Как побороть усталость от виртуальных совещаний за 10 шагов

Обновлено 8 июня 2022 г. | Опубликовано 6 мая 2022 г.

Обновлено 8 июня 2022 г.

Опубликовано 6 мая 2022 г.

Организации могут использовать виртуальные встречи для подключения многих сотрудников к сети, не требуя, чтобы они находились в одном физическом месте. Хотя эти онлайн-встречи могут дать много преимуществ, они также могут быть утомительными для участников и организаторов. Изучение того, как бороться с усталостью от этих типов встреч, может помочь вам минимизировать стресс и выгорание в организации и создать платформу для себя и своих коллег, чтобы они могли выполнять свою работу наилучшим образом.

В этой статье мы определяем усталость от виртуальных совещаний, описываем, почему это происходит, и предлагаем 10 шагов для борьбы с усталостью от виртуальных совещаний в рамках вашей должности.

Что такое усталость от виртуальных встреч?

Усталость от виртуальных совещаний — это чувство усталости, которое вы можете испытать после завершения онлайн-совещаний в рамках своих повседневных обязанностей. В некоторых онлайн- или гибридных ролях сотрудники могут встречаться на платформах видеоконференций для обсуждения бизнеса. Хотя эти встречи могут быть продуктивными и удобными, они также могут быть изматывающими. Это особенно верно, если вы проводите несколько встреч в день.

Что вызывает усталость от виртуальных встреч?

Существует множество потенциальных причин усталости от виртуальных совещаний. В некоторых случаях повышенная видео- и аудиостимуляция при взгляде на экран может подавлять ваши чувства и вызывать усталость. Также может быть сложнее заметить социальные сигналы, такие как язык тела, в виртуальной среде, что приводит к чрезмерному напряжению. Кроме того, тот факт, что сотрудники могут проводить виртуальные встречи дома на персональных компьютерах, может свести к минимуму различие между домом и работой, ограничивая возможность отключиться и расслабиться.

Как бороться с усталостью от виртуальных встреч

Вот 10 шагов, чтобы свести к минимуму последствия усталости от виртуальных встреч:

1. Ставьте цели встречи

Если вы участвуете в собрании, подумайте о том, чтобы разработать и поделиться целями встречи, чтобы поддерживать обсуждение в нужном русле. Это может гарантировать, что встречи не будут длиться дольше, чем запланировано, и что они охватывают только самые актуальные темы. Вы можете определить наиболее важные цели для каждой встречи, а затем свести к минимуму время, затрачиваемое на другие области.

2. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Сведение к минимуму отвлекающих факторов вне вашей встречи может ускорить процесс, удерживая вас и ваших коллег в фокусе. Это также может ограничить количество сенсорной стимуляции, которую вы получаете. Рассмотрите возможность проведения совещаний в тихой комнате и уберите потенциально отвлекающие предметы, такие как телефон.

3. Используйте разные способы общения, когда это возможно

Рассмотрите возможность адвокации обмена информацией в формате, отличном от виртуального собрания, когда это возможно. Чтобы сократить количество необходимых виртуальных встреч, вы можете предоставить информацию по электронной почте или в сообщении или запланировать телефонный звонок. Вы также можете встретиться лично, если есть свободные места.

4. Будьте интерактивны

Во время виртуальных встреч рассмотрите возможность разработки или участия в интерактивных мероприятиях. Некоторыми примерами деятельности могут быть дискуссии в малых группах или демонстрации. Эти мероприятия могут вовлечь всех участников и позволить сотрудникам изменить привычный ритм и мысленные требования к виртуальной встрече. Они также могут расширить возможности обучения для тех, кто лучше всего учится при участии.

5. Ограничьте продолжительность встречи

Еще один хороший способ уменьшить последствия усталости от виртуальных совещаний — сделать совещания как можно короче. Это может снизить умственную нагрузку на встречу и сделать дни более управляемыми для тех, у кого есть несколько требований к встречам. Подумайте о том, чтобы сократить любой ненужный контент или сосредоточиться на целях и приоритетах, чтобы оптимизировать время встречи.

6. Избегайте многозадачности

Когда вы завершаете свои виртуальные собрания, рассмотрите возможность сосредоточиться только на собрании, а не на выполнении других повседневных задач. Хотя выполнение нескольких задач одновременно может показаться эффективным, это может потребовать больше усилий и привести к тому, что вы упустите важную информацию. Перед собранием рассмотрите возможность закрытия всех других вкладок на своем компьютере и перемещения любых других устройств, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на теме собрания.

7. Делайте перерывы

Хороший способ уменьшить усталость от виртуальных встреч — делать частые перерывы в течение дня. После каждой встречи подумайте о том, чтобы выйти из компьютера, чтобы дать глазам отдохнуть и позволить себе перезарядиться для следующей задачи. Если возможно, прогуляйтесь на свежем воздухе, чтобы сменить обстановку. Если вы отвечаете за планирование совещаний, рассмотрите возможность включения регулярных перерывов в дневное расписание, а не проведения совещаний подряд. Это может помочь снизить утомляемость сотрудников и позволить всем участникам внести максимально возможный вклад.

8. Попросите о помощи

Если вы боретесь с усталостью от виртуальных совещаний, рассмотрите возможность обратиться к своим руководителям, чтобы описать свою проблему и провести мозговой штурм возможных решений. Вы также можете поговорить с коллегами и поделиться советами по поддержанию выносливости в течение долгого дня онлайн-совещаний. Хотя исключить все виртуальные встречи может быть невозможно, вы можете найти возможность снизить интенсивность своих требований. Например, ваши опасения могут побудить руководителя преобразовать некоторые предстоящие встречи в электронные письма или телефонные звонки.

9. Наградите себя

Чтобы свести к минимуму выгорание из-за слишком большого количества виртуальных встреч, вы можете создать систему регулярного вознаграждения за свою работу. Это может помочь вам разбить свой день на более мелкие части и всегда иметь что-то, чего можно с нетерпением ждать. Например, вы можете выпить или перекусить после каждой встречи или вознаградить себя прогулкой, встречей с другом или прослушиванием любимой песни. Делая это, вы можете мотивировать себя выполнять свою работу и постоянно оставаться позитивным в течение рабочего дня.

10. Оставайтесь гибкими

Если вы создаете, проводите или участвуете в виртуальных собраниях, подумайте о том, чтобы оставаться гибким в отношении предложений о способах снижения усталости. Эти идеи могут оказаться полезными, даже если они потребуют от вас изменения тактики или графика. Например, попросите сотрудников выключить свои камеры, если они кажутся особенно уставшими. Вы также можете сократить встречи, если это необходимо, или спросить участников встречи, есть ли у них какие-либо предложения по улучшению.