Как рассчитать количество отработанных часов в Excel (плюс советы)
10 сентября 2021 г.
Отслеживание часов работы ваших сотрудников, чтобы убедиться, что они получают правильную сумму оплаты, может быть сложной или трудоемкой задачей. К счастью, есть такие программы, как Microsoft Excel, которые позволяют подсчитывать часы и платить с помощью специальных функций. Это упрощает расчет, систематизацию и поиск необходимой платежной информации и отработанных часов.
В этой статье мы расскажем о важности подсчета часов в Excel, о том, как подсчитать отработанные часы в Excel, а также о советах, как упростить подсчет часов.
Почему важно подсчитывать отработанные часы в Excel
Excel часто используется для упрощения отслеживания и расчета данных или информации. Поскольку у него так много функций, он может легко подсчитывать данные, включая отработанное время, и предоставлять точные результаты. Это может сделать расчет рабочего времени и определение заработной платы работника более простым и менее трудоемким процессом для бухгалтеров или бухгалтеров. наемные работники.
Использование Excel для подсчета рабочего времени также позволяет гарантировать точность подсчета, чтобы ваши сотрудники могли быть уверены в том, что они получают правильную сумму заработной платы. Использование необходимых функций в Excel для создания точных уравнений и ввода правильных данных может повысить общую эффективность вашего бизнеса.
Как посчитать отработанные часы в Excel
Выполните следующие действия, чтобы рассчитать количество отработанных часов в Excel:
Создайте помеченные заполнители.
Введите время в соответствующие ячейки.
Используйте формулу для расчета часов, отработанных сотрудником.
Определить заработную плату работника за эту смену.
Подсчитайте общее количество часов в неделю и оплатите.
1. Создайте помеченные заполнители
Чтобы начать вводить почасовую информацию о вашем сотруднике, вы должны создать заполнители для каждой части данных и информации. Создав заполнители, вы можете легко ввести необходимую информацию в каждую ячейку.
Первая ячейка, A1, может быть датой, которую вы вводите в эти часы. Эта ячейка может быть помечена как «Дата». Затем вы можете ввести «День недели» в ячейке B1, чтобы ввести точный день, для которого вы рассчитываете часы. В ячейке C1 вы можете написать «Time In», чтобы представить начальное время начала смены сотрудника. В ячейку D1 вы можете ввести «Time Out», это ячейка, которую они используют при отсчете времени вне смены. Последняя ячейка, E1, будет «Отработанные часы». Это подсчитывает, сколько часов было отработано за смену.
Если вы отслеживаете часы работы нескольких сотрудников, вы также можете использовать A1, чтобы указать имя сотрудника и сдвинуть другие столбцы вправо. На данный момент ваши ячейки должны выглядеть так, если вы используете одну электронную таблицу Excel для отслеживания часов работы одного сотрудника:
A B C D E 1 Сотрудник Дата День недели Время перерыва Количество отработанных часов 2 3 4 5
2. Введите время в соответствующие ячейки
Теперь вы можете вставить время работы вашего сотрудника в соответствующие ячейки. Убедитесь, что время, которое вы вставляете, согласовано и легко вычисляется в Excel. После того, как вы вставите дату и день недели, введите время работы сотрудника в формате чч:мм. Вот пример правильного ввода рабочего времени в Excel:
A B C D E 1 Сотрудник Дата День недели Время перерыва Отработанные часы 2 Сотрудник 1 06.01.2020 Понедельник 9:00 17:00 3 4 5
3. Используйте формулу для расчета часов, отработанных сотрудником
Теперь, когда вы ввели необходимую информацию, вы можете начать подсчет того, сколько работал ваш сотрудник. Вы можете сделать это, используя функцию =СУММ(D2-C2)*24 в ячейке E2. Формат ячейки, отображающий «Отработанные часы», должен быть установлен в «Числовой» формат, чтобы произвести правильный расчет. Вы также можете отформатировать ячейку так, чтобы она содержала два десятичных знака при создании окончательного числа. После ввода этой функции в ячейке должны отображаться отработанные часы. Вот как это будет выглядеть:
A B C D E 1 Сотрудник Дата День недели Время перерыва Отработанные часы 2 Сотрудник 1 06.01.2020 Понедельник 9:00 17:00 8 3 4 5
4. Определить заработную плату работника за эту смену
Если вас интересует расчет почасовой оплаты работника, вы можете использовать другую простую функцию, чтобы найти расчет. В ячейке F1 создайте новый заполнитель с надписью «Почасовая оплата». Вы можете ввести оплату, которую сотрудник получает почасово, в ячейку F2. Затем вы можете создать новый заголовок в ячейке G1 под названием «Общая сумма почасовой оплаты». Это ячейка, в которой рассчитывается общая заработная плата сотрудника за эту конкретную смену.
Затем вы можете щелкнуть столбец G и установить функцию «= Сумма (E2 * $ F $ 2)», чтобы автоматически рассчитать оплату, которую сотрудник получит за эту конкретную смену. Теперь ваша таблица должна выглядеть так:
A B C D E F G 1 Сотрудник Дата День недели Время перерыва Отработанные часы Почасовая оплата Общая сумма почасовой оплаты 2 Сотрудник 1 06.01.2020 Понедельник 9:00 17:00 8 15 $ 120 $ 3 4 5
5. Рассчитайте общее количество часов в неделю и оплатите
Теперь вы можете рассчитать общую заработную плату и количество часов, отработанных сотрудником за неделю, и указать их в нижней части ячейки. Запишите каждый день недели в отдельной строке, затем создайте новую метку ячейки под названием «ИТОГО». В ячейках рядом с этой будет отображаться общее количество отработанных часов и полученная оплата за неделю. Это применяется с помощью функции «=СУММ(E2:E8)» для подсчета общего количества часов.
Перетащите вниз общие суммы почасовой оплаты из ячейки F2, чтобы определить, сколько сотрудник будет получать в течение недели. Используйте «=СУММ(F2:F8)», чтобы отобразить общую недельную оплату. Вот как в итоге должна выглядеть ячейка после применения всех этих функций:
ABCDEFG 1 Сотрудник Дата День недели Время перерыва Отработанные часы Почасовая оплата Общая сумма почасовой оплаты 2 Сотрудник 1 06.01.2020 Понедельник 9:00 17:00 8 15 долларов США 120 долларов 3 07.01.2020 Вторник 10:00 4 :00 вечера 6 15 долларов 90 долларов 4 08.01.2020 Среда 9:00 17:00 8 15 долларов 120 долларов 5 09.01.2020 Четверг 9:00 17:00 8 15 долларов 120 долларов 6 10.01.2020 Пятница 9 :00 утра 17:00 8 15 долларов 120 долларов 7 11.01.2020 Суббота 8 12.01.2020 Воскресенье Общее количество отработанных часов 38 Общая заработная плата 570 долларов
Следуйте приведенным ниже советам, чтобы правильно рассчитать часы работы в Excel:
Убедитесь, что формулы и данные, которые вы вставили, верны.
Когда вы вводите отработанные часы в Excel, вы должны дважды проверить, чтобы убедиться, что вся введенная вами информация написана правильно. Это гарантирует точную сумму оплаты и количество отработанных часов. Вы также должны убедиться, что правильно вставили точную формулу в каждую ячейку. Если в формулах есть опечатки, вы получите символы ошибки, чтобы уведомить вас о том, что формула была введена неправильно. Если вы получаете эти символы ошибки, это должно выглядеть как «#####».
Если вы видите это сообщение об ошибке, вы можете перепроверить, правильно ли вы ввели формулу в ячейку. Вы также можете получить эти символы ошибки, если ваше уравнение дает отрицательное число.
Сохраняйте форматирование аккуратным и чистым
Независимо от того, вводите ли вы лично часы своего сотрудника или они вставляют свои собственные, вы должны отформатировать ячейки, чтобы другим было легко читать и вводить их информацию. Убедитесь, что и в формулах, и в ячейках есть чистые данные, а ячейки четко помечены. Это облегчает сотруднику понимание того, куда он должен вводить свои данные и информацию. Это также может снизить вероятность расчета неверной информации, что может привести к неточной оплате работника.
Создавайте новую таблицу каждый платежный период
Чтобы информация об оплате вашего сотрудника была организована и легко извлекалась, часто лучше создать электронную таблицу для каждого сотрудника в соответствии с различными периодами оплаты, в которые они работают. Вот почему многие работодатели могут создавать электронную таблицу ежеквартально или раз в две недели. Благодаря этому информация выглядит чистой и удобной для хранения. Если вы решите создавать электронные таблицы для каждого платежного периода, вы можете хранить их в цифровых или физических файлах, чтобы получить их для дальнейшего использования.