Как сделать блок-схему в Word с помощью фигур или SmartArt

17 марта 2022 г.

Блок-схемы являются полезным организационным инструментом для различных ролей. Вы можете создать их вручную в разных программах, в том числе и в Word. Если вы собираетесь использовать этот инструмент, возможно, вам захочется узнать, как создать его, который можно настроить. В этой статье мы обсудим, что такое блок-схемы, почему они используются, два способа их создания в Word и дадим несколько советов по улучшению ваших блок-схем.

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это диаграмма, которая отображает связи между различными объектами или субъектами. Вы можете использовать эти диаграммы для визуализации процессов, разделяя каждый шаг и используя символы для обозначения качеств каждого объекта и их связи друг с другом. Прямоугольники или круги обычно обозначают объект, а стрелки или различные соединительные линии показывают, как объекты соотносятся друг с другом и в каком порядке их можно понять. Вы можете использовать блок-схемы для одновременного отображения различных путей. Блок-схемы необходимы для различных операций, включая управление проектами, создание процессов, картографирование цепочки поставок и организацию компании.

Зачем делать блок-схему?

Блок-схемы полезны в качестве организационного инструмента, помогающего выполнять следующие задачи:

Планировать процесс

При разработке процесса или проекта вы можете использовать блок-схему, чтобы определить отдельные шаги и то, как они связаны друг с другом. Проекты могут показаться ошеломляющими, если рассматривать их как единое целое, но если вы можете разделить проект на более мелкие задачи, вы сможете легко идентифицировать каждую из них. Используя различные цвета или символы, вы можете создать организационный ключ, который поможет вам определить, какой тип задачи требуется для каждого шага и кто ее выполняет.

Вы также можете определить порядок выполнения шагов. Планирование процессов перед началом проекта может стать первым шагом к успешному выполнению проекта.

Анализировать процессы

При переоценке процесса, попытке найти узкие места или поиске потерь в вашем проекте вы можете использовать блок-схему, чтобы увидеть, как каждый шаг влияет на процесс. Вы можете просмотреть весь процесс, выявив избыточность и этапы процесса, которые не влияют на ход проекта. Вы можете использовать анализ своей блок-схемы, чтобы реструктурировать операции, чтобы сделать их более эффективными и требующими меньше ресурсов.

Сообщить об организации

Блок-схемы — это визуальные инструменты, которые могут передавать информацию другим отделам или коллегам. Представляя проект или изменение процессов, вы можете создать блок-схему, чтобы сопровождать свое объяснение или предоставить ссылку. Научившись создавать понятные блок-схемы, вы улучшите свои навыки общения и устраните путаницу между членами команды.

Как сделать блок-схему в Word с помощью фигур

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать блок-схему в Word с помощью фигур:

1. Откройте Ворд

Вы можете найти Microsoft Word в своих приложениях или программах. Откройте программу, дважды щелкнув значок программы. Может появиться диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы открыть новый или сохраненный документ. Если вы работаете над проектом, вы можете найти его в сохраненных документах, выполнив поиск по названию документа. Чтобы создать новый документ, вы можете открыть пустую страницу или выбрать готовый шаблон. Дважды щелкните файл, который хотите открыть.

2. Отображение линий сетки

Вы можете использовать линии сетки, чтобы помочь разместить элементы блок-схемы. Вы можете разместить объекты и соединительные линии на линиях сетки, чтобы они выровнялись, и ваша диаграмма выглядела четко и организованно. Чтобы линии сетки отображались в документе, наведите указатель мыши на панель инструментов в верхней части экрана и щелкните вкладку «Вид». Затем прокрутите вниз до параметра «Сетка». При нажатии на эту опцию появляются горизонтальные и вертикальные линии, закрывающие ваш документ, не нарушая уже размещенное вами содержимое.

Вы можете следовать этим линиям для размещения и удалить их, когда закончите построение блок-схемы. Вы можете удалить их, вернувшись на вкладку «Вид» и сняв флажок «Сетка».

3. Вставьте фигуры

Чтобы определить контур блок-схемы, выберите одну из готовых форм, таких как прямоугольники, круги, ромбы и речевые облачка. Нажмите на вкладку «Вставка» на панели инструментов в верхней части окна программы и найдите значок с квадратом и кружком под названием «Фигуры». При нажатии на этот значок отображается раскрывающееся меню фигур, разделенных на следующие разделы:

• Блок-стрелки

• Формы уравнения

• Блок-схема

• Старты и баннеры

• Выноски

В разделе блок-схемы вы можете использовать поиск фигур для использования в качестве объектов в блок-схеме. Раскрывающийся список исчезает, когда вы щелкаете один из них, и ваш курсор превращается в перекрестие. Вы можете щелкнуть и перетащить фигуру, пока она не станет нужного размера. Вы можете отформатировать объект, чтобы он был другого цвета или стиля, перейдя на вкладку «Формат формы» и выбрав разные цвета или стили заливки для каждого объекта. Объекты с разным форматированием могут указывать на различные характеристики объекта, например разные отделы.

4. Добавьте объекты

Вы можете назначать объекты фигурам, которые вы размещаете, чтобы упорядочить блок-схему. Решите, какие задачи или шаги в блок-схеме вы хотите назначить каждой фигуре и в каком порядке их представлять. Вы можете добавить текст к фигурам, чтобы назвать объекты, дважды щелкнув фигуру. Когда вы начинаете печатать, текст появляется внутри фигуры. Вы можете отформатировать текст, нажав на вкладку «Главная» в верхней части окна программы. В этой вкладке вы можете изменить шрифт, размер и цвет.

5. Вставьте соединители между фигурами

Когда вы создали и пометили все свои объекты, вы можете назначить связи между каждым объектом. Соединители — это линии или стрелки между двумя или более объектами, указывающие на их взаимосвязь. Вы можете планировать каждое отношение перед вставкой соединителей и назначать разные форматы для каждого типа соединения, например, пунктирные линии или разные цвета, чтобы различать их.

Чтобы вставить соединители, нажмите на вкладку «Вставка» в верхней части окна программы и выберите значок «Фигуры». В первом разделе под названием «Линии» есть набор линий и стрелок. Выберите свою строку, щелкните и перетащите курсор на документ, чтобы поместить его. Вы можете отформатировать строку на вкладке «Формат формы». Чтобы повторно использовать один и тот же формат линии, вы можете установить его в качестве стиля по умолчанию, щелкнув линию правой кнопкой мыши и выбрав «Установить как линию по умолчанию» в раскрывающемся меню.

6. Добавьте дополнительный текст

Вы можете добавить дополнительный текст в блок-схему, перейдя на вкладку «Вставка» в верхней части окна программы. В появившемся раскрывающемся меню выберите «Текстовое поле», чтобы вызвать другое раскрывающееся меню. Вы можете нарисовать свое текстовое поле, выбрать готовое текстовое поле или перетащить курсор, чтобы создать свое собственное. Разместив текстовое поле, вы можете начать вводить в него нужный текст. Вы можете отформатировать этот текст с помощью панели инструментов на вкладке «Главная».

Вам может понадобиться дополнительный текст в вашей блок-схеме для создания организационного ключа, описывающего различные формы и цвета и то, что они указывают на свойства каждого объекта. Вы также можете добавить заголовок или подзаголовок, чтобы более подробно объяснить цель блок-схемы, упрощая обмен и ссылку для коллег. Если вы хотите добавить дополнительные пояснения к отношениям, вы можете добавить текстовые поля поверх соединителей.

Как сделать блок-схему в Word с помощью SmartArt

Вы также можете использовать функцию SmartArt для создания блок-схемы, выполнив следующие действия:

1. Вставьте смарт-арт

SmartArt — это функция Word, предоставляющая готовую графику. Вы можете получить доступ к этой графике на вкладке «Вставка», щелкнув значок SmartArt. В появившемся раскрывающемся меню выберите параметр «Обработка», чтобы просмотреть различные типы диаграмм, доступных SmartArt. Существуют различные формы и соединения, которые вы можете выбрать. Выберите нужный стиль и поместите его в документ.

2. Формат блок-схемы

SmartArt позволяет добавлять специальные эффекты, такие как изменение цвета и дизайна графики. Вы также можете изменить свое мнение о том, какой стиль вы хотите использовать, выбрав блок-схему и вернувшись в раскрывающееся меню SmartArt, чтобы выбрать другой стиль. Новый стиль автоматически заменяет существующий стиль.

Графика SmartArt предварительно создана с заданными графическими элементами, такими как количество шагов и расположение меток. При необходимости вы можете добавить дополнительные шаги в том же стиле на вкладке «Дизайн SmartArt». Нажмите кнопку «Добавить фигуру», чтобы добавить фигуру до или после рисунка.

3. Добавьте текст

После того, как вы закончите свою графику, вы можете добавить текст, чтобы обозначить каждый объект и взаимосвязь. Текстовое поле, в котором вы можете редактировать метки, может содержать замещающий текст. Вы можете добавить дополнительный текст или реорганизовать текст в блок-схеме с помощью кнопки «Панель текста» на вкладке «Дизайн SmartArt». Вы также можете отформатировать цвет, шрифт и размер текста на вкладке «Главная».

4. Разместите изображения

Некоторые графические элементы SmartArt позволяют добавлять изображения. Если выбранный вами стиль имеет эту возможность, объект, в который вы можете добавить фотографию, будет иметь значок изображения посередине. Чтобы добавить фотографию, вы можете щелкнуть значок изображения, чтобы открыть окно поиска документов. В этом окне вы можете найти в памяти компьютера изображение, которое хотите поместить. Выберите изображение и нажмите «Вставить». У вас могут быть ограниченные возможности редактировать или перемещать изображение после его вставки, поэтому постарайтесь контролировать размер и обрезку вашего изображения в отдельном файле, прежде чем помещать его в блок-схему.

Советы по созданию блок-схемы в Word

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам создать блок-схему в Word:

Выберите правильный метод

Два разных метода создания блок-схемы имеют разные преимущества в зависимости от того, что вам нужно. Вы можете персонализировать блок-схему, созданную с использованием фигур, в соответствии с вашими требованиями, а также разработать для нее больше организационных функций, чем готовая графика. Если у вас сложная система или вам нужно определенным образом изменить блок-схему, вы можете использовать метод фигур. Если у вас есть простая блок-схема или вам нужно часто вносить изменения, которые не влияют на общее форматирование блок-схемы, вы можете сделать это в SmartArt довольно быстро и просто.

Планируйте шаги

Планирование шагов и взаимосвязей вашей блок-схемы до ее разработки может упростить процесс. Прежде чем открыть документ Word, рассмотрите возможность наброска модели блок-схемы, которую вы хотите создать. Вы также можете составить список отдельных шагов и потенциальных связей, которые они могут иметь. Изменение цифровой версии вашей блок-схемы возможно, но может быть проще исправить ошибки до того, как вы отформатируете все это, особенно если вы решите использовать фигуры.

Держите это последовательным

Будьте последовательны с графикой и этикетками, которые вы используете. Различные цвета, символы или типы линий могут означать разные соединения или объекты. Чтобы избежать путаницы, используйте одни и те же типы графики, если вы не хотите показывать разные функции. Целостный дизайн также может сделать вашу блок-схему более профессионально выглядящей.

Будьте лаконичны

Ваша блок-схема может состоять из одной страницы, чтобы ее было легче читать и делиться с другими. Некоторых может сбить с толку отслеживание взаимосвязей между длинной блок-схемой и диаграммой, существующей на нескольких страницах. Вы также можете упростить печать своей блок-схемы или перенести ее в PowerPoint, если она будет краткой.

Используйте ключ

Если ваша блок-схема имеет несколько типов объектов или соединителей, включите ключ, объясняющий значение каждого из них. Ключ может помочь вашим коллегам понять графический язык вашей блок-схемы. Если вы обновляете диаграмму или изменяете графику, не забудьте также обновить ключ.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.