Как провести эффективную встречу один на один

В ваши обязанности как менеджера может входить проведение встреч один на один с вашими сотрудниками, чтобы проверить их и обсудить важные вопросы. Чтобы получить максимальную отдачу от встречи один на один, важно понять, почему они важны и как их проводить. Выполненные эффективно, они могут укрепить ваши профессиональные отношения с вашими сотрудниками и повысить их моральный дух и вовлеченность. В этой статье мы определяем, что такое встречи один на один, объясняем, как подготовить и проводить встречу один на один, и приводим примеры тем, которые вы можете обсудить во время встречи один на один.

Что такое 1 на 1?

Индивидуальная встреча — это запланированная личная встреча между вами и сотрудником. Как следует из названия, участниками этой встречи являетесь только вы и еще один человек. В отличие от других встреч, например, посвященных обновлению статуса или производительности сотрудников, встречи один на один менее формальны. Он может решать широкий круг вопросов, которые не подходят для других типов обсуждений или встреч, таких как проблемы и разочарования, связанные с работой, или любые вдохновляющие идеи, которые могут возникнуть у сотрудника.

Эффективные встречи один на один могут выполнять четыре важные функции:

• Улучшите свои профессиональные отношения с сотрудником: открытые беседы могут позволить вам и вашим сотрудникам лучше узнать друг друга и укрепить доверие, что может способствовать более эффективному общению и совместной работе.

• Обеспечьте форум для двунаправленной обратной связи: сотрудник может свободно обсуждать разочарования или проблемы, связанные с рабочим местом, и вы можете решить эти проблемы. Это может выявить проблемы, над решением которых вы можете поработать на раннем этапе их трудоустройства.

• Создайте пространство для обсуждения или идей: может быть, у сотрудника есть частично сформированная концепция проекта, над которым он мог бы работать вместе с вами, или он хотел бы просто высказать мысли о своих текущих задачах. Наличие такого пространства для обсуждения может повысить вовлеченность и мотивацию сотрудников.

• Держите вас в курсе деликатных личных проблем: если сотрудник сталкивается с препятствиями, связанными с личными отвлечениями, беседа один на один может стать для вас временем, чтобы продемонстрировать понимание и оказать наставничество. Это тоже может вызвать доверие.

Как подготовиться к игре 1 на 1

Подготовка к каждой встрече один на один может помочь вашим сотрудникам быть восприимчивыми к встрече и считать ее продуктивной. Вот некоторые действия, которые вы можете предпринять для подготовки:

1. Установите регулярное время встречи

Рекомендуется проводить встречи один на один примерно раз в одну-две недели, причем каждая встреча длится от 30 до 60 минут. Поговорите со своими сотрудниками заранее, чтобы согласовать графики и определить лучшее время для встречи с каждым из них. Отметьте встречи в своем календаре или планировщике, чтобы напомнить вам и обозначить их важность.

2. Определите место

Физическая обстановка один на один может повлиять на то, насколько комфортно и восприимчиво себя чувствует сотрудник во время встречи. Подумайте, что было бы идеальным местом для разговора с каждым сотрудником. Вам может показаться, что конференц-зал слишком формальный, поэтому вы можете проводить встречи в более непринужденной обстановке, например, в близлежащем парке или кафе. Обеденный перерыв или прогулка также является хорошей идеей. Подумайте о том, чтобы попросить сотрудника внести свой вклад, поскольку у него могут быть определенные предпочтения.

3. Определите повестку дня

В повестке дня указаны темы, которые вы хотели бы обсудить, и вы можете структурировать встречу, чтобы она прошла гладко. Вот некоторые пункты, которые вы можете включить в свою повестку дня:

• Прогресс в выполнении задач сотрудника

• Подтверждение соответствия последним изменениям на рабочем месте

• Препятствия, с которыми может столкнуться сотрудник

• Личные разработки

Повестка дня может варьироваться в зависимости от сотрудника и обстоятельств. Например, если один сотрудник работает отлично, вы можете выделить часть повестки дня, чтобы похвалить его усилия и достижения. Опять же, может быть хорошей идеей связаться с каждым сотрудником перед собранием, чтобы спросить, какие темы они хотели бы обсудить или с какими проблемами они сталкиваются.

4. Подготовьте материал для разговора

Некоторые разговоры может быть трудно начать или поддерживать, поэтому вам может быть полезно иметь резервную копию материала разговора. Например, если вы хотите понять проблемы, с которыми сталкиваются ваши сотрудники, вы можете обсудить свои недавние проблемы. Точно так же, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники рассказали о предстоящих событиях в их личной жизни, вы можете сделать то же самое. Видя, что вы говорите с ними на одном уровне, ваши сотрудники могут быть более склонны к открытому обсуждению.

Как провести эффективную игру 1 на 1

То, как вы проводите встречу один на один, также может повлиять на ее эффективность. Помимо повестки дня, которую вы установили со своим сотрудником, вы можете выполнить следующие шаги, чтобы обеспечить бесперебойную и продуктивную встречу один на один:

1. Начинайте вовремя

Присутствие в оговоренное время встречи может показать, что вы цените время сотрудника. Это также может помочь гарантировать, что вы не вмешиваетесь ни в свое расписание, ни в график сотрудника, поскольку опоздание может привести к задержкам при запуске более поздних задач.

2. Зарегистрируйтесь

Если вы начнете встречу с уточняющих вопросов, это поможет создать непринужденную и безопасную атмосферу между вами и сотрудником. Для вас может быть хорошей идеей сначала выразить, как вы делаете или что вы думаете. Это может быть мысль, связанная с известным общим интересом, демонстрация сопереживания по поводу сложной задачи, над которой, как вы знаете, они работают, или что-то, что побуждает сотрудника ответить взаимностью. Ключ должен быть подлинным, так как это может помочь построить доверие.

3. Перезвоните на предыдущие встречи

Вспоминая ключевые моменты предыдущих встреч один на один, вы можете показать, что вы внимательны к проблемам сотрудника. Хорошей отправной точкой является запрос обновленной информации о любых целях, которые они могли упомянуть на предыдущей встрече. Например, если они ранее говорили о приближающейся вехе, вы можете спросить, как они добились ее и что они думают об этом.

Если вы проводите свою первую встречу один на один с сотрудником, вы можете вспомнить темы из случайных разговоров, которые у вас могли быть, или вопросы, затронутые на любых групповых собраниях. Например, если последнее совещание команды было посвящено новой политике компании, вы можете спросить сотрудников, что они думают по этому поводу и понимают ли они ее функции. Воспоминания о таких моментах могут показать, насколько сотрудник чувствует себя связанным с командой и организацией.

4. Спросите о прогрессе и проблемах

Спросив сотрудника, как бы он оценил свой профессиональный рост, можно получить представление об его самооценке и отношении к работе. Например, если они выражают энтузиазм по поводу недавнего прогресса, достигнутого в задании, это может означать, что они эмоционально вовлечены в свою работу и активно хотят делать ее хорошо.

Вы можете дополнить вышеуказанные знания, спросив о любых недавних проблемах, с которыми столкнулся сотрудник. Вы можете помочь им преодолеть трудности, задавая дополнительные вопросы о факторах, способствующих этим проблемам, и возможных решениях для них. Задавайте вопросы, а не предлагайте ответы, это может способствовать самоопределению и показать, что вы заинтересованы в работе с сотрудником.

5. Обсудите мораль и межличностные отношения

Эти вопросы более личные, чем цели и проблемы, но их важно обсудить из-за их влияния на опыт работы и удовлетворенность сотрудников. Эти вопросы могут быть деликатными для некоторых сотрудников, поэтому может быть хорошей идеей говорить косвенно. Например, вы можете спросить о любой критике, которую они получили, и о том, как они себя чувствовали, что вы можете сделать, чтобы создать более совместную среду или как они могли бы улучшить определенные процессы, чтобы создать более приятную рабочую среду.

6. Признавайте сильные стороны и победы

Ближе к концу вашей беседы один на один найдите время, чтобы отметить примеры положительных моментов, которые вы заметили в сотруднике или в том, что другие рассказали о вас. Например, вы можете отметить, что другие члены организации высоко оценили высокое качество работы сотрудника или что вы заметили твердую приверженность сотрудника. Комплимент, например, что вы рады видеть сотрудника в своей команде, также может быть эффективным. Эти признания могут повысить моральный дух, заставив сотрудника почувствовать, что его ценят.

7. Обсудите новые ожидания

В конце встречи сосредоточьтесь на обсуждениях, которые вы ожидаете от сотрудника к моменту следующей встречи один на один. Эти ожидания могут относиться к вопросам, которые вы обсуждали на собрании, или к вопросам, которые вы имели в виду до начала собрания. Это может быть так же просто, как выражение желания, чтобы сотрудник продолжал работать на высоком уровне. Это может помочь сотруднику сосредоточиться на росте и заставить его нести ответственность за работу, которую он выполняет в промежутке времени.

Примеры тем для личных встреч

Вот несколько примеров тем и вопросов, которые вы можете обсудить с сотрудниками в ходе личных встреч:

Регистрация и отзыв

Эти вопросы могут помочь растопить лед и узнать о ключевых событиях.

• Как ты себя чувствуешь с тех пор, как мы виделись в последний раз?

• Над чем вы работали?

• В прошлый раз вы упомянули [previously mentioned topic]. Что изменилось с тех пор?

• Как у вас обстоят дела с теми ожиданиями, которые мы обсуждали в прошлый раз?

• Что вы думаете о новой политике?

Ход работы и проблемы

Эти вопросы касаются успехов и препятствий в повседневных задачах сотрудника.

• Какими достижениями вы гордитесь с момента нашей последней встречи?

• Какие задания показались вам особенно интересными или стимулирующими?

• Как вы думаете, что стоит на пути вашего прогресса?

• С какими трудностями вы столкнулись в последнее время?

• Какие задачи вы считаете наименее интересными?

Мораль и коллеги

Эти вопросы могут помочь вам оценить, как сотрудник относится к своей работе и команде.

• Как ты и [team member] ладить?

• Какой ваш любимый аспект этой работы?

• Как вы думаете, кто является лидером в команде?

• Какие препятствия в общении с вами и вашими коллегами вы заметили?

• Как бы вы изменили то, как мы сотрудничаем в проектах?

Ожидания и развитие

С их помощью вы хотите мотивировать сотрудника и помочь в его опыте работы.

• Каковы ваши краткосрочные цели на ближайшие две недели?

• Над какими проектами вам интересно работать?

• Что я могу сделать, чтобы способствовать вашему развитию?

• Хотели бы вы получить коучинг или наставничество?

• Как я могу поддержать вас в вашем развитии?