Как провести аудит работы за 6 шагов

12 августа 2021 г.

Эффективный аудит рабочих мест может помочь предприятиям повысить точность информации о персонале. Когда предприятия переживают любой уровень изменений, аудиты рабочих мест могут иметь важное значение для изучения обязанностей сотрудников и обеспечения того, чтобы они выполняли роли, которые позволяют им использовать свои сильные стороны. Важно понимать, когда и как его эффективно использовать. В этой статье мы объясним, что такое аудит работы, обсудим его важность на рабочем месте и предложим шесть подробных шагов, которые помогут вам провести аудит работы.

Что такое аудит работы?

Аудит работы — это процесс, в ходе которого сотрудники компании встречаются для обсуждения текущих обязанностей сотрудников. Основной целью аудита является переоценка текущих должностных инструкций компании и обеспечение того, чтобы они отражали фактические обязанности сотрудников. Как правило, менеджеры по персоналу, как и специалисты по персоналу, контролируют и координируют эти проверки.

Аналитические и коммуникативные навыки жизненно важны в этом процессе. Они помогают аудиторам собирать соответствующую информацию и понимать, какие обновления нужны для записей компании. Эти навыки также помогают им сообщать любые обновления затронутым сотрудникам.

Почему важно проводить аудит работы?

Существует несколько сценариев, когда необходимо провести аудит работы, в том числе:

Реструктуризация компании

Когда компании реструктурируются, например, вносят существенные изменения для улучшения своей финансовой или операционной структуры, важно, чтобы они понимали, каковы потребности их персонала. Проведение проверок рабочих мест — один из способов сбора этой информации. Например, если ваша компания расширяется, вам может потребоваться определить, как реструктурировать ее, чтобы разместить большее количество сотрудников. В этом случае вам может потребоваться переназначить должности или обязанности в соответствии с вашими текущими потребностями. Аудит работы может помочь вам принять обоснованные решения, например, объединить две роли для создания новой должности или добавить больше ответственности к существующей должности.

Поощрения сотрудников

Когда сотрудник получает повышение, вы можете провести аудит работы, чтобы определить изменения между его предыдущей ролью и новой. В ходе этого процесса вы можете просмотреть обязанности новой должности и любое возможное увеличение заработной платы. Если есть существенные изменения в ответственности, вы можете обсудить их с сотрудником и раскрыть информацию о его новой зарплате. Эти беседы важны для того, чтобы сотрудники понимали свои новые обязанности и зарплаты перед тем, как приступить к работе.

Проверки соответствия

Проверки должностей помогают убедиться, что персонал компании соответствует всем применимым правовым стандартам. Например, если вы работаете менеджером по персоналу в больнице, вам может потребоваться регулярно проводить проверки рабочих мест, чтобы убедиться, что все сотрудники имеют необходимые полномочия для работы на своей должности. Еще одна отрасль, в которой проверки соответствия могут быть важны, — это образование, поскольку профессионалам в этой области могут потребоваться определенные сертификаты для преподавания на разных уровнях.

Как провести аудит работы

Если вы хотите узнать, как проводить аудит работы, вот шесть шагов, которые вы можете предпринять, чтобы завершить этот процесс:

1. Ознакомьтесь с описанием вакансии

Начните аудит своей работы с просмотра текущего описания работы. Это включает такие детали, как название должности, ее конкретные обязанности и любые требуемые квалификации. Ищите эту информацию в записях компании, старых объявлениях о вакансиях или контрактах сотрудников. Это поможет вам убедиться, что описание работы является полным и охватывает все важные детали. Вы можете делать заметки по мере того, как просматриваете текущую должностную инструкцию, чтобы убедиться, что у вас есть список важных деталей, на которые вы можете быстро ссылаться во время аудита.

2. Общайтесь с непосредственным руководителем

После того, как вы ознакомились с описанием вакансии, свяжитесь с непосредственным руководителем вакансии. Обсудите текущие обязанности каждого из их сотрудников, чтобы увидеть, как работа вписывается в команду и отдел. Сравните их информацию с описанием работы и определите, есть ли отличия.

Если непосредственный руководитель не уверен в каких-либо дополнительных обязанностях, которые выполняет сотрудник, вы можете понаблюдать за сотрудником и самостоятельно провести эти сравнения. Например, если в должностной инструкции менеджера по социальному контенту говорится, что он обрабатывает все публикации в социальных сетях, но вы обнаружите, что на самом деле он документирует аналитику взаимодействия, возможно, в должностную инструкцию необходимо внести изменения.

3. Внесите исправления

Если вы заметили какие-либо несоответствия в должностных обязанностях сотрудника, внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию. В сценарии, когда сотрудник продвигается по службе, на этом этапе вы можете проконсультироваться с менеджерами, чтобы определить, какие дополнительные обязанности сопровождают продвижение по службе. Это позволяет вам заполнить новое описание работы, прежде чем делиться изменениями с сотрудником. При внесении изменений документируйте изменения внутри компании на случай, если эта информация понадобится вам в будущем.

4. Изучите квалификацию

После того, как вы пересмотрели описание работы, важно просмотреть квалификацию, необходимую для выполнения этой должности. Они могли измениться в зависимости от сделанных вами обновлений. Например, если дополнительная обязанность требует определенного образования или квалификации, вам может потребоваться проверить, есть ли у сотрудника эти полномочия. Если они больше не соответствуют требованиям из-за изменения обязанностей, вы можете создать план, который поможет им получить необходимое образование или обучение.

5. Сравните зарплаты

С любым новым описанием работы полезно понимать, как ваше предложение по зарплате сравнивается со средней зарплатой для аналогичных должностей в отрасли. Вы можете сравнить зарплату в своей компании с зарплатой, которую предлагают ваши конкуренты, чтобы увидеть, насколько конкурентоспособна ваша ставка заработной платы. Это может потребовать, чтобы вы исследовали средние или индивидуальные цифры заработной платы для должностей с аналогичным описанием работы. Чтобы помочь завершить исследование сравнения зарплат, вы можете использовать онлайн-поиск работы или зарплату. инструменты.

6. Обновите записи компании

В конце аудита вашей работы вы можете официально обновить записи своей компании, чтобы отразить любые изменения. Проверка записей вашей компании важна для обеспечения того, чтобы операции с персоналом имели актуальную информацию в записях. Некоторыми примерами обновлений, которые вы можете внести, являются изменения в персонале или их должностях, измененные должностные инструкции и изменения размера заработной платы.