Как работать эффективно: что это значит и что делать

Многие люди изо всех сил пытаются найти способы работать эффективно, чтобы их рабочее время было максимально продуктивным. Однако обучение эффективной работе может положительно повлиять не только на ваши рабочие дни, но и на ваше личное психическое здоровье. Если вам трудно быть максимально эффективным на работе, существует множество методов повышения вашей эффективности, и вы можете выбрать, какие из них лучше всего подходят для вас.

В этой статье мы опишем, что значит работать эффективно, и предложим варианты того, как работать эффективно, в том числе способы самоорганизации, советы по составлению списков дел, методы снижения отвлекающих факторов и стресса и улучшения общения.

Что значит эффективно работать?

Работать эффективно означает максимизировать время, которое вы проводите на работе, чтобы быть продуктивным, когда это необходимо. Это также означает заботиться о том, чтобы вам не приходилось работать дольше или усерднее, чем вам нужно, чтобы достичь своих целей. Те, кто работают эффективно, не обязательно работают больше часов или работают усерднее весь день, чем их коллеги, они просто хорошо понимают, как они работают и как эффективно планировать свое время.

Планирование и планирование своего дня в меру своих возможностей, чтобы выполнять задачи, которые вам нужно выполнить, заботясь о себе и своем уровне стресса, очень важно, особенно для тех, у кого много дел каждый день. Большинство людей не могут работать в лихорадочном темпе с максимальными усилиями в течение всего рабочего дня, поэтому организация себя для эффективной работы может быть очень полезной.

Как работать эффективно

Вот советы, которые вы можете использовать, чтобы научиться работать эффективно:

1. Держите себя в порядке

Использование организационных инструментов для управления своим днем ​​— один из лучших способов работать эффективно. Это может включать в себя использование списков дел, расписаний, календарей, планировщиков и приложений, которые помогут вам планировать свое время. Может потребоваться время, чтобы найти правильное сочетание организационных методов, которые наиболее полезны для вашего мышления и работы, но если вы потратите это время на поиск, это может повысить вашу продуктивность в будущем. Изучение того, что работает для других, и опробование различных методов — хороший способ найти то, что работает для вас.

Также важно помнить, что если какой-то организационный инструмент не помогает лично вам, вполне нормально попробовать что-то другое, даже если другие сочтут этот инструмент полезным. Ум людей работает по-разному, и существует много разных стилей работы. Кроме того, если вы нейродивергент, вы можете обнаружить, что то, что работает для нейротипичных людей вокруг вас, может не сработать для вас. Хорошо знать себя — это хороший способ научиться оставаться организованным таким образом, чтобы вы могли его поддерживать и использовать.

2. Используйте короткий список дел

Слишком длинный список дел может показаться чрезмерным и бесконечным, поэтому вместо этого используйте короткий список дел, который поможет вам оставаться организованным, но не перегруженным. Сосредоточение внимания на первых трех-пяти вещах в вашем списке может сделать ваш список более управляемым и помочь вам сосредоточиться на самых важных задачах. Вы знаете, что вам нужно добраться до других вещей, и вы можете решить записать их, чтобы помнить, что они из себя представляют. Но список дел, который вы держите под рукой, обычно наиболее эффективен, когда вы делаете его коротким.

3. Создайте рутину

Независимо от того, выполняете ли вы одни и те же задачи каждый день или у вас больше разнообразия в работе, создание рутины может помочь вам эффективно управлять своим временем и знать, чего ожидать каждый день. Например, если вы обнаружите, что часто проводите первый час каждого дня, отвечая на электронные письма или выполняя другие административные задачи, потому что это помогает вам настроиться на более продуктивную работу, вы можете запланировать это как определенное время для этих задач. Тогда вам не придется задаваться вопросом, с чего вы начнете.

Вы также можете обнаружить, что вы более продуктивны в определенное время дня по сравнению с другими, и создайте распорядок, в котором ваши более сложные задачи приходятся на ваши более продуктивные часы. Распорядок дня может быть утешительным и поможет вам избежать неуверенности в том, что вы должны делать в любой момент в течение дня.

4. Хорошо общайтесь

Один из лучших способов эффективно работать с коллегами — это хорошо общаться. Недопонимание может привести к задержкам и проблемам с выполнением работы, поэтому четкое общение может помочь сделать работу более эффективной. Это означает задавать вопросы и получать ясность по поставленным задачам, а также четко общаться с теми, с кем вы работаете или кому делегируете полномочия. Грамотное общение также может помешать нескольким людям работать над одной и той же задачей, не зная о том, что делают другие.

5. Планируйте свои задачи

Когда вы составляете список дел и формируете распорядок дня, вы можете обнаружить, что знаете лучшее время дня для работы над определенными задачами, которые у вас есть. Возможно, вы видите, что завтра у вас есть четыре часа непрерывного времени, и три из них приходятся на время дня, когда вы наиболее продуктивны. Вы можете запланировать свои самые важные задачи на эти три часа. Затем вы минимизируете перерывы, которые могут усложнить выполнение работы, и используете то, что знаете о себе, чтобы найти подходящее время для работы над ключевыми задачами.

6. Расставьте приоритеты в своих задачах

Одна вещь, которая может быть полезна при использовании списка дел или других организационных методов для отслеживания ваших задач, — это расставить приоритеты для ваших задач. Для этого вы можете проранжировать свои задачи, используя числа, или вы можете сгруппировать задачи в такие категории, как «наиболее срочные», «менее срочные» и «несрочные». Вы также можете упорядочить задачи по тому, сколько усилий они требуют, сколько внимания вам нужно и насколько они важны. Все, что поможет вам лучше расставить приоритеты в своих обязанностях, может оказаться полезным.

Если вы расставляете приоритеты для своих задач, это может помочь вам решить, какие ограниченные элементы относятся к вашему списку дел и как запланировать работу над этими задачами. Для некоторых это может означать выполнение самых срочных задач в первую очередь, но для других это может быть работа над самыми срочными задачами, когда вы можете сосредоточиться на них.

7. Избегайте отвлекающих факторов

Избегание отвлекающих факторов может сделать ваше рабочее время более эффективным. Отвлечениями могут быть чаты с вашими коллегами, социальные сети, сообщения, не связанные с работой, и многое другое, связанное с вашим мобильным телефоном и, в частности, с Интернетом. Вы также можете обнаружить, что, работая над более сложным проектом и пытаясь сосредоточиться, вы думаете о других вещах, которые вам нужно сделать или которые вы хотите запомнить. Все, что отвлекает вас от того, на чем вам нужно сосредоточиться, может отвлекать, и это включает в себя как рабочие, так и личные дела.

У вас может быть склонность прекратить то, что вы делаете, чтобы справиться с новой вещью, о которой вы только что подумали, но это делает ваш текущий проект более длительным и не самый эффективный способ работы. Что-то, что вы можете сделать, чтобы помочь с этим, это создать список отвлекающих факторов на бумаге, на вашем телефоне или на вашем компьютере. Всякий раз, когда вам приходит в голову что-то, о чем вы хотите позаботиться, но не хотите прерывать текущую работу, вы можете добавить это в список и решить, когда закончите с задачей, на которой пытаетесь сосредоточиться.

8. Используйте свой календарь, чтобы планировать рабочее время

Если у вас плотный график с большим количеством совещаний или других требований к вашему времени, может быть трудно найти время, чтобы действительно выполнить работу, которую вам нужно сделать. Возможно, вам будет полезно запланировать время для себя с помощью календаря. Это может напомнить вам о том, когда вы хотели сосредоточиться на определенной задаче, или просто заблокировать время, чтобы другие могли запланировать вас на встречи в это зарезервированное время.

9. Будьте осторожны с многозадачностью

Многозадачность может быть полезна в некоторых ситуациях, но в других ситуациях она просто отвлекает. Будьте осторожны с тем, когда и как вы выполняете многозадачность, чтобы вам не потребовалось больше времени на выполнение двух задач одновременно, чем на выполнение их по одной. Бывают моменты, когда многозадачность — это нормально и на самом деле может быть более продуктивным, поэтому вам нужно выяснить, что наиболее эффективно для вас на работе.

Например, вы можете обнаружить, что можете слушать обсуждение на собрании и одновременно выполнять некоторые административные задачи, и это экономит ваше время. Но вы также можете обнаружить, что не можете работать над важным проектом и отвечать на электронные письма по мере их поступления. Важно понимать, что работает для вас и что лучше всего подходит для ваших текущих задач.

10. Настройте свой следующий день

Для многих принятие решения о том, что начать, когда вы приедете на работу, может занять некоторое время. Возможно, вам придется организовать себя, составить список дел или определить приоритетные задачи, и часто это может занять много времени. Однако, если вы потратите некоторое время в конце рабочего дня на подготовку к следующему дню, это позволит вам приступить к работе, как только вы приедете на работу.

Например, когда вы закончили на сегодня, у вас, вероятно, есть хорошее представление о том, что вам нужно будет сделать на следующий день. Вы можете создать список своих главных приоритетов и целей на следующий день, а также задач, которые вы хотите выполнить. Поскольку все это, вероятно, более свежо в вашей памяти, вероятно, потребуется меньше времени, чтобы записать и подготовиться.

11. Отмечайте свой прогресс

Один из лучших способов побудить себя работать более эффективно — отмечать свой прогресс. По мере того, как вы достигаете целей в течение дня и выполняете задачи, вы можете вычеркивать их из своего списка дел или отмечать свой прогресс другими способами, которые кажутся вам полезными. Признание того, что вы добились прогресса в течение рабочего дня, может помочь вам почувствовать больше желания брать на себя больше и помочь вам оценить достижения, которые вы имели в течение дня.

Кроме того, если вам когда-нибудь понадобятся подробности о ваших достижениях для обсуждения во время разговоров об оценках производительности, возможных повышениях или даже о новой работе, у вас будет запись, на которую можно оглянуться.

12. Уменьшите стресс

Один отличный способ помочь вам работать более эффективно — уменьшить стресс. Это может быть сложно в зависимости от работы, которую вы выполняете, вашей личной жизни и вашего характера, но поиск способов уменьшить стресс может помочь вам быть более эффективным, чувствовать себя более удовлетворенным своей работой и легче расслабляться, когда вы не на работе. работай. Есть много способов уменьшить стресс, включая осознанность, физические упражнения, короткие перерывы и многие другие виды заботы о себе. Найдите то, что работает для вас, и используйте это, чтобы сохранять спокойствие в течение рабочего дня.