Как сделать организационную диаграмму в Excel за 5 шагов (с советами)

Организационная диаграмма — это иерархический инструмент, обозначающий роли внутри компании. Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами, которая позволяет создавать организационные диаграммы в цифровом виде. Изучение того, как построить организационную диаграмму в Excel, поможет вам настроить информацию и легко распределить свою работу среди коллег. В этой статье мы рассмотрим определение организационной диаграммы и обсудим шаги и советы по созданию организационной диаграммы в Excel.

Что такое организационная схема?

Организационная диаграмма — это диаграмма, объединяющая информацию в стратегическую структуру. Он часто включает формы и линии для отображения связей между различными элементами. На рабочем месте профессионалы могут использовать организационные диаграммы, чтобы упростить понимание сложных отношений, таких как цепочка подчинения в компании или делегирование задач между членами команды для проекта. Например, для коммерческого предложения вы можете создать организационную диаграмму, чтобы проиллюстрировать количество сотрудников, которые подчиняются одному руководителю. Приложение под названием Microsoft Excel включает в себя функции, позволяющие создавать организационные диаграммы на компьютере.

Как создать организационную диаграмму в Excel

Выполните следующие действия, чтобы отформатировать организационную диаграмму в Excel:

1. Откройте пустой лист

Получите доступ к программе электронных таблиц на своем компьютере и откройте новый документ. В меню в верхней части экрана щелкните вкладку «Вставка», которая приведет вас к списку параметров. Затем щелкните SmartArt, графический инструмент, который позволяет отображать информацию с помощью диаграмм. Выберите инструмент «Иерархия» и нажмите «Организационная диаграмма», чтобы просмотреть несколько шаблонов организационной диаграммы.

2. Выберите макет

Выберите формат организационной диаграммы, который лучше всего подходит для вашей компании. Если в бизнесе используется традиционная цепочка подчинения, вы можете использовать макет, в котором одна фигура вверху представляет президента или главного исполнительного директора, а дополнительные ветви обозначают сотрудников среднего и нижнего уровня. Если у вас есть несколько членов высшего руководства, вы можете выбрать макет с двумя фигурами вверху, чтобы показать, что сотрудники разделяют главные контролирующие роли. После того, как вы выберете формат, шаблон может материализоваться на вашем экране.

3. Введите текст

Введите информацию в поля, чтобы представить организационную иерархию. Начните с поля в верхней части диаграммы. Введите должность специалиста, который руководит другими сотрудниками компании. Далее приступайте к средним уровням. Подумайте о сотрудниках, занимающих более высокие должности, но все же подчиняющихся высшему руководству. Наконец, напишите названия должностей сотрудников низшего звена, которые подчиняются менеджерам среднего звена и высшему руководству. Рядом с диаграммой появляется текстовая область для отслеживания слов, которые вы вводите в фигуры.

Например, предположим, что в вашей компании есть три основных руководителя: исполнительный директор, финансовый директор и операционный директор. Поскольку у них самые высокие ранги, вы пишете их имена в трех верхних прямоугольниках. У каждого офицера есть сотрудник, которого он непосредственно контролирует. В форме под исполнительным директором вы вводите его помощника и делаете то же самое для помощников финансового директора и операционного директора. Помощники также являются руководителями своих отделов, поэтому вы вводите названия должностей помощников в нижние прямоугольники на диаграмме.

4. Добавьте ящики

Добавьте дополнительные прямоугольники на организационную диаграмму, если считаете это необходимым. Предположим, предоставленный шаблон Excel недостаточно информативен для учета внутренней структуры вашей компании. Вы можете прикрепить к диаграмме больше фигур и ввести больше текста, чтобы получить более точное визуальное представление.

Нажмите на прямоугольник, где вы хотите добавить ветки. В разделе «Инструменты SmartArt» выберите вкладку «Дизайн». Затем нажмите кнопку «Добавить фигуру», и на экране может появиться новый прямоугольник в нужном вам порядке. Вы можете использовать текстовую панель для ввода должности сотрудника в дополнительной форме.

5. Настройте свои цвета

Настройка цвета может привести вашу организационную диаграмму в соответствие с цветовыми темами вашей организации. Вкладка «Дизайн» в инструментах SmartArt также включает функцию изменения цветов. Может быть полезно использовать разные цвета для каждого уровня сотрудников или отделов в компании. Например, вы можете назначить синий цвет финансовому отделу, которым руководит главный финансовый директор, а зеленый — отделу маркетинга, которым руководит главный исполнительный директор.

На вкладке «Дизайн» рассмотрите возможность нажатия на раздел «Стили SmartArt», чтобы добавить градиенты и заливки к формам вашей организационной диаграммы, что может сделать выбранные вами цвета более определенными.

Советы по созданию организационной диаграммы в Excel

Просмотрите следующие советы для получения дополнительной информации об использовании Excel для создания организационной диаграммы:

Ограничить данные

Ограничение информации на вашей организационной диаграмме может облегчить читателям интерпретацию рангов компании. Избегайте включения слишком большого количества фигур, которые могут сделать диаграмму перегруженной. Вместо этого выберите простую компоновку, которая позволяет сотрудникам с первого взгляда определять отношения на рабочем месте. Может быть полезно использовать общие термины, особенно если в вашей организации несколько специалистов на одном уровне иерархии.

Например, если в одном отделе есть 10 руководителей среднего звена, рассмотрите возможность включения одной формы для представления этого уровня. Зрители могут определить связь между средним уровнем и более высокими или более низкими уровнями, и их не отвлекают множественные формы, которые по сути означают одно и то же.

Используйте четкие формулировки

Еще один способ сохранить удобочитаемость вашей организационной схемы — использовать простой язык. Как правило, текст на фигурах включает имя и должность сотрудника. Однако некоторые названия должностей могут быть длинными или сложными, что требует уменьшения размера шрифта, чтобы вместить все слова в прямоугольнике. Рассмотрите возможность сокращения длинных заголовков для целей диаграммы. Например, если должность одного из сотрудников называется «Руководитель группы внутренних копирайтеров», вы можете сократить ее до «Руководитель группы», чтобы по-прежнему представлять ранг должности меньшим количеством слов.

Четкие формулировки также могут означать использование сокращений, которые сотрудники могут легко определить. Направляйте точку зрения людей, читающих вашу организационную схему. Аббревиатуры, такие как генеральный директор, финансовый директор и главный операционный директор, могут быть универсальными, но сокращенные названия, которые являются уникальными для вашей организации, могут быть труднее понять новым сотрудникам или потенциальным инвесторам. Решая, какой текст печатать, подумайте о фразах, которые могут точно обозначить роль сотрудника, а также быть краткими и достаточно простыми, чтобы обозначить их значение.

Используйте стратегическую настройку

Добавление цвета и глубины в вашу организационную диаграмму может повысить ее эстетическую привлекательность, но важно, чтобы читатели по-прежнему могли видеть ваше сообщение. Выберите настройку, которая дополняет макет, не мешая назначению документа.

Например, чтобы диаграмма оставалась удобочитаемой, вы можете изменить цвета прямоугольников и оставить остальную часть шаблона в покое. Если вы хотите изменить текстуру фигур, рассмотрите возможность использования шаблона, что может означать назначение одной фигуры одному разделу диаграммы. После завершения настройки просмотрите структуру диаграммы, чтобы убедиться, что связи между фигурами по-прежнему находятся на переднем крае дизайна.

Зачем использовать Excel для создания организационной диаграммы?

Вот три причины рассмотреть возможность использования Excel для создания организационной диаграммы:

Совместное использование организационной схемы в цифровом виде

Цифровой файл организационной структуры может позволить вам более легко делиться своей работой с коллегами. Вы можете прикрепить файл к электронному письму, чтобы ваши коллеги могли получить доступ к диаграмме и просмотреть ее. Подумайте о том, чтобы выбрать формат, совместимый с другими приложениями на ваших рабочих компьютерах.

Например, экспорт вашей организационной диаграммы в формате PDF может быть полезен, если получатели еще не загрузили Excel на свои компьютеры, а сохранение ее в виде файла XLS может упростить им внесение изменений в программу. С цифровыми файлами вы также можете хранить организационную структуру в базах данных, что позволяет вам легко обращаться к ней при необходимости.

Редактирование данных на организационной диаграмме

В Excel есть функции редактирования, которые упрощают изменение структуры диаграммы и первоначально включенной информации. Внесение регулярных правок может помочь держать вашу команду в курсе изменений в организации. Например, если вы нанимаете нового менеджера, вы можете легко добавить его имена в организационную структуру и стереть имя бывшего сотрудника. Вы также можете сохранить изменения в документе внутри программы.

Изготовление шаблона

Шаблон представляет собой стандартную структуру организационных диаграмм для вашей компании. С помощью Excel вы можете отформатировать диаграмму по своему вкусу и сохранить ее, а затем передать ее своим коллегам, чтобы они могли легко вводить свои собственные данные. Рассмотрите возможность добавления цветов и шрифтов, соответствующих организационной культуре. Вы также можете создать шаблон, чтобы каждый сотрудник интерпретировал данные одинаково, что может улучшить процессы коммуникации.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.