Как повысить прозрачность проекта с помощью 12 стратегий

Общение с другими о статусе проекта позволяет всем понять, что им нужно сделать, чтобы добиться успеха, и чего они могут ожидать от других в своей команде. Менеджеры, клиенты и члены команды полагаются на культуру прозрачности, чтобы гарантировать достижение желаемых результатов в установленные сроки. Когда вы работаете с другими, знание того, как быть прозрачным в своей работе и поощрять других быть прозрачными, может способствовать созданию более подотчетной и коммуникативной рабочей среды для всех.

В этой статье мы объясняем важность прозрачности проекта и рассказываем, как повысить прозрачность ваших проектов на работе.

Почему важна прозрачность проекта?

Прозрачность в отношениях с вашей командой и клиентами может создать более продуктивную корпоративную культуру и помочь вам предоставлять клиентам более качественные продукты. Прозрачность проекта важна по нескольким причинам:

• Установление ожиданий. Прозрачность проекта формирует ожидания у членов вашей команды и помогает всем понять, чего им нужно достичь и когда им нужно представить свою работу другим членам команды.

• Построение доверия: прозрачность устанавливает доверие в команде, потому что каждый понимает, что делают другие и в любой момент, и потому что каждый человек доверяет другим достаточно, чтобы делиться информацией с командой.

• Повышение производительности. Когда в команде существует культура прозрачности и каждый знает статус различных результатов проекта, всем легче работать продуктивно и повышать свою эффективность.

• Улучшение фокуса: прозрачность также может повысить фокус проекта, потому что члены команды могут держать друг друга подотчетными и следить за ходом проекта. Если один человек начинает выходить за рамки проекта, другие могут помочь их исправить.

• Создание сотрудничества. Открытость с товарищами по команде и обсуждение своей работы развивает культуру сотрудничества и улучшает командную работу в группе.

• Содействие наставничеству: если кто-то совершает ошибку, прозрачность позволяет лидерам определить, кто допустил ошибку, наставлять их и давать им советы, чтобы предотвратить подобные проблемы в будущем.

• Выявление ошибок: прозрачная командная среда может помочь людям выявлять ошибки на ранней стадии и исправлять их до того, как они повлияют на результат проекта.

• Повышение удовлетворенности клиентов: когда люди прозрачны друг с другом и со своими клиентами, клиенты, как правило, более удовлетворены конечным результатом и деловыми отношениями.

Связанный: [How to Be Transparent in the Workplace](https://buom.ru/career-advice/career-development/Быть-прозрачным)

Как повысить прозрачность проекта

Вот 12 шагов для повышения прозрачности ваших проектов на работе:

1. Оцените текущую культуру прозрачности

Прежде чем приступить к проекту, определите текущий уровень прозрачности в вашей команде. Если вы хотите повысить прозрачность проекта, важно понять текущие привычки вашей команды, чтобы определить вашу отправную точку и какие изменения вы можете внедрить. Некоторым группам могут потребоваться лишь небольшие улучшения, потому что в компании уже сложилась сильная культура прозрачности, в то время как другие команды могут внести значительные улучшения, чтобы стать более прозрачными. Вспомните прошлые проекты и подумайте о том, как люди общались, как часто они делились обновлениями и насколько люди несли ответственность за свое поведение.

Связанный: [How To Change Company Culture in Your Organization](https://buom.ru/career-advice/career-development/change-company-culture)

2. Объясните необходимость прозрачности

Планируя повысить прозрачность проекта, проведите открытую дискуссию со своими товарищами по команде о том, почему вы считаете, что прозрачность важна. Обсуждая с коллегами потребность в прозрачности и то, как вы надеетесь улучшить результаты проекта за счет большей прозрачности, вы сможете согласовать свои цели с их целями и повысить эффективность своих усилий. Обсуждение того, как отсутствие прозрачных действий в прошлом снизило успех проекта, или упоминание вашего положительного опыта использования прозрачных стратегий может сделать ваши идеи более убедительными.

3. Опишите общие рабочие процессы

В начале проекта создайте схему всех рабочих процессов в рамках проекта. Создание диаграммы рабочего процесса может помочь вам понять, кто отвечает за какие задачи и как их действия влияют на сроки и результаты на протяжении всего проекта. Поделитесь этим планом со всеми членами вашей команды, чтобы все они понимали более широкую перспективу проекта, а не только свою индивидуальную роль. Это создает ощущение прозрачности во всей команде и способствует единству в группе.

4. Установите индивидуальные роли

Как только все поймут поток работы в команде, объясните индивидуальную роль каждого в этой структуре. Соберитесь в команде и обсудите обязанности каждого, а также время, когда они ожидают завершить каждый шаг в проекте, чтобы передать его следующему члену команды. Этот разговор позволяет каждому обсудить, считают ли они свою рабочую нагрузку разумной и нужно ли им перераспределить какие-либо обязанности в проекте для своевременного достижения своих целей.

5. Предоставьте доступ к контактной информации

Ключевым аспектом повышения прозрачности проекта является обеспечение того, чтобы все, кто работает над проектом, могли легко связаться друг с другом. Опубликуйте точную контактную информацию для всех в команде, например, адреса электронной почты или номера телефонов. Вы можете рассмотреть возможность использования системы обмена мгновенными сообщениями только для отдельных лиц в проектной группе, чтобы каждый мог видеть постоянные обновления, относящиеся к этому заданию.

Поощряйте всех быстро отвечать членам команды, чтобы предотвратить любые задержки в проекте и способствовать их собственной ответственности за внутреннюю коммуникацию. Например, кто-то может нести ответственность за отправку результата к пятнице, поэтому в понедельник он отправляет электронное письмо своему менеджеру с вопросом. Если менеджер не ответит до четверга, это может нарушить весь рабочий процесс. Более прозрачное общение внутри команды может предотвратить эту задержку.

6. Уточните задания и их результаты

Обеспечение того, чтобы все понимали свои задачи и то, почему они их выполняют, является важным аспектом подотчетности. Помочь своим товарищам по команде прояснить их обязанности и понять их задачи — отличный способ повысить прозрачность проекта. Вы можете сделать это, помогая им в исследованиях и объясняя технические термины.

Уточняя задания, вы также можете объяснить бизнес-результаты каждой задачи. Обсуждение вклада каждого участника проекта в достижение целей клиента или финансовых результатов демонстрирует прозрачность общего управления проектом.

7. Объясните изменения

Если во время проекта происходят изменения, обсудите их с вашей командой и подробно объясните. По возможности подготовьте свою команду до того, как произойдут изменения, чтобы они могли спланировать свою часть проекта. Независимо от того, как они относятся к изменению, честное обсуждение и предоставление людям возможности задавать вопросы могут помочь им чувствовать себя более комфортно при корректировке проекта. Обсуждение стратегических причин изменений в проекте демонстрирует прозрачное мышление, которое поощряет людей в вашей команде также быть прозрачными в своем собственном выборе работы.

8. Встречайтесь всей группой

Дайте людям возможность быть открытыми и общаться друг с другом, планируя собрания для всей команды. Встреча всей командой дает каждому возможность попросить отзыв или помощь в его части проекта. Даже если эти собрания представляют собой лишь краткие проверки, проведение собраний для всей команды — это хорошая возможность убедиться, что все находятся на пути к своевременной отправке заданий для проекта и понимают свои обязанности на следующем этапе проекта.

Связанный: [How To Run an Effective Staff Meeting](https://buom.ru/career-advice/career-development/efficient-staff-meeting)

9. Регулярно обновляйте клиентов

Прозрачность внутри команды имеет решающее значение для завершения проекта, но также важно быть прозрачным и общаться со своими клиентами и заказчиками. На протяжении всего проекта регулярно отправляйте клиентам обновления о своем прогрессе. Спрашивайте их отзывы, когда у вас есть вопросы, и будьте честны, если вы столкнулись с какими-либо значительными задержками, которые могут повлиять на окончательный срок или результат проекта. Открыто сообщайте о других важных аспектах проекта, влияющих на клиента, таких как изменение затрат, непредвиденная текучесть кадров или обновленные предложения услуг.

10. Попросите людей поделиться

Если люди не проявляют прозрачности во время проекта, несмотря на ваши усилия, рассмотрите возможность открытого запроса обновлений от них. Когда вам нужно узнать информацию о чьей-то части проекта, скажите им, что вы были бы признательны за некоторую информацию об их процессе. Вы можете указать крайний срок для сбора дополнительной информации или попросить о личной встрече, чтобы поделиться новостями и провести коллективный мозговой штурм.

11. Модель подотчетности

Во время проекта моделируйте подотчетное и прозрачное поведение. Если вы совершите ошибку или ошибку, которая повлияет на других людей в проекте, будьте честны и возьмите на себя ответственность за свои действия. Показывая другим, что это нормально брать на себя ответственность за свои ошибки, пока вы их исправляете, вы можете дать другим людям возможность сделать то же самое. Аналогичным образом, регулярный обмен обновлениями с другими людьми также может помочь им чувствовать себя более комфортно, регулярно сообщая о статусе своей работы.

Связанный: [Accountability and Responsibility at Work (With 7 Tips for Managers)](https://buom.ru/career-advice/career-development/difference-accountability-difference)

12. Распространяйте данные проекта

Прозрачность включает в себя больше, чем просто ваше поведение во время проекта. Он также охватывает информацию о компании, такую ​​как данные о финансах проекта, рабочих часах и ресурсах. По возможности предоставьте своей команде доступ к данным проекта, чтобы они могли отслеживать производительность и прогресс как самих себя, так и команды в целом. Предоставляя людям информацию о своих проектах, они могут принимать более разумные решения о том, как они используют свое время, и чувствовать мотивацию для улучшения этих показателей.