Как распечатать комментарии в Excel за 4 простых шага (плюс советы)

17 марта 2022 г.

Комментарии на листе Excel могут помочь профессионалам обрабатывать и систематизировать данные, а также сотрудничать с товарищами по команде. Печать этих комментариев — отличный способ запомнить их или показать другим для различных целей. Если вы хотите распечатать комментарии в Excel, вы можете сделать это несколькими способами в зависимости от версии Excel, установленной на вашем устройстве. В этой статье мы приводим инструкции по печати комментариев в Excel, описываем преимущества использования функции комментариев и предлагаем советы по успешной навигации по Excel.

Преимущества использования комментариев в Excel

Комментирование в Excel — это процесс ввода заметок или вопросов в определенных ячейках или областях электронной таблицы. Добавление комментариев — это простой способ работы с данными и настройки рабочего листа. Вот некоторые преимущества использования этой функции:

• Делайте заметки для себя: если во время работы с электронной таблицей у вас возникла определенная мысль, оставление комментария может помочь вам запомнить эту мысль на потом. Вместо того, чтобы постоянно редактировать электронную таблицу или писать заметку в другом месте, вы можете временно включить информацию прямо в свою электронную таблицу, чтобы легко получить к ней доступ, показать или скрыть ее.

• Сотрудничество с другими: если вы работаете над электронной таблицей с другими, оставленный комментарий может помочь вам передать важную информацию членам вашей команды или задать важные вопросы о данных, организации или других вопросах. Поскольку они могут ответить на ваш комментарий, оставление комментариев и заметок может способствовать эффективному сотрудничеству.

• Планирование презентаций: если вы представляете свою электронную таблицу коллегам, руководителям, инвесторам или другим важным заинтересованным сторонам, может быть полезно написать комментарии, чтобы спланировать, что и когда сказать. Распечатав эти комментарии в конце вашего листа, вы сможете получить примечания к презентации, которые помогут вам представить свои данные и анализ в понятной форме.

Как печатать комментарии в Excel для более ранних версий

Вот четыре шага для печати комментариев в Excel, если на вашем устройстве установлены более ранние версии Excel:

1. Откройте приложение Excel

Откройте приложение Excel для документа, над которым вы хотите работать. Убедитесь, что это правильная таблица для ваших целей. Сохранение ваших документов с определенными названиями может облегчить вам доступ к ним позже. Вы также можете подтвердить, что это правильный рабочий лист, проверив данные и комментарии, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим требованиям.

Также может быть полезно убедиться, что на вашем устройстве установлена ​​самая последняя версия Excel. Поскольку приложение время от времени обновляется, обязательно обновите его до самой новой версии, чтобы вы могли пользоваться самыми современными и полезными инструментами и функциями. Если можете, установите Microsoft 365, чтобы получить доступ к последним разработкам платформы. Затем вы можете добавлять комментарии и заметки в свою электронную таблицу.

2. Отобразите комментарии, которые вы хотите распечатать.

Если вы хотите распечатать комментарии в том виде, в котором они отображаются на листе, убедитесь, что поля комментариев имеют правильные размеры и расположение. Чтобы отобразить отдельный комментарий, щелкните правой кнопкой мыши ячейку с комментарием. Затем выберите «Показать/скрыть комментарии». Комментарий появится на вашем экране, и вы можете выбрать его, чтобы переместить в определенную область электронной таблицы. Вы также можете использовать углы коробки, чтобы отрегулировать размер и сделать его больше или меньше, в зависимости от ваших предпочтений. Чтобы скрыть комментарий, снова щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть комментарий».

Чтобы сразу отобразить все комментарии на листе, выберите вкладку «Обзор» на верхней ленте окна Excel. Затем выберите кнопку под названием «Показать все комментарии». Убедитесь, что вы отображаете все ключевые комментарии, которые хотите напечатать в электронной таблице. Перемещение их в разные места и изменение их размера может помочь вам упорядочить их и сделать их четкими и понятными для зрителей.

3. Отредактируйте настройки страницы

После правильного расположения, изменения размера и отображения текстовых полей комментариев найдите и выберите вкладку «Разметка страницы» на верхней ленте окна Excel. Затем в разделе «Параметры страницы» выберите значок со стрелкой в ​​правом нижнем углу. Откроется диалоговое окно «Параметры страницы». Выберите вкладку «Лист» справа. Затем в раскрывающемся списке «Комментарии» выберите, хотите ли вы печатать комментарии «В конце листа» или «Как показано на листе».

4. Выберите «Печать».

Убедившись, что ваши комментарии верны, и отредактировав настройки страницы, вы можете быть готовы подготовить свой рабочий лист к печати. В диалоговом окне настройки страницы вы можете выбрать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть предварительный просмотр вашего рабочего листа с его комментариями. Если вас это устраивает, вы можете выбрать «Печать» и следовать процедурам печати вашего устройства. После редактирования параметров страницы вы также можете нажать «ОК», чтобы сохранить изменения и распечатать позже, выбрав вкладку «Файл» на ленте и выбрав «Печать».

Как печатать комментарии в Excel для Microsoft 365

Если у вас есть Microsoft 365, Excel позволяет создавать и печатать как цепочку комментариев, так и заметки. Вот три шага, чтобы распечатать комментарии в Excel, если на вашем устройстве установлен Microsoft 365:

1. Откройте приложение Эксель. Откройте Excel для документа, над которым вы хотите работать. Убедитесь, что это правильная таблица для ваших целей, проверив комментарии.

2. Отредактируйте макет страницы. Выберите вкладку «Макет страницы» на ленте, щелкните значок «Параметры страницы» в правом нижнем углу области параметров страницы и запустите диалоговое окно параметров страницы. Выберите вкладку «Лист», щелкните раскрывающееся меню «Комментарии» и выберите параметры для печати комментариев «В конце листа».

3. Предварительный просмотр и печать документа. Нажмите «Предварительный просмотр», чтобы увидеть предварительный просмотр вашего документа и убедиться, что он правильный. Затем выберите «Печать» и следуйте инструкциям вашего устройства, чтобы распечатать рабочий лист.

Как печатать заметки только в Excel для Microsoft 365

Если у вас есть Microsoft 365, вы можете печатать комментарии только в конце листа. Однако вы можете печатать заметки так, как они отображаются на листе. Вот пять шагов, как печатать заметки только в Excel, если у вас установлен Microsoft 365:

1. Откройте приложение Эксель. Откройте Excel для документа, над которым вы хотите работать. Убедитесь, что это правильная таблица для ваших целей, проверив содержание примечаний.

2. Отобразите заметки, которые вы хотите напечатать. Чтобы отобразить отдельную заметку, щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Показать/скрыть заметку». Чтобы отобразить все заметки сразу, выберите вкладку «Обзор» на ленте, выберите «Заметки» и выберите «Показать все заметки».

3. Расположите и размер ваших заметок. После отображения заметок, которые вы хотите напечатать, вы можете выбрать их, чтобы перемещать их по электронной таблице в логическом порядке. Вы также можете использовать углы, чтобы сделать их меньше или больше.

4. Отредактируйте макет страницы. Выберите вкладку «Макет страницы» на ленте, щелкните значок «Параметры страницы» в правом нижнем углу области параметров страницы и запустите диалоговое окно параметров страницы. Выберите вкладку «Лист», щелкните раскрывающееся меню «Комментарии» и выберите параметр «Как показано на листе (предыдущая версия)».

5. Предварительный просмотр и печать документа. Нажмите «Предварительный просмотр», чтобы увидеть предварительный просмотр вашего документа и убедиться, что он правильный. Затем выберите «Печать» и следуйте инструкциям вашего устройства, чтобы распечатать рабочий лист.

Советы по использованию Excel

При правильном исследовании и терпении многие люди могут стать экспертами в использовании Excel. Обладание такими компьютерными навыками может помочь вам в выполнении множества задач в самых разных отраслях, что сделает вас более конкурентоспособным и привлекательным кандидатом на работу. Вот несколько советов по развитию навыков работы с Excel и эффективному использованию этого важного приложения:

• Сохраните свою работу. Когда вы вводите и редактируете данные в Excel, регулярно сохраняйте свой рабочий лист, чтобы вы могли получить к нему доступ позже и сделать свои усилия стоящими. Если вы не уверены в необходимости внесения определенных изменений, вы можете сохранить версию своей работы перед внесением изменений или использовать опцию «Отменить», чтобы автоматически вернуться к предыдущей версии.

• Используйте вкладку «Помощь». Многие версии Excel имеют вкладку «Справка» на ленте, чтобы помочь пользователям ответить на вопросы, узнать, как использовать функции и возможности, решить проблемы и правильно перемещаться по приложению. Выберите эту опцию, чтобы найти свой вопрос или ключевое слово, изучить различные типы инструкций и получить представление о том, как получить доступ к инструментам и успешно использовать программу.

• Попросите кого-нибудь о помощи. Подумайте о том, чтобы спросить друга, члена семьи, доверенного коллегу или руководителя, знают ли они что-нибудь об Excel и могут ли они помочь вам ответить на ваш вопрос или решить определенную проблему в приложении. Возможно, они даже смогут предоставить вам специализированные советы и советы о том, как использовать Excel для ввода и организации данных, выполнения расчетов и эффективного выполнения других действий.

• Практика использования Excel на регулярной основе. Регулярное использование Excel для выполнения различных проектов может помочь вам сохранить свои знания о приложении, улучшить свои навыки работы с компьютером, узнать о новых обновлениях и функциях и получить опыт работы с соответствующим программным обеспечением. Поскольку приложение может меняться с течением времени в связи с развитием технологий, новыми потребностями пользователей и другими разработками, отслеживание этих изменений может позволить вам продолжать использовать Excel в качестве полезного инструмента.

• Подумайте о том, чтобы пройти курс по использованию Excel. Существует множество онлайн-курсов или очных курсов по использованию Excel, которые вы можете пройти, чтобы развить свои способности, расширить свои базовые знания и поддержать свои навыки работы с программным обеспечением. Вы также можете пройти такие курсы, чтобы улучшить свои компьютерные навыки в других важных приложениях, связанных с работой и бизнесом, расширить свою профессиональную сеть и стать более продуктивным сотрудником.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.