Как сделать фирменный бланк профессионального качества в Word

30 сентября 2021 г.

Бланк появляется в верхней части корреспонденции и включает ваше имя или принадлежность к компании и контактную информацию. Использование фирменного бланка профессионального качества выделит вас среди клиентов или потенциальных работодателей, а создать его с помощью Word очень просто.

В этой статье мы объясним, как должен выглядеть фирменный бланк профессионального качества и как его можно сделать с помощью шаблона или документа Word.

Что такое фирменный бланк?

Бланк используется для профессиональной идентификации компании или физического лица, использующего документ для связи, и обычно включает в себя:

• Имя

• Адрес

• Заголовок

• Телефонный номер

• Адрес электронной почты

В зависимости от компании и/или отдельного лица профессиональный фирменный бланк иногда может также включать в себя заявление о миссии или слоган.

Почему важно использовать фирменный бланк?

Бланк является важным элементом эффективной коммуникации, поскольку он сразу идентифицирует отправителя и предоставляет контактную информацию, к которой легко получить доступ.
Бланки используются компаниями, организациями и частными лицами в каждой отрасли. Большинство компаний используют профессионально оформленные фирменные бланки для всех официальных сообщений.

Связанный: Насколько важно сопроводительное письмо?

Как сделать фирменный бланк в Word

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для изготовления фирменного бланка профессионального качества. В этом разделе мы рассмотрим несколько различных способов использования Microsoft Word для оформления фирменного бланка. (Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.)

Использование шаблона Microsoft Word

Выполните следующие три шага, чтобы создать фирменный бланк, используя существующий шаблон в Microsoft Word.

1. Выберите шаблон фирменного бланка

Первым шагом в создании фирменного бланка с использованием шаблонов Microsoft Word является поиск в архиве шаблонов приложения. Когда вы запускаете Microsoft Word, вы должны увидеть подборку самых популярных шаблонов.

Если вы введете «фирменный бланк» в строку поиска шаблонов, вы найдете все шаблоны, доступные через приложение. Если вы не видите там ничего, что вам нравится, вы можете перейти к Шаблоны.Office.com чтобы найти еще больше вариантов.

2. Настройте его с вашей информацией

Выбрав шаблон, откройте его как новый документ Word. Затем вы можете приступить к настройке шаблона с вашей информацией. Большинство фирменных бланков содержат полное имя отправителя, номер телефона и почтовый адрес или адрес электронной почты.

Вы также можете указать любые профессиональные титулы или сертификаты под своим именем. После того, как вы ввели свою информацию, вы можете настроить размер шрифта или цветовую схему, пока не будете удовлетворены дизайном.

3. Сохраните его на жесткий диск

После того, как ваш фирменный бланк будет готов, вы можете сохранить его на жесткий диск. Нажав «Файл», вы можете выбрать «Сохранить как», чтобы сохранить фирменный бланк в качестве шаблона. Это позволит вам легко получить доступ к бланку и отредактировать его позже. Обязательно дайте файлу имя, которое будет легко найти, например «Шаблон профессионального фирменного бланка» или «Бланк бланка 2021».

Связанный: Сопроводительное письмо Что можно и чего нельзя делать

Использование документа Microsoft Word

Вы также можете создать свой фирменный бланк без шаблона, выполнив следующие семь шагов.

1. Нарисуйте свой дизайн на бумаге

Если вы не можете найти шаблон, который вам нравится, или если вы хотите продемонстрировать свои творческие способности, вы можете создать фирменный бланк, используя пустой документ Microsoft. Рекомендуется начать с чернового наброска вашего дизайна на бумаге. Обязательно укажите всю необходимую информацию и оставьте место для личного логотипа или фотографии.

2. Откройте новый документ и сохраните его как шаблон.

Затем откройте новый документ Word и нажмите «Сохранить как», чтобы сохранить его в папке шаблона. Это позволит вам найти, отредактировать и повторно использовать шаблон фирменного бланка в будущем. Не забудьте дать вашему шаблону запоминающееся имя, которое вы сможете легко найти.

3. Вставьте заголовок

Откройте документ и нажмите «Вставить» вверху страницы. Выберите «Заголовок» в следующем меню, чтобы добавить заголовок к документу. После того, как вы добавили заголовок, щелкните внутри него, чтобы начать печатать.

4. Введите текст

Далее вам нужно будет ввести всю свою контактную информацию. Это должно включать ваше имя, адрес, адрес электронной почты, номер телефона и другие соответствующие данные. Используйте клавишу «Ввод», чтобы сложить каждую строку текста.

После того, как вся информация будет введена, вы можете настроить размер шрифта. Как правило, вы хотите, чтобы ваше имя было на два пункта шрифта больше, чем другой текст. Вы также можете использовать разные цвета шрифта, чтобы выделить самую важную информацию.

5. Добавьте другие элементы дизайна

После того, как ваш текст будет успешно введен, вы можете рассмотреть другие элементы дизайна. Вы можете отделить фирменный бланк от остальной части письма, заключив его в рамку или вставив строку внизу. Вы также можете разместить простые элементы, такие как геометрические фигуры или узоры, вокруг бланка. Помните, что цель вашего дизайна — привлечь внимание к вашей контактной информации, поэтому будьте осторожны, чтобы не перегрузить бланк, добавив слишком много сложных элементов.

6. Обратите внимание на нижний колонтитул

Используя ту же опцию «Вставить», вы также можете добавить нижний колонтитул к своему письму. Нижние колонтитулы — это визуально интересный способ сбалансировать дизайн вашего письма, добавляя контент внизу. Нижний колонтитул обычно использует ту же цветовую схему и элементы дизайна, что и заголовок, и содержит комбинацию названия компании или отдельного лица, логотипа и слогана.

7. Сохраните для быстрого доступа

Как только вы будете удовлетворены своим фирменным бланком, вам нужно будет сохранить его на жесткий диск. Сохранение его в качестве шаблона позволит легко найти и отредактировать его при необходимости. Вы также можете сохранить документ в формате PDF, чтобы упростить его передачу в цифровом виде.

Советы по изготовлению фирменных бланков

Вот несколько дополнительных советов о том, как создать успешный фирменный бланк:

Поэкспериментируйте с другим программным обеспечением

Помимо Microsoft Word, вы также можете использовать более продвинутые программы, такие как Adobe InDesign, Photoshop или Illustrator. Эти программы дороже, но и предлагают больше возможностей для создания уникальных визуальных элементов.

Оформите документ правильно

Если вы создаете фирменный бланк с нуля, вам необходимо убедиться, что ваш документ имеет правильный размер для печати. В Соединенных Штатах это обычно означает форматирование документа с использованием стандартного размера букв 8,5 x 11.

Знай свою аудиторию

Подумайте, кто будет получать ваши бланки. Если вы отправляете сопроводительное письмо официальной корпорации, возможно, вы захотите, чтобы ваш дизайн был простым и лаконичным. Если вы пишете техническому стартапу, известному своей непринужденной рабочей атмосферой, вы, вероятно, могли бы использовать более яркие цвета и забавные шрифты.

Держите это сплоченным

Когда дело доходит до графического дизайна, приоритетом является соблюдение темы. Попробуйте использовать только два или три шрифта в бланке и ограничьте количество цветов простой палитрой. Чем цельнее будет ваш дизайн, тем привлекательнее он будет.

Связанный: Структура делового письма и как его написать