Как поделиться PowerPoint в 5 методах (плюс советы)
Многие профессионалы делятся своими цифровыми презентациями со своими коллегами. Есть несколько методов, которые они могут использовать для отправки своих презентаций другим. Если вы часто используете PowerPoint на работе, вам может быть полезно научиться делиться своими презентациями с коллегами. В этой статье мы обсудим, как поделиться PowerPoint, объяснив, кому это может понадобиться, и предоставив различные методы и советы по совместному использованию ваших презентаций.
Кому может понадобиться поделиться PowerPoint?
Есть несколько профессионалов, которым может понадобиться поделиться PowerPoint, например:
Коллеги
Во время работы ваши коллеги могут захотеть поделиться презентацией с вами или с кем-то еще. Например, если вы делаете презентацию с коллегой, они могут поделиться созданной ими презентацией PowerPoint, чтобы вы также могли ее редактировать. Если вы зададите коллеге вопрос по теме, с которой он знаком, он также может отправить вам презентацию, содержащую информацию, относящуюся к этой теме. Кроме того, коллега может сделать презентацию в PowerPoint и поделиться ею со своим отделом, чтобы получить обратную связь.
Менеджеры
Иногда ваши менеджеры могут захотеть поделиться презентацией с вами или со своей командой. Например, они могут захотеть поделиться учебными или учебными материалами через PowerPoint. Они также могут начать презентацию для работы своей команды и поделиться ею с ними, чтобы они могли ее редактировать. Также могут быть случаи, когда ваш менеджер ведет презентацию о новых политиках компании. После этого они могут поделиться своей презентацией с командой, чтобы они могли вернуться к ней позже.
Менеджеры по персоналу
Менеджер по персоналу (HR) компании выполняет несколько задач, которые могут потребовать совместного использования PowerPoint. Например, менеджер по персоналу может поделиться с новыми сотрудниками презентацией с вводными или обучающими материалами. Если компания объявляет о новых компенсационных пакетах, менеджер по персоналу также может поделиться презентацией, объясняющей преимущества для сотрудников. Менеджер по персоналу может также разработать новую систему найма, которой он хочет поделиться с высшим руководством. Они могли создать презентацию о своей новой системе, а затем поделиться ею с руководством.
5 способов поделиться PowerPoint
Вот пять способов поделиться PowerPoint:
1. Метод ПК
Вот шаги для совместного использования PowerPoint на ПК:
Откройте программу и выберите презентацию, которой хотите поделиться.
Выберите опцию «Поделиться» в правом верхнем углу страницы, чтобы открыть раскрывающееся меню.
Просмотрите раскрывающееся меню и решите, хотите ли вы поделиться всей презентацией или текущим слайдом.
После того, как вы выберете вариант, появится новое окно, в котором вы можете выбрать способ обмена, например, обмен по электронной почте или Zoom или сохранение презентации в файлах на вашем компьютере.
Другой вариант совместного использования презентации на ПК — открыть приложение PowerPoint и поделиться им с домашней страницы, выполнив следующие действия:
Найдите вкладку «Поделиться» в меню слева от экрана.
После того, как вы нажмете на эту вкладку, появятся те же варианты общего доступа, что и в предыдущем методе.
Выберите вариант, который лучше всего подходит вам и вашим коллегам.
2. Метод Mac
Если вы используете Mac, вы также можете отправить кому-нибудь PowerPoint, выполнив следующие действия:
Откройте презентацию, которой хотите поделиться.
Выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана, чтобы открыть раскрывающееся меню с настройками.
Нажмите кнопку «Поделиться», которая находится примерно на полпути вниз по меню, чтобы открыть меню с вариантами обмена.
Выберите «Отправить ссылку», «Копировать ссылку», «Отправить презентацию», «Отправить PDF» или «Управление доступом».
Кроме того, вы можете нажать кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу программы, чтобы найти несколько других опций, таких как «Копировать ссылку», «Почта» и «Другие приложения». При желании введите контактное имя или адрес электронной почты получателя в текстовое поле, чтобы отправить его по электронной почте непосредственно ему.
3. Метод PDF
Другой способ — сохранить презентацию в виде файла PDF, чтобы поделиться ею с кем-то еще. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:
Если вы используете Windows, откройте PowerPoint и выберите вкладку «Файл».
Нажмите «Сохранить как» и выберите «Этот компьютер», «Добавить место» или «Обзор», чтобы сохранить презентацию.
Щелкните раскрывающееся меню под заголовком презентации, чтобы открыть меню с параметрами файла.
Прокрутите, чтобы найти и выбрать «PDF».
Чтобы подтвердить этот выбор, нажмите кнопку «Сохранить», которая находится справа от раскрывающегося меню файла.
Сохранив презентацию в формате PDF, вы можете отправить ее своим коллегам. Например, вы можете отправить им электронное письмо, текстовое сообщение или ссылку. Сохранение презентации в формате PDF полезно, поскольку при этом сохраняется форматирование презентации. Это также позволяет другим, у кого нет доступа к PowerPoint, просматривать вашу презентацию.
4. Метод вложения электронной почты
Вы также можете поделиться своим PowerPoint с помощью электронной почты, выполнив следующие действия:
Войдите в предпочитаемую учетную запись электронной почты и создайте письмо.
Добавьте правильных получателей в свою электронную почту.
Напишите строку темы, чтобы получатели знали, о чем письмо.
Прикрепите файл презентации, обычно щелкнув значок скрепки, который можно найти на многих платформах электронной почты.
После того, как вы нажмете на символ скрепки, откроется окно со всеми файлами на вашем компьютере или устройстве.
Найдите презентацию, которой хотите поделиться, и дважды щелкните ее, чтобы прикрепить к электронному письму.
Отправьте электронное письмо, чтобы получатель получил презентацию.
5. Метод масштабирования
Если вы делаете презентацию в Zoom, вы можете поделиться своим экраном, чтобы зрители могли видеть вашу PowerPoint, выполнив следующие действия:
Откройте презентацию на своем компьютере.
Как только вы начнете собрание, выберите «Поделиться экраном» на панели управления в нижней части окна.
Просмотрите параметры монитора для экранов, которыми вы можете поделиться с участниками собрания.
Выберите монитор PowerPoint и нажмите «Поделиться» в правом нижнем углу окна.
Как только Zoom поделится вашим экраном, вы сможете нормально представить свою презентацию, пока ваши зрители смотрят. Убедитесь, что вы начинаете презентацию с самого начала, щелкнув вкладку «Слайд-шоу» на панели инструментов, а затем выбрав параметр «С начала».
Советы по совместному использованию PowerPoint
Вот несколько советов по совместному использованию PowerPoint:
Сотрудничайте с другими: если вы используете Windows и имеете учетную запись OneDrive, вы можете добавить соавторов, нажав «Поделиться» в правом верхнем углу PowerPoint. Сохраните презентацию в OneDrive, добавьте уровень разрешений, добавьте получателей и выберите «Отправить».
Измените имя файла. Когда вы делитесь своей презентацией, убедитесь, что вы изменили имя файла, чтобы ваши коллеги могли распознавать слайды презентации. Это также может помочь людям узнать, о чем презентация, когда они откроют ее.
Используйте платформу для обмена: рассмотрите возможность использования платформы для обмена, чтобы легко делиться презентацией с несколькими людьми одновременно. Загрузите презентацию на выбранную вами платформу и поделитесь ссылкой с коллегами.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.