Как провести анализ работы

Поскольку рабочая сила меняется, чтобы приспособиться к технологиям и методам работы, работодателям необходимо обновить свое понимание и ожидания от работы. Анализ работы позволяет как работнику, так и работодателю определить навыки и задачи определенной должности. Такой тщательный осмотр работы может повлиять на все, от процесса найма до компенсации. В этой статье мы объясним, как выполнить анализ работы и как этот анализ приносит пользу рабочему месту.

Что такое анализ работы?

Анализ работы — это оценка должности для определения навыков или компетенций, необходимых для выполнения определенной работы, условий работы и того, как эта роль влияет на другие части бизнеса. Анализ работы оценивает должность, а не сотрудника, выполняющего работу. Цель анализа работы состоит в том, чтобы определить уникальный набор способностей и опыта, необходимых для каждой должности.

Анализ работы — это процесс, который включает в себя различные методы и этапы, используемые для оценки любой должности. Анализ работы проводится по нескольким отраслям. Правительство даже предлагает рекомендации по проведению анализа. Анализ работы наиболее эффективен, когда для завершения процесса используются одни и те же профессиональные стандарты, независимо от отрасли или бизнеса.

Работодатели проводят анализ работы, чтобы лучше понять компетенции, используемые для выполнения определенной роли в компании. Компетенция – это набор поведения, способностей и знаний, необходимых для работы на работе. Это может включать в себя знание того, как работать с определенным компьютерным программным обеспечением или работать с определенной машиной или инструментом. Это может также включать сертификаты и образование. Такие навыки, как управление временем и решение проблем, также могут считаться компетенциями, необходимыми для выполнения работы.

Как провести анализ работы

Вот шаги, которые компания может предпринять для завершения анализа работы:

1. Соберите информацию о позиции

Наблюдайте и беседуйте с сотрудниками, которые в настоящее время находятся на рабочем месте. Попросите сотрудников описать задачи, которые они выполняют, и попросите их быть как можно более конкретными при определении своих обязанностей. Прочитайте все руководства или письменные документы, которые в настоящее время определяют положение. Сравните текущие должностные инструкции с тем, что на самом деле говорят и делают сотрудники. Запишите свои результаты по отделам или отдельным позициям. Создайте отчет обо всех задачах и навыках, которые включает работа.

2. Оцените важность каждой задачи и компетенции

Как только вы поймете, какие компетенции необходимы для выполнения каждой работы, вы сможете оценить сложность каждой задачи и набора навыков. Определитесь с навыками высокого уровня для каждой должности. Обратите внимание, какие навыки являются начальными, а какие требуют большего опыта. Вы можете получить другое представление, чем то, что вы изначально считали самой важной частью работы.

3. Стандарты исследовательской отрасли

Найдите данные о должностях в анализе вашей работы, чтобы убедиться, что вы соответствуете текущей рабочей силе. Используйте правительственную литературу и информацию от профессиональных организаций, чтобы проверить свои результаты. Проконсультируйтесь с экспертами в предметной области, которые могут описать задачи, необходимые для выполнения работы. Общайтесь с другими компаниями и сравнивайте данные.

4. Пересмотрите должностные инструкции и стандарты

После того, как вы изучили и определили наиболее важные компетенции, необходимые для выполнения работы, составьте список всех задач и наборов навыков. Используйте это, чтобы изменить существующее описание работы или создать новое, соответствующее вашему анализу. Создайте набор стандартов для каждой должности, которые соответствуют вкладу вашего сотрудника и вашим собственным наблюдениям за работой. Включите ожидания, которые вы, возможно, не заметили, но основаны на профессиональных рекомендациях, полученных в результате вашего исследования.

5. Используйте данные для внесения изменений

Посмотрите на свою организацию в целом. Решите, будут ли правильные задачи назначены на правильные рабочие места на основе вашего анализа. Если вы обнаружите, что работа из одного отдела лучше подходит для другой команды, перенесите эти задачи на другую работу. Вы также можете обнаружить, что некоторые отделы обрабатывают больше, чем другие. Используя данные анализа работы, вы можете найти способы перераспределения рабочих обязанностей на основе компетенций каждой должности.

Какие методы вы можете использовать для проведения анализа работы?

Вот основные способы, которыми работодатели собирают данные для анализа работы:

• Интервью. Попросить сотрудника подробно рассказать о своей работе — это один из способов составить точное описание работы. Работодатели будут задавать вопросы о конкретных задачах, а также запрашивать разбивку обязанностей, выполняемых теми, кто занимает определенную должность.

• Наблюдения: работодатель также может наблюдать за тем, как сотрудники выполняют свою работу, отмечая задачи, которые они выполняют, и навыки, необходимые для выполнения этих задач. Наблюдения хорошо работают для физических процессов и результатов продукта.

• Опросы: некоторые работодатели будут использовать опрос, чтобы узнать, как часто выполняется определенная задача или как часто используется набор навыков. Эти опросы могут быть строго структурированными формами, в которых сотрудники используют шкалу для ответов на вопросы о работе. Опросы также можно использовать в более неформальной обстановке, чтобы сотрудники могли отвечать на открытые вопросы.

• Журналы работы: работодатели могут запросить письменный отчет о ежедневной работе за определенный период времени. Это позволяет сотруднику дать четкое описание обычных обязанностей своей работы и сроки, необходимые для каждой задачи.

Преимущества проведения анализа работы

Вот способы, которыми компания может использовать данные анализа работы, чтобы принести пользу своему рабочему месту:

Признать необходимые навыки и задачи

Анализ работы может принести пользу как работодателю, так и работнику, создавая более четкое представление о том, что включает в себя работа. Эта новая база знаний служит для обучения менеджеров, которые могут не понимать нюансов каждой должности под их руководством. Это также создает справедливый набор стандартов для сотрудников, чтобы они точно знали, что от них ожидается в рамках их роли на рабочем месте. Во время анализа работы работодатели также ранжируют навыки и задачи, чтобы определить, какие из них требуют более высоких знаний и навыков. После тщательного наблюдения работодатели также могут заметить дополнительные обязанности, которые изначально не входили в должностную инструкцию.

Создание методов оценки

После анализа работы работодатель может использовать это руководство для обновления или создания новых способов оценки эффективности работы. Как только набор навыков, необходимых для работы, становится ясным, работодатели могут реструктурировать оценку, чтобы более реалистично оценить, как сотрудник выполняет свои должностные обязанности.

Определить заработную плату и критерии продвижения по службе

Используя анализ работы, работодатели ранжируют компетенции, используемые в работе. Анализ работы может помочь определить, что определенная должность имеет более высокий набор навыков, чем отмечалось ранее, и работодатели могут решить скорректировать шкалу заработной платы для этой должности. Анализ также помогает определить, когда сотрудник обладает компетенциями более высокого уровня и заслуживает повышения.

Руководство обучением и развитием сотрудников

Анализ работы помогает работодателям понять, как лучше всего обучать новых и существующих сотрудников. Если анализ показывает важный набор навыков, который ранее не учитывался как важная часть работы, они могут решить, что необходимо дополнительное обучение. Данные анализа также могут показать наиболее эффективные области для профессионального развития.

Обновите процессы найма

Анализ работы может показать работодателям, что им необходимо обновить описания должностей, используемые для найма и оценки. Новые должностные инструкции можно использовать для улучшения языка процесса найма. Потенциальные кандидаты на работу могут получить лучшее представление о том, какие навыки работодатели ищут на определенной должности и какие задачи включает в себя работа.