Как сделать адресные метки в Excel за 6 шагов

8 апреля 2022 г.

Microsoft Excel — это программа, которую многие отрасли используют для ввода и расчета данных. Есть и другие возможности, для которых вы можете использовать его, включая создание адресных меток. Использование Excel для их создания может сэкономить время компаний при отправке почты большому количеству клиентов. В этой статье мы рассмотрим, когда люди используют Excel для создания адресных меток и как это сделать.

Когда вы должны сделать адресную метку с помощью Excel?

Вы можете рассмотреть возможность создания адресной метки с помощью Excel при отправке большого количества почты одновременно многим клиентам. Компании отправляют письма потребителям по разным причинам, включая выписки о счетах, рекламу или напоминания о предстоящих встречах. Вы можете создать сотни или тысячи почтовых ярлыков за короткий промежуток времени с помощью слияния почты Excel и Microsoft Word. Функция слияния писем позволяет пользователям создавать листы почтовых наклеек, которые вы можете распечатать, используя имена и адреса в файле рабочего листа Excel.

Как сделать адресные метки в Excel

Ниже приведены шаги, которые вы можете выполнить, если вы заинтересованы в создании адресных меток с помощью слияния почты Excel и Microsoft Word:

1. Организуйте свой список рассылки

Иногда компании сохраняют имена и адреса своих клиентов в таблице Excel, что делает очень удобным создание адресных меток, поскольку вся их информация уже находится в Excel. Если у вас уже есть информация на листе или вы вводите каждый адрес вручную, убедитесь, что включены следующие заголовки, чтобы каждая необходимая часть адреса была завершена:

• Имя

• Фамилия

• адрес улицы

• Город

• Состояние

• почтовый индекс

Вы также можете включить титулы в адресные метки, например «мистер». “РС.” или “Доктор” Кроме того, если компания отправляет почту другим компаниям, они могут опустить заголовки «Имя» и «Фамилия» и вместо этого включить заголовок «Название компании». Если вы заполняете оба варианта одновременно, рассмотрите возможность создания ярлыков с адресами компаний на отдельном листе, поскольку вы собираетесь использовать разные заголовки.

Вот пример заполненного списка с использованием имени и фамилии:

ABCDEF1Имя**Фамилия**Улица**Город**Штат**Почтовый индекс**2ShelbySmith123 Apple St.City nameTN555553JohnRogers124 Apple St.City nameTN55555
4SteveJohnson125 Apple St.City nameTN
55555### 2. Подготовьте этикетки в Microsoft Word

После заполнения списка адресов Excel откройте новый документ Word. Найдите и щелкните вкладку «Рассылки» в верхней центральной части ленты меню. С левой стороны нажмите «Начать слияние». Когда появится раскрывающееся меню, выберите «Ярлыки». Затем появится окно под названием «Параметры метки». Эта функция позволяет вам выбрать марку этикетки и номер продукта, который вы собираетесь использовать. После того, как вы их найдете, нажмите «ОК». После этого должны появиться контуры этикетки.

3. Подключите рабочий лист Excel к ярлыкам Word.

Следующим шагом будет подключение адресов из Excel к меткам в Word. Во вкладке «Рассылки» в Word нажмите на опцию «Выбрать получателей». Когда появится раскрывающееся меню, выберите «Использовать существующий список». Используйте всплывающее окно, чтобы найти файл списка рассылки. В строке поиска введите имя файла Excel. Найдя его, щелкните файл и нажмите «Открыть».

После этого появится окно «Выбрать таблицу». Если у вас есть более одного листа на рабочем листе, все они отображаются в поле «Выбрать таблицу». Вы можете выбрать лист, содержащий список адресов. Обязательно установите флажок «Первая строка данных содержит заголовки столбцов». После этого шага вы подключили метки к рабочему листу.

4. Добавьте поля слияния

Теперь, когда вы все подключили, вы можете добавить поля слияния в ярлыки Word. В Word выберите первую метку. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и нажмите «Блокировка адреса». Появится окно «Вставить блок адреса», и вы можете нажать кнопку «Сопоставить поля». Убедитесь, что все ваши заголовки соответствуют обязательным полям.

Например, слева может быть написано «Имя». Затем вы можете проверить справа от этого, чтобы убедиться, что там также указано «Имя». Если это не так, вы можете использовать стрелку раскрывающегося списка справа, чтобы сопоставить их. Вы не можете использовать все предлагаемые поля, такие как «Суффикс», «Адрес 2» или «Страна». Убедившись, что все совпадает, нажмите «ОК». После настройки первого ярлыка выберите «Обновить ярлыки». Это обновит оставшиеся метки, чтобы они имели тот же формат.

5. Завершите слияние

После слияния полей последним шагом в разработке меток является завершение слияния. Для этого нажмите на вкладку «Рассылки». Оттуда выберите «Готово и объединить». Это связывает ваш список почтовых адресов с метками, так что функция слияния помещает каждый адрес на отдельную метку. После того, как вы нажмете «Готово и объединить», появится новый документ Word со всеми вашими недавно объединенными ярлыками.

6. Распечатайте этикетки

Последним шагом в изготовлении адресных наклеек является их печать. Вы можете сначала распечатать только первую страницу, чтобы убедиться, что они печатаются правильно. Чтобы распечатать их, нажмите «Файл», а затем «Печать». Если ваш список рассылки состоит из более чем одной страницы, загляните в раздел «Настройки» и нажмите «Печать всех страниц». Появится раскрывающееся меню, и вы можете выбрать «Печать текущей страницы», чтобы распечатать страницу, которую вы сейчас просматриваете.

В противном случае вы можете нажать «Пользовательская печать». Если вы выберете «Пользовательская печать», вы можете ввести номер страницы, которую вы хотите проверить, прежде чем печатать все страницы. Выбрав пробную страницу, нажмите «Печать» в левом верхнем углу страницы. Если вам понравился образец печати адресных наклеек, вы можете вернуться и распечатать полный комплект.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.