Как работать быстрее (с советами и примерами)

16 марта 2021 г.

Тайм-менеджмент — ценный навык на работе и дома. Чтобы лучше управлять своим временем, некоторые сотрудники применяют методы, чтобы увеличить свой темп и выполнить свои задачи за меньшее время. Сотрудники, которые работают быстрее, часто более продуктивны и ценятся работодателями. В этой статье мы объясним, почему важно работать быстрее, и рассмотрим 10 советов, как повысить эффективность на работе.

Почему важно работать быстрее?

Управление временем является важным навыком в современном деловом мире. Работодатели ценят способность работать быстрее, и работники тоже выигрывают от этого навыка. Когда люди говорят о том, чтобы работать быстрее, они имеют в виду не только скорость. Цель состоит не в том, чтобы быстро закончить работу с более низким качеством, а в том, чтобы быть умнее, когда вы работаете. Работать разумнее — значит получать наилучшие результаты за меньшее время, тратя меньше времени и энергии. Эта стратегия требует потратить минуту на то, чтобы обдумать свои рабочие привычки и подумать о том, как повысить эффективность за то же отведенное время.

Когда вы работаете быстрее, вы можете закончить свои обязательства раньше и у вас будет больше времени для личной жизни и хобби, например, для общения с семьей и друзьями. Это также способствует повышению вашей самооценки. Когда вы сможете выполнять больше работы, вы можете заметить растущее чувство выполненного долга, которое пойдет на пользу вашему благополучию и улучшит ваш взгляд на работу и жизнь.

Как работать быстрее

Вот 10 советов, как работать быстрее и эффективнее:

1. Используйте таймер во время работы

Вы можете использовать таймер или секундомер, чтобы отслеживать, сколько времени вы работаете над каждой задачей. Когда вы устанавливаете заранее определенное количество времени для выполнения каждого задания, вы пытаетесь опережать время и работать быстрее. Согласно бизнес-концепции закона Паркинсона, «Работа расширяется, чтобы заполнить отведенное для нее время». Если вы не установите определенное время для выполнения задачи, вам может потребоваться больше времени для ее выполнения. Итак, попробуйте установить конкретные временные цели для каждого задания, чтобы ускорить свою работу в течение дня.

2. Составьте план

Когда вы планируете свой рабочий день заранее, вы можете сэкономить время между задачами. Вот три шага, которые помогут вам спланировать свою работу:

• Запишите все, что вам нужно сделать в течение дня. Это поможет вам помнить о задачах, которые вам нужно выполнить, и избежать избыточного бронирования. Просто убедитесь, что ваш план реалистичен и достижим. Вы должны быть в состоянии выполнить все в вашем плане в течение отведенного времени.

• Подготовьте список дел, включив в него только крупные задачи, требующие времени. Если вы также добавите микрозадачи, это перегрузит ваш список дел. Вычеркивайте каждое задание по мере его выполнения.

• Планируйте на долгосрочную перспективу. Учтите любые будущие сроки и дни отпуска в своем плане, чтобы убедиться, что вы выполняете свою работу вовремя. Если вы планируете заранее, вы можете наслаждаться перерывами, не думая о работе. Поместите напоминания в свой календарь, чтобы вы думали о будущем.

3. Организуйте свое рабочее пространство

Создание успокаивающего рабочего пространства может помочь вам быть более эффективным. Выбросьте мусор и бумаги, которые вам больше не нужны, и сложите все документы, которые вам не нужны, и держите их под рукой. Не загромождайте рабочий стол вашего компьютера. Чистое рабочее место помогает сохранять ясность ума и оставаться более сосредоточенным.

Разложите учебные или рабочие материалы на столе в легкодоступном месте. Избегайте стопок и организуйте свои документы так, чтобы вы всегда знали, где что находится. Таким образом, вы не будете тратить время на поиск файлов или стопок на своем столе, поэтому вы будете меньше отвлекаться в течение дня.

В конце каждого дня уделяйте немного времени тому, чтобы убрать свою работу и убрать свой стол, чтобы он был готов к следующему дню.

4. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Старайтесь свести к минимуму отвлекающие факторы во время работы. Например, вы можете выключить телевизор или радио, если это не музыка, которая помогает вам сосредоточиться. Вы также можете отключить мобильный телефон или поставить его на вибрацию во время работы. Если вы работаете дома, по возможности закройте дверь, чтобы вас не беспокоили другие, а если вы работаете в офисе, где люди любят поговорить, объясните своим коллегам, что вам нужно сосредоточиться и общаться только во время перерывов.

5. Расставьте приоритеты в своих задачах

Когда вы оцените свою рабочую нагрузку и решите, какие задания наиболее важны, вы сможете более эффективно организовать свое время. Подготовьте расписание, в котором будет указано, что вам нужно сделать в первую очередь, чтобы не тратить время на размышления о том, какую задачу выполнить следующей. Вы должны учитывать уровень важности и крайние сроки ваших задач, чтобы составить этот график.

Начав сначала с самых сложных или важных задач, вы почувствуете себя лучше. Это также может повысить вашу производительность, поскольку вы сможете выполнять более простые задачи позже в тот же день.

6. Разделите свою жизнь на более мелкие части

Есть два основных способа разделить свою жизнь на более мелкие части, чтобы сделать ее более управляемой:

• Разделите свою работу: когда у вас есть большой проект, вы можете обрести уверенность, чтобы справиться с ним, сделав его меньше. Разделите свою работу на небольшие, выполнимые задачи, чтобы она не казалась обременительной.

• Разделите свой день: разделите свой день на временные интервалы. Затем назначьте конкретные задачи на каждую часть дня. Например, вы можете запланировать короткие задачи с шагом в полчаса, а более длительные — с шагом в два часа.

Независимо от того, делите ли вы свою работу или день на части, может быть полезно установить несколько будильников, которые помогут вам вовремя перейти к следующей задаче и оставаться организованным в течение дня.

7. Сгруппируйте похожие задачи

Организуйте свою деятельность, сгруппировав ее в похожие задачи. Когда вы сосредотачиваетесь на связанных задачах, вы тратите меньше умственной энергии на переключение между разными задачами. Например, вы можете выделить определенное время для ответа на все ваши электронные письма или запланировать список телефонных звонков по очереди.

Если у вас много заданий, может помочь сначала записать их все, чтобы не отвлечься и не пропустить что-то случайно. Затем просмотрите каждый пункт в конце своей задачи, чтобы убедиться, что вы выполнили то, что вам нужно.

8. Положите конец прокрастинации

Промедление означает откладывание дел, и это может повлиять на вашу продуктивность. Согласно психологическим исследованиям, люди, которые ждут до последней минуты, чтобы закончить работу, часто делают больше ошибок и делают меньше.

Поэтому вместо того, чтобы откладывать дела на потом, используйте положительное подкрепление и поощрение, чтобы завершить работу, когда вам это нужно. Например, вы можете побаловать себя после выполнения задачи вовремя или раньше, например, выпить кофе или перекусить. Наличие чего-то, чего можно с нетерпением ждать, может мотивировать вас выполнять свою работу.

9. Найдите время, чтобы отключиться от работы

Выделение личного времени для отключения от работы может повысить вашу продуктивность. Запланируйте несколько перерывов в течение дня и недели и сосредоточьтесь на том, что вам нравится, в это личное время.

Например, вы можете посвятить первые часы своего дня тому, что вам небезразлично, например, заняться йогой, прогуляться или поиграть с детьми. Это должно помочь вам очистить свой разум, улучшить настроение и оставаться сосредоточенным во время работы, чтобы вы могли работать быстрее.

Вы также должны попытаться отключиться от мыслей, связанных с работой, на выходных, чтобы вы могли возвращаться к работе обновленным и готовым каждую неделю. Это может помочь настроить отдельные учетные записи электронной почты для вашей личной жизни и работы или учебы, чтобы ограничить ваш доступ к профессиональным сообщениям в выходные дни.

10. Выполняйте неважные задачи в течение 10 минут.

Лучше ограничить время, которое вы тратите на менее важные задачи, чтобы не беспокоиться о них позже. Неважные задачи — это те, которые не помогают вам добиться результатов и могут отвлекать вас от более важной работы, например, от написания электронных писем.

Попробуйте установить таймер на 10 минут, пока вы занимаетесь этими задачами. Закончите их быстро и сэкономьте большую часть своего времени для более важной работы. Работая таким образом, вы почувствуете себя успешным и продуктивным.