная», которая обычно имеет три варианта выравнивания текста. Нажмите среднюю кнопку, чтобы успешно центрировать организационную диаграмму.

Советы по созданию организационных диаграмм

Вот несколько советов по созданию организационных диаграмм:

Будь проще

Диаграммы могут помочь вам представить сложную информацию простым способом. Старайтесь, чтобы ваша организационная схема была простой, с чистыми ячейками, простым фоном и минимальной дополнительной информацией. Например, вы можете указать только имя человека, официальную должность и контактную информацию.

Добавить фотографии

Прикрепление изображения человека к организационной диаграмме может помочь людям лучше ассоциировать имя со своим лицом, что может помочь им вспомнить свою должность и контактную информацию в будущем. Вы можете добавить изображения, щелкнув правой кнопкой мыши по определенной фигуре. Затем нажмите «Форматировать фигуру» и используйте параметр «Заливка», чтобы вставить изображение из компьютерной библиотеки.

Настройте форматирование

Организационные диаграммы могут быть более привлекательными, если они занимают только одну страницу. Если ваша организация большая, вы можете использовать форматирование, чтобы убедиться, что диаграмма правильно помещается на странице. Рассмотрите возможность переключения шрифтов, настройки размеров полей и изменения ориентации страницы на альбомную, чтобы обеспечить удобочитаемость диаграммы.

Импорт данных

Вы можете упростить процесс добавления имен в организационную структуру, импортировав информацию о сотрудниках из существующего документа. Импорт информации может сэкономить ваше время, так как вы можете добавить группу имен, а не вводить их по отдельности. Подумайте о том, чтобы спросить своего руководителя, есть ли какие-либо цифровые документы, которые вы можете связать со своей организационной схемой.

Сделать отдельные графики

В некоторых организациях может быть слишком много сотрудников, чтобы их можно было уместить в одностраничную организационную схему. Если ваша компания большая, вы можете разделить людей на отдельные группы и составить несколько меньших диаграмм. Например, если вы работаете в крупной компании с несколькими офисами, вы можете составить разные диаграммы для сотрудников, курирующих каждое предприятие. Вы также можете сделать один для разных отделов, таких как маркетинг или производство.

Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.