Как провести эффективное предсмертное упражнение (плюс советы)

2 декабря 2021 г.

Предвидение рисков проекта является важной частью процесса планирования. Один из способов, с помощью которого некоторые команды пытаются найти препятствия, заключается в проведении премортема перед началом проекта. Изучение шагов, связанных с премортемами, может помочь вам определить, подходит ли этот метод для вашей команды. В этой статье мы объясним, что такое премортем, чем он отличается от постмортема и как его провести.

Что такое премортем?

Премортем — это упражнение, при котором члены команды встречаются перед проектом, чтобы обсудить риски, которые могут привести к провалу проекта. В некоторых случаях команда воображает, что проект уже потерпел неудачу, а затем работает в обратном направлении, чтобы найти причины. Менеджеры обычно проводят премортемы для выявления любых возможных рисков, часто называемых блокпостами, и способов их предотвращения или смягчения.

Обычно вся команда участвует в премортемах, чтобы получить несколько ценных точек зрения. Хотя менеджеры обычно возглавляют этот процесс, любой член команды может провести премортем, если он знает основы проекта, такие как общая цель, общий бюджет, сроки и доступные ресурсы.

Каковы преимущества премортема?

Если вы запустите премортем, вы увидите некоторые из следующих преимуществ:

• Лучшее понимание проекта: определение возможных результатов помогает вашей команде оценить различные области проекта, что может помочь им получить больше знаний о требованиях.

• Более четкие результаты: работа в обратном направлении для определения потенциальных причин неудачи позволяет лучше обрисовать проект и ваши ожидания от него.

• Больше информации о потенциальных препятствиях: поскольку цель премортема — найти риски, которые могут привести к провалу проекта, вы можете получить больше информации об обязательствах, которые обычно не учитывались бы.

• Больше общения между членами команды: члены команды часто сотрудничают во время премортема, что может установить стандарт общения на протяжении всей остальной части проекта.

Как сделать премортем

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы выполнить премортем:

1. Выберите визуальную среду

Премортемы обычно работают хорошо, когда ваша команда может видеть весь проект и риски. Если ваша команда встречается лично, рассмотрите возможность использования белой доски или стены с наклейками для заметок в качестве носителя. Виртуальные команды могут использовать доску управления проектами или даже общую электронную таблицу, чтобы каждый мог внести свой вклад.

2. Опишите основы проекта

Поделитесь общей информацией о проекте, чтобы участники знали, как подойти к премортему. Вот некоторые элементы, которые вы могли бы включить:

• Бюджет

• Лента новостей

• Клиент

• Цель

• Ресурсы

Чем больше информации есть у вашей команды, тем лучше они смогут детально сформулировать потенциальные проблемы.

3. Дайте команде время для формирования идей

Как только у вашей команды появится хорошее представление о проекте, дайте им хотя бы час, чтобы найти причины, по которым он может потерпеть неудачу. Вы можете попросить их объединиться в группы и создать общий список или они могут работать индивидуально, если ваша команда небольшая. Попросите их записать как можно больше препятствий и причин, по которым они могут привести к провалу проекта.

Поощряйте их творческий подход, чтобы вы могли исследовать все возможные области проекта. На данный момент никакая идея не может быть слишком маленькой или неправильной, поскольку каждая мысль может привести к тому, что другие будут думать о большем риске. Убедитесь, что ваша команда рассматривает только риски, а не решения на этом этапе, чтобы они оставались сосредоточенными.

4. Запишите все риски

Пусть ваша команда расскажет о своих рисках, чтобы вы могли добавить их на доску или другой визуальный носитель. Вы можете либо предложить одной группе или участнику поделиться всеми своими идеями одновременно, либо провести несколько раундов, в которых люди будут делиться одной идеей за раз. Когда вы записываете все идеи, может быть полезно попытаться сгруппировать некоторые из них вместе. Например, вы можете сгруппировать все вопросы, связанные с бюджетом, вместе.

5. Обсудите риски с командой

Начните открытое обсуждение вашего списка рисков, попросив членов команды объяснить, почему, по их мнению, риски могут привести к провалу проекта. Во время обсуждения вы можете задавать уточняющие вопросы, чтобы поддержать разговор и собрать больше деталей. На этом этапе члены команды также могут начать предлагать решения для препятствий. Добавляйте любую новую информацию на доску, чтобы команда могла ее видеть.

6. Создайте план действий

Используя решения, начните формировать планы действий для предотвращения различных сценариев сбоев. Подробно опишите меры или шаги, которые, вероятно, должна предпринять ваша команда, кто должен выполнить действия и когда они должны действовать. Вы также можете предпринять другие действия, например увеличить временную шкалу или увеличить бюджет в определенной области. Вы можете закончить премортем, когда все почувствуют, что план действий завершен.

Советы по успешному проведению премортема

Вот несколько советов, как сделать премортем успешным:

• Дайте вашей команде достаточно времени. Продолжительность вашего премортема может варьироваться в зависимости от размера проекта и команды. Обычно премортем длится не менее часа, хотя вам может потребоваться до половины дня, чтобы провести его.

• Назначьте специального человека для заметок. Даже если вы используете визуальный носитель для перечисления своих рисков и решений, члены команды могут обсуждать различные варианты и препятствия на протяжении всей встречи. Пусть один человек посвятит свое время ведению подробных заметок во время премортема, чтобы вы могли вернуться к основным моментам встречи позже.

• Ограничьте количество обсуждаемых рисков. Ваша команда может обнаружить сотни рисков, которые могут привести к провалу проекта. Чтобы сэкономить время и сохранить концентрацию вашей команды, постарайтесь ограничить премортем 10 наиболее важными препятствиями.