Как сделать организационную схему малого бизнеса

По мере роста бизнеса необходимы новые методы организации. Организационная схема малого бизнеса помогает сотрудникам понять структуру отчетности и рабочий процесс компании. Имея сотрудников для учета, даже малый бизнес должен иметь метод для определения иерархии должностей в компании. В этой статье мы объясним, почему организационная структура малого бизнеса важна, как ее создать, и поделимся примерами, которые вы можете использовать при ее создании.

Что такое организационная схема?

Организационная или организационная диаграмма — это визуальное представление кадровой структуры предприятия. Сотрудники используют организационную схему в качестве руководства для понимания потока лидерства и сотрудничества внутри компании. Компании любого размера используют организационную диаграмму, чтобы показать иерархию управления сверху вниз, или они показывают, как команды или отделы взаимодействуют по всей организации в более гибком стиле.

Типы организационных диаграмм

Малые предприятия могут выбирать из различных стилей организационных диаграмм в соответствии со своей культурой. Наиболее распространенной формой является пирамида, первый тип организационной схемы, широко используемый предприятиями. Некоторые компании теперь выбирают менее традиционную структуру, которая делает упор на командную работу и взаимосвязанные отделы. Вот наиболее распространенные формы, которые предприятия используют для создания своей организационной структуры:

Пирамида

Эта традиционная иерархическая нисходящая структура является наиболее распространенным типом организационной схемы. Он отображает главу организации вверху с нисходящими рангами всех остальных сотрудников. Организационная схема пирамиды позволяет вам быстро увидеть поток управления от руководителей высшего звена к руководителям среднего звена вплоть до их отчетов.

Продукт или дивизиональная структура

Организационная структура может быть составлена ​​по подразделениям, а не по рангу руководства. Эта диаграмма напоминает таблицу с ячейками, соответствующими подразделениям продуктов. Ящики для подкатегорий образуют столбец под основными разделами.

Матрица

Организационная диаграмма этого типа работает аналогично структуре продукта с более сложными столбцами и строками внутри подразделений. Матрица может отображать сотрудников, которые подчиняются различным руководителям групп по всей компании.

Функциональный

Эта диаграмма сгруппирована по отделам. Он использует стиль пирамиды и дополнительно организует работу от руководителя отдела до всех сотрудников в этом отделе.

Перевернуто

Перевернутая организационная диаграмма движется из стороны в сторону, а лидерство движется слева направо, а не сверху вниз. Этот тип диаграммы также может быть в форме перевернутой диаграммы, которая буквально переворачивает структуру пирамиды. На перевернутой диаграмме высшее руководство находится внизу, а все остальные сотрудники — вверху.

Круглый

Этот подход к организационной диаграмме движется от внутреннего круга, где находится высшая позиция, к кольцам внешних кругов нисходящих должностей. Круглая организационная диаграмма может использоваться для выделения культуры сотрудничества с несколькими подразделениями, поддерживающими основную цель бизнеса.

холакратия

Холакратии используют круги для представления ежедневных задач, называемых обязанностями, которые далее группируются в роли. В этой модели роли гибки по мере добавления или изменения ответственности. Это новая структура организационных диаграмм, которая должна быть гибкой, чтобы приспосабливаться к изменениям на рабочем месте.

Почему для малого бизнеса важно иметь организационную структуру?

Организационные схемы датируются серединой 1800-х годов. То, что начиналось как сложный рисунок каждого отдела железнодорожной системы Нью-Йорка и Эри, теперь стало одним из самых важных справочных документов для бизнеса.

Как только компании начали внедрять бизнес-операции в современную промышленную систему, руководству и сотрудникам потребовался способ отслеживать многочисленные отношения отчетности и должностные обязанности. Хотя для представления текущих бизнес-моделей появились новые стили и форматы, организационная схема по-прежнему используется как крупными, так и малыми компаниями.

Организационная диаграмма может использоваться любым сотрудником или вне компании следующими способами:

• Графическое представление: сотрудники используют организационную диаграмму для визуализации структуры компании. Организационная диаграмма похожа на карту, которая показывает должности и помогает прояснить пути лидерства.

• Решения на высоком уровне: руководство может использовать организационную структуру компании, чтобы прояснить должностные обязанности и проанализировать, где создавать новые должности.

• База данных HR: отделы кадров отслеживают, кто приходит и уходит из компании, обновляя организационную структуру. Отдел кадров должен помочь сотрудникам понять поток информации и управление в компании, облегчив организационную структуру после ее создания.

• Адаптация сотрудников: сотрудники, которые только что были приняты на работу, используют организационную схему, чтобы изучить внутреннюю работу своей новой компании. Это помогает им понять структуру руководства для своей роли и компании в целом.

• Гарантия клиента: клиенты, имеющие доступ к организационной структуре компании, видят стабильную бизнес-структуру. Это показывает ценность, которую компания привносит в деловые отношения, и успокаивает клиентов.

Как создать организационную схему для малого бизнеса

Чтобы создать организационную диаграмму для вашего малого бизнеса, выполните следующие действия:

1. Решите, какой стиль и формат организационной диаграммы лучше всего подходит для вашей компании.

Подумайте о культуре вашей компании и выберите наиболее эффективный способ визуального представления потоков руководства и отделов в вашей организации. Вы можете просто показать иерархию своего малого бизнеса с помощью традиционной модели пирамиды или подчеркнуть командное мышление с помощью круглой организационной схемы.

2. Найдите подходящие цифровые инструменты для создания проекта организационной структуры.

Вы можете создать организационную схему малого бизнеса в цифровом виде с помощью программного обеспечения или приложений. Большинство программ позволяют легко загрузить фотографию и ввести информацию, чтобы создать профиль для каждой записи сотрудника. Возможно, у вашего бизнеса уже есть лицензия на программное обеспечение, которое поможет вам разработать организационную структуру, или вы можете купить программу. Некоторые приложения для создания организационных диаграмм бесплатны и могут быть полезны для экспериментов с настройкой, которая лучше всего подходит для вашей организации.

3. Введите информацию, чтобы заполнить организационную диаграмму.

После того, как вы определились с типом диаграммы и выбрали программное обеспечение, начните создавать записи для каждого сотрудника. Решите, сколько информации вы будете включать. Например, вы можете добавить описание работы вместе с несколькими контактами для каждого сотрудника. Некоторые компании выбирают только краткую запись с именем, должностью и адресом электронной почты каждого сотрудника.

4. Сохраните и поделитесь своей организационной схемой

Когда у вас будет готовый черновик, просмотрите диаграмму вместе с другими сотрудниками вашего малого бизнеса. Убедившись, что формат и информация верны для вашей организации, сохраните копию в месте, доступном для всех сотрудников. Это может быть общий диск для документов на сервере компании или в Интернете. Убедитесь, что отдел кадров может вносить изменения в организационную структуру по мере необходимости.

Пример организационной схемы малого бизнеса

Организационная структура должна включать имена и должности всех сотрудников. Вы также можете добавить фотографии, контактную информацию и другую информацию, относящуюся к каждой позиции, если вы выберете. Полезно хотя бы указать адрес электронной почты компании.

Вот как должны располагаться имена и должности в традиционной пирамидальной структуре, где каждый лидер начинает новый уровень иерархии:

Генеральный директор: Билл Брафф

Главный операционный директор: Иоланда Пауэлл – Финансовый директор: Санджай Агарвал

Менеджер по продажам: Салли Брайт – Координатор по продажам: Джошуа Риверс – Торговый представитель: Майкл Корбин – Торговый представитель: Дори Чемберс

Офис-менеджер: Дженна Макаллистер – Офис-ассистент: Брейден Тирелл – Секретарь: Ребекка Мосс

Менеджер по маркетингу: Сильвестр Парк – Координатор по маркетингу: Эндрю Миллер – Ведущий специалист по контенту: Ханна Фрост – Графический дизайнер: Джина Вудс

Менеджер по персоналу: Тоби Мэлоун