Как провести деловую встречу: типы и рекомендации

3 декабря 2021 г.

Понимание функций деловой встречи и того, как их эффективно реализовать, может принести существенные преимущества вашей компании. Используя эту организационную тактику, вы можете повысить производительность компании и повысить лояльность сотрудников. В этой статье мы расскажем о различных типах деловых встреч и о том, как их проводить.

Что такое деловая встреча?

Деловая встреча — это когда группа профессионалов собирается вместе, чтобы обсудить конфликт, внести изменения или отметить успех организации. Деловые встречи могут проходить между руководителями компании и сотрудниками, представителями компании и клиентами или руководителями отделов и их командами.

Виды деловых встреч

Существует шесть распространенных типов деловых встреч.

• Встречи по построению команды: встречи по построению команды можно использовать для повышения лояльности компании и профессиональных отношений между сотрудниками. Этот тип деловой встречи нетрадиционен тем, что может проходить как в офисе, так и в форме выездной деятельности.

• Встречи по инновациям. Встречи по инновациям позволяют сотрудникам высказывать свои предложения о том, как улучшить процедуры компании и тем самым повысить эффективность компании. Этот тип деловых встреч может помочь сотрудникам почувствовать себя ценными, а также внести свой вклад в уникальные идеи.

• Встречи для обмена информацией: этот тип деловых встреч предлагает альтернативу длинным корпоративным запискам или электронным письмам. Встречи по обмену информацией позволяют работодателям уведомлять своих сотрудников о новых политиках или событиях компании и позволяют сотрудникам задавать вопросы лично. Эта деловая встреча также важна для мозгового штурма.

• Совещания по обновлению статуса. Этот тип деловых встреч полезен для отслеживания хода выполнения командных проектов. Руководители отделов могут проверять ход выполнения отдельных задач и устранять любые проблемы, которые могут снизить эффективность команды.

• Совещания для принятия решений: этот тип деловых встреч обычно проводится среди руководителей компании. Они участвуют в совещаниях по принятию решений для обсуждения вопросов компании, таких как потенциальное сокращение или консолидация отделов.

• Совещания по решению проблем. Совещания по решению проблем обычно созываются в связи с текущим или неотложным конфликтом внутри компании. Встречи такого типа дают руководителям компаний возможность обсудить проблему и обсудить возможные решения для обеспечения нормального функционирования компании.

Правильный этикет для деловых встреч

Деловая встреча может потребовать от участников соблюдения правил этикета в зависимости от обстановки и характера самой встречи. В следующем списке будут рассмотрены семь способов продемонстрировать надлежащий этикет на деловой встрече:

1. Оденьтесь соответствующим образом

Этот аспект этикета деловой встречи будет зависеть от политики вашей компании в отношении одежды. Наряд в соответствующий деловой костюм для встречи может служить признаком уважения и профессионализма по отношению к участникам встречи.

2. Приезжайте пораньше

Важно прибыть пораньше, независимо от того, ведете ли вы деловую встречу или участвуете в ней. Это позволит вам устроиться, обменяться приветствиями и сосредоточиться на предстоящих задачах.

3. Представьтесь

Вы можете участвовать во встрече с членами других отделов или в определенных ситуациях, с клиентурой. Попробуйте представиться и пожать руку каждому человеку, которого вы раньше не встречали.

4. Участвуйте в активном слушании

Активное слушание может быть отличным признаком уважения к говорящему во время встречи. Это означает, что вы устанавливаете зрительный контакт, киваете, узнавая, что они говорят, и делаете заметки по ключевым моментам. Делая это, вы показываете говорящему, что считаете его время ценным.

5. Выключите свой мобильный телефон

В зависимости от ситуации, может быть лучше отключить громкость телефона или даже убрать его из поля зрения. Это поможет вам не отвлекаться и не отвлекать других во время встречи.

6. Дождаться всех участников

Этот аспект этикета деловой встречи может быть специфичен для лидера встречи. Постарайтесь дождаться прибытия и размещения всех участников, прежде чем представлять свои материалы и достигать поставленных целей.

7. Позвольте другим высказать свое мнение

Позволяя всем участвовать во время обсуждения и не перебивая, вы демонстрируете, что их мнение и опыт ценятся.

Как организовать деловую встречу

Ответственность за подготовку необходимых материалов и уведомление участников о дате, времени и месте проведения встречи возлагается на лиц, курирующих организацию деловой встречи. В следующем списке рассматриваются наилучшие способы подготовки к деловой встрече, чтобы обеспечить продуктивную работу:

1. Определите причину встречи

Прежде чем вы сможете выполнить другие организационные шаги, у вас должна быть причина для созыва собрания. Определите тип встречи, которую вы хотите провести, и основные моменты, которые вы хотите обсудить.

2. Установите подходящую дату и время

Назначьте дату, время и место для проведения собрания. Обязательно ознакомьтесь с расписанием встреч других компаний, чтобы случайно не назначить встречу на то же время.

3. Уведомить участников

Вы можете использовать функции электронной почты, чтобы пригласить участников на собрание и попросить их одобрить или отклонить ваше предложение. Если вы не получили ответа от получателя, вы можете связаться с ним по телефону или лично.

4. Подготовьте материалы

Создайте презентацию в виде слайд-шоу, распечатайте план презентации, чтобы раздать ее участникам деловой встречи, и отрепетируйте свою презентацию. Подготовка может быть важной частью успешной встречи.

5. Напишите повестку встречи

Запишите основные моменты, которые вы хотите осветить во время встречи, и разошлите повестку дня участникам за несколько дней до встречи. Это напомнит им о взятом на себя обязательстве и позволит им мысленно подготовиться к материалам, которые будут обсуждаться.

Как провести деловую встречу

Знание того, как правильно провести деловую встречу, может сэкономить драгоценное время участников и принести пользу всем участникам. В следующем списке рассматривается структурированный порядок продуктивной деловой встречи:

1. Приветствия и знакомство

Начните с формального представления себя, если участники встречи не являются вашими непосредственными коллегами. Попросите всех представиться, если они еще не знакомы друг с другом.

2. Назначьте ведущего

Если вы еще не назначили ведущего, вы можете сделать это на данном этапе собрания. Этот человек может написать или напечатать протокол встречи, чтобы вы могли просмотреть его позже. Ведение подробных заметок о встрече позволяет вам увидеть, какие вопросы были затронуты, и их можно разослать участникам, чтобы напомнить им о ключевых выводах, которые были изложены во время встречи.

3. Просмотрите повестку дня

Перед тем, как начать презентацию, просмотрите предполагаемую структуру деловой встречи и то, какие вопросы будут затронуты.

4. Полная(ые) презентация(и)

Завершите презентацию в виде слайд-шоу, не забывая о временных ограничениях. Убедитесь, что вы привлекаете аудиторию посредством зрительного контакта и хорошо представленных идей.

5. Вопросы и идеи полевых участников

После того, как вы закончили свою презентацию, вы можете разрешить участникам задавать вопросы и оставлять свои отзывы по теме обсуждения на собрании.

Как завершить деловую встречу

То, как вы завершите деловую встречу, так же важно, как и то, как вы ее подготовите и проведете. Есть необходимые шаги, которые необходимо выполнить, чтобы завершить встречу позитивно и мотивационно. В следующем списке будут рассмотрены надлежащие процедуры завершения деловых встреч:

1. Поблагодарите участников

Обязательно поблагодарите своих участников за то, что они нашли время в течение рабочего дня, чтобы принять участие в вашей встрече. Это поможет им почувствовать уважение и позволит им понять, что вы цените их время и внимание.

2. Завершите призывом к действию

Завершите встречу, подытожив необходимые дальнейшие шаги. Например, вы можете захотеть, чтобы ваши участники собирали данные или использовали идеи, обсуждавшиеся на собрании, для улучшения своей тактики продаж. Вы должны закончить напоминание об их следующем шаге.

3. Попросите ведущего напечатать и отправить протокол собрания.

Поблагодарите ведущего и попросите его прислать вам заполненный протокол собрания, чтобы разослать его остальным участникам.

4. Последующие действия

Если ваша встреча требует последующих действий, вы можете сделать это по электронной почте, чтобы проверить ход и оценить полезность деловой встречи.