Как рассчитать коэффициент отсутствия за 3 простых шага

10 сентября 2021 г.

Коэффициент отсутствия = (количество отсутствий / количество рабочих дней в периоде) x 100

Коэффициент отсутствия — это процент времени, в течение которого сотрудник отсутствует на работе. В то время как некоторое свободное время является нормальным для отпуска или болезни, регулярное отсутствие без уважительной причины может отражать проблему. Если вы руководитель группы, специалист по кадрам или бизнес-лидер, вы можете рассчитать коэффициент отсутствия сотрудников, чтобы понять степень невыхода на работу в вашей компании и найти эффективное решение. В этой статье мы обсудим определение коэффициента отсутствия, изучим его важность и влияние на системы рабочих мест, рассмотрим, как его рассчитать в три этапа, и предложим примеры расчета этого показателя.

Что такое коэффициент отсутствия?

Уровень отсутствия — это метрика для измерения скорости, с которой сотрудник отсутствует на работе. Периодические отсутствия сотрудников являются обычным явлением и могут быть вызваны многими законными причинами, включая болезнь, визиты к врачу, отпуск, праздники или чрезвычайные семейные обстоятельства. Они могут быть запланированы заранее или внезапно, но работодателям относительно легко с ними справиться. Сотрудникам может даже потребоваться длительный отпуск по таким причинам, как операция или уход за новорожденным. Однако если работник пропускает рабочие дни привычно и часто, не планируя этого, не объявляя об этом и не получая официального разрешения и отпуска заранее, это явление является прогулом.

Абсентеизм является серьезным вопросом и может отражать более серьезные проблемы с компанией или сотрудником. В то время как основной тип невыхода на работу заключается в пропуске слишком большого количества рабочих дней, он также может проявляться в виде хронических уровней частичного отсутствия, опозданий, ранних отъездов и продолжительных обедов или перерывов. Поскольку такое поведение может повлиять на производительность и моральный дух, очень важно, чтобы руководители групп реагировали на него как можно скорее. Измеряя уровень отсутствия, бизнес-лидеры могут количественно определить проблему и начать расследование ее причины. Получение этой информации очень полезно для создания подходящего решения.

Почему показатель отсутствия важен?

Уровень отсутствия важен, потому что он может помочь бизнес-лидерам решить проблему невыхода на работу. В то время как работодатели могут ожидать и готовиться к пропускам по уважительной причине, справляться с обычными прогулами сложно. Однако, если они чувствуют, что сотрудник или команда пропускают работу больше, чем обычно, или если уровень производительности низок, работодатель может рассчитать коэффициент отсутствия, чтобы определить, является ли причиной прогула. Делая это, работодатели могут оценить ситуацию, провести анализ и определить, нужны ли изменения. Затем они могут принимать обоснованные решения и способствовать долгосрочным улучшениям. Вот некоторые решения, которые они могут разработать:

• Внедрение лучших коммуникационных стратегий: чтобы следовать правилам отсутствия и опозданий, сотрудники должны знать о них. Работодатели могут захотеть улучшить свои коммуникационные стратегии и обеспечить ясность информации и правил для всех членов команды.

• Встреча с сотрудниками: работодатели могут принять решение о встрече с сотрудниками, у которых есть проблемы с невыходом на работу. Сообщив сотруднику, как часто он отсутствовал, работодатели могут спросить о причинах и вместе разработать план.

• Оценка отзывов сотрудников. Отличный способ продолжить исследование уровня невыходов на работу — это проводить опросы и получать отзывы сотрудников. У сотрудников могут быть предложения по улучшению стиля управления, условий труда или культуры.

• Найм большего количества сотрудников: Работодатели могут узнать, что причиной прогулов является серьезная рабочая нагрузка. Они могли бы нанять больше сотрудников, чтобы разделить работу и повысить мотивацию сотрудников.

• Внесение изменений в политику: бизнес-лидеры могут рассмотреть возможность пересмотра политики компании, касающейся отпусков или больничных. Это могло бы позволить сотрудникам иметь официальные каналы для того, чтобы брать достаточное количество времени для отдыха.

• Изменение компенсационных пакетов: улучшая компенсацию, работодатели могут поощрять сотрудников чувствовать большую мотивацию на работе. Конкурентоспособная заработная плата и льготы важны для привлечения и удержания талантливых членов команды.

• Внедрение лучших программ обучения. Отличные программы обучения позволяют сотрудникам чувствовать себя уверенно в своем подходе к рабочим задачам. Улучшение этих программ может оказать поддержку сотрудникам и повысить посещаемость.

Сокращение и устранение прогулов означает, что персонал компании поддерживает деловые операции. Вот некоторые из преимуществ сокращения невыходов на работу и обеспечения того, чтобы весь персонал приходил на работу в надлежащее время:

• Представление результатов: если все присутствуют, это означает, что имеется достаточно сотрудников, чтобы помочь в завершении и представлении срочных результатов и проектов в установленные сроки.

• Функциональность системы: если все сотрудники, которые работают вместе в системе, например, в логистике или цепочке поставок, присутствуют, система может оставаться эффективной, а рабочая нагрузка может быть управляемой для всех участников.

• Уважение политики компании: когда сотрудники приходят на работу вовремя и уходят вовремя, они демонстрируют свое уважение к потребностям руководителей и коллег и выражают готовность соблюдать политики и правила компании.

• Участие в собраниях. Сокращение прогулов гарантирует, что сотрудники посещают важные встречи с клиентами и коллегами по расписанию, что имеет решающее значение для повышения лояльности клиентов и ведения счетов.

• Позитивная культура на рабочем месте: приходя на работу в нужное время, сотрудники демонстрируют свою преданность делу, а культура и бренд компании могут отражать доверие, сочувствие, заботу и профессионализм.

Как рассчитать коэффициент отсутствия

Выполните следующие действия, чтобы рассчитать коэффициент отсутствия для вашей организации:

1. Отслеживайте количество прогулов без уважительной причины

Первым шагом к расчету коэффициента отсутствия сотрудника является создание способа отслеживания его посещаемости. Многие компании используют системы учета времени прихода и ухода для отслеживания посещаемости по дням. Вы можете использовать подобную систему, чтобы отслеживать, как часто ваш сотрудник пропускает работу без уважительной причины. Также необходимо проконсультироваться с отделом кадров или с вашими собственными записями, чтобы определить, когда сотрудник получил официальное разрешение на отпуск. Вы можете выполнить расчет для одного сотрудника или всей команды.

Для вашего расчета важно учитывать только те отсутствия, которые не имеют уважительной причины или разрешения. Ваш сотрудник может отсутствовать по уважительной причине из-за болезни или других обстоятельств. Хотя вы можете измерить общий коэффициент отсутствия, это не так полезно, как измерение невыходов на работу. В то время как отсутствие по уважительной причине является нормальным явлением, отсутствие без уважительной причины представляет собой ситуацию, требующую вашего внимания.

2. Выберите период времени

Затем выберите период времени, в течение которого будет измеряться коэффициент отсутствия вашего сотрудника. Это может быть неделя, месяц, квартал или год, в зависимости от ваших целей и от того, насколько актуален вопрос. Например, если вы заметили, что сотрудник отсутствовал почти неделю, вы можете измерить его отсутствие за это время. Возможно, вы захотите решить проблему до того, как она дойдет до года, чтобы вы могли предотвратить ее как можно скорее.

3. Используйте формулу

Собрав данные о посещаемости и выбрав период времени, вы можете вставить эти значения в формулу для расчета коэффициента отсутствия. Во-первых, разделите количество прогулов без уважительной причины на количество дней в периоде. Это дает вам долю времени, в течение которого ваш сотрудник пропустил работу за прошедший период, будь то месяц, квартал или год. Затем умножьте результат на 100, чтобы преобразовать его в проценты. Идеальный уровень невыходов на работу — 0%, но эталон может варьироваться в зависимости от потребностей вашей компании.

Преобразование вашего десятичного результата в процент может упростить понимание результата и представление его другим. Например, вы можете обнаружить, что за последний месяц сотрудник прогуливал 30% прогулов, то есть он пропустил 30% работы. Можно также сказать, что сотрудник находился на работе только 70% рабочего времени в течение последнего месяца. Выбирайте, какой способ может оказать более понятное и мощное воздействие на слушателя.

Пример расчета коэффициента отсутствия

Вот три примера расчета коэффициента отсутствия:

Пример 1

Сара работает менеджером по персоналу в успешной маркетинговой фирме. Ее начальник хочет знать процент невыходов на работу определенного сотрудника за последний год. Вот ее расчет:

Коэффициент отсутствия = (30/365) x 100

Коэффициент отсутствия = 0,08 х 100

Уровень отсутствия = 8%

Узнав этот показатель, руководитель Сары чувствует себя более комфортно, приближаясь к встрече с сотрудником. У них есть больше информации для дальнейшего изучения проблемы и поиска причины.

Пример 2

Ронни работает менеджером в колл-центре обслуживания клиентов. Относительно новичок в своей должности, он понимает, что многие члены его команды опаздывают на работу. Он решает исследовать ситуацию, подсчитав уровень отсутствия на работе из-за опозданий среди своей команды за последний месяц. Поскольку он измеряет ставку всей группы, он умножает количество рабочих дней на общее количество сотрудников в группе. Вот формула, которую он использует, и его расчет:

Коэффициент отсутствия = [number of late arrivals / (total number of employees x number of workdays in the period)] х 100

Коэффициент отсутствия = [20 / (7 x 20)] х 100

Коэффициент отсутствия = [20 / 140] х 100

Коэффициент отсутствия = 0,14 х 100

Уровень отсутствия = 14%

Ронни обнаружил, что его команда опаздывала на работу в 14% случаев за последний месяц. Он решает повторить политику позднего срока своей команде через внутреннюю систему обмена сообщениями компании. Он также проводит собрание, чтобы упомянуть об этом, и обязательно отвечает на любые вопросы, которые возникают у членов его команды.

Пример 3

Челси владеет и управляет процветающим цветочным магазином. Всего у нее 10 сотрудников, но один из ее сотрудников, Ральф, в последнее время пропустил много работы. Она планирует встретиться с ним, чтобы спросить его о ситуации и узнать его точку зрения на нее, но она хочет установить точную частоту отсутствия до того, как она это сделает. Так она сможет донести до него точную причину беспокойства. Она решила измерить последние три месяца, и вот ее расчет:

Коэффициент отсутствия = (24/60) x 100

Коэффициент отсутствия = 0,4 х 100

Уровень отсутствия = 40%

На встрече с Ральфом Челси объясняет, что Ральф пропустил 40% работы за последние три месяца без уважительной причины, что составляет почти половину времени. Это позволяет Ральфу понять последствия своих действий. Челси работает вместе с Ральфом, чтобы сформулировать план решения этой проблемы.