Как планировать свой день и быть более продуктивным

1 июля 2021 г.

Один из лучших инструментов для лучшего управления временем и продуктивности — это ведение ежедневного расписания. Эффективный рабочий график поможет вам сосредоточиться на важных задачах и с меньшей вероятностью пропустить важные события или сроки. В этой статье мы объясним, как планировать свой день, а также предоставим некоторые общие инструменты и советы, которые помогут вам быть более продуктивными на работе.

Почему важно планировать свой день?

Планирование дня поможет вам спланировать дневную деятельность, чтобы вы могли эффективно использовать свое время и достигать своих целей. Расписание дня поможет вам:

• Ставьте реалистичные цели. Расписание дает вам знать о ваших возможностях и о том, сколько времени вам нужно.

• Оставайся сфокусированным. Вы с большей вероятностью будете избегать прерываний и отвлекающих факторов.

• Установите баланс между работой и личной жизнью. Если вы будете более эффективно выполнять свои рабочие задания, у вас будет больше времени для других дел в вашем списке дел.

Как распланировать свой день

Ключ к успешному планированию дня связан с сосредоточенностью, рутиной и тайм-менеджментом. Следуйте этим пяти шагам, чтобы сделать планирование своего дня простым и эффективным:

1. Поймите свою мотивацию и свой метод

При создании и использовании расписания вам в первую очередь нужно понять, что вы пытаетесь сделать, какими средствами и с какой целью. Соблюдение графика приведет к лучшему Тайм-менеджментчто, в свою очередь, помогает вам быть более продуктивным, соблюдать сроки, работать эффективно и достигать лучших результатов. баланс между работой и личной жизнью.

Что касается метода, выберите одно устройство для планирования и используйте его в качестве единственного места, где вы будете отслеживать свой распорядок дня, будь то ежедневник или приложение для планирования. Цифровой календарь или программа, которая синхронизируется между вашим телефоном, компьютерами и другой электроникой, могут быть полезны, если вы путешествуете или работаете с нескольких устройств. Прокрутите эту статью до конца, чтобы просмотреть список методов ручного планирования.

2. Создайте утреннюю рутину

Контролируйте свое расписание, начав день с утренняя рутина который заряжает энергией и готовит вас к дню. Просыпайтесь достаточно рано, чтобы подготовиться к рабочему дню, не торопясь и не нервничая. Узнайте, сколько времени вам нужно, чтобы позавтракать, заняться спортом, одеться, проверить электронную почту и добраться до работы. Следование подобному распорядку каждое утро становится привычкой, которая задает позитивный тон вашему дню.

3. Организуйте задачи и расставляйте приоритеты

Записывайте свои задачи на каждый день, а затем упорядочивайте их по приоритету, организовав их таким образом, чтобы максимизировать ваши шансы выполнить самые важные из них. Чтобы расставить приоритеты в своем расписании, выберите реалистичное количество крупных задач — не более трех, — которые вы хотите или должны выполнить в этот день. Поддерживайте разумную рабочую нагрузку, чтобы у вас были наилучшие шансы на достижение ежедневных целей. Поместите эти важные задачи в начало списка и организуйте остальное расписание вокруг них.

Поместите высокоприоритетные, сложные или трудоемкие дела в начало дня, когда вы, вероятно, будете наиболее продуктивны. Если вы чувствуете себя менее энергичным и мотивированным в середине дня, запланируйте на это время менее приоритетные или второстепенные задачи, такие как ответы на телефонные звонки или заполнение документов.

4. Расписание задач

Запланируйте время начала и окончания для каждой задачи в зависимости от того, сколько времени вы ожидаете на ее выполнение. Завышайте количество времени, которое вы планируете потратить на занятие, на 25%. Например, если вам нужно два часа для завершения проекта, выделите два с половиной часа в своем ежедневном расписании. Это дополнительное время гарантирует, что вы сможете закончить работу вовремя, даже если возникнут перерывы. Во время важных дел выключайте телефон и уведомления по электронной почте или надевайте шумоподавляющие наушники, чтобы отвлекающие факторы не отвлекали вас от графика.

При планировании задач также учитывайте такие факторы, как время в пути и время на подготовку. Планируйте перерывы и приемы пищи сами. Выделите время по своему усмотрению, чтобы освободить место для неожиданного в течение дня для неожиданных событий.

5. Пересмотрите свой график

В конце дня или недели пересмотрите свой распорядок дня, чтобы найти способы более эффективно использовать свое время. Задайте себе следующие вопросы, чтобы вы могли более точно планировать свой день в будущем:

• Проекты занимают больше времени, чем ожидалось? Если определенные проекты постоянно занимают больше времени, чем вы отводите в своем расписании, знайте, что нужно резервировать дополнительное время для этих действий в будущем.

• Используете ли вы свободное время? Если в вашем расписании есть дела, которые вы постоянно откладываете, или если вы выделяете свободное время, которое вы не используете, вы можете пересмотреть свое ежедневное расписание.

• Вас часто сбивают с пути неожиданности? И наоборот, если вы обнаружите, что часто выбиваетесь из графика из-за незапланированных событий в течение дня, возможно, вам нужно освободить место для неучтенных дел, предварительно добавив их в свое расписание. Даже если это кажущиеся тривиальными события, может помочь добавление буфера для повторяющихся событий или просто выделение времени для непредвиденных обстоятельств.

Типы ежедневных графиков

Профессионалы разработали множество методов планирования в зависимости от их стилей работы, политики офиса и личностей. Вот пять типов ежедневного расписания:

• Метод блокировки времени: с помощью этого традиционного типа расписания вы назначаете себе определенное количество времени для выполнения задачи. Вы заранее определяете, что хотите сделать в этот день и когда, и вносите это в свой календарь.

• Техника помидора: Этот метод планирования включает в себя усердную работу в течение коротких интенсивных интервалов (обычно 25 минут), а затем короткий перерыв (около пяти минут). Вы выбираете занятие и устанавливаете таймер во время работы над ним, а затем повторяете этот процесс в течение дня, чтобы оставаться сосредоточенным и продуктивным.

• Метод 52-17: Этот вариант Техники Помидора работает в течение 52 минут и делает перерывы в течение 17, так как некоторые эксперты считают, что такое увеличение времени особенно полезно для улучшения концентрации внимания и продуктивности.

• Метод 90-минутной концентрации: отбросив представление о том, что тело работает в «ультрадианных ритмах», когда наше внимание имеет тенденцию достигать пика, а затем истощаться в естественных ритмах энергии в течение дня, вы работаете 90 минут, делаете 20-минутный перерыв, затем повторяете. .

• Метод полифазного сна. Этот нетрадиционный график предполагает сон всего три с половиной часа каждую ночь, но 20-30-минутный сон в течение рабочего дня. Это дает вам больше времени каждый день, чтобы быть продуктивным. Этот метод может быть эффективен для людей, которые спят полифазно, то есть они спят короткими интервалами, а не одним длинным периодом в ночное время.

• Матрица тайм-менеджмента Кови: этот метод делит день на квадранты, в которых задачи группируются в соответствии с разделом, к которому они подходят, самые срочные дела помещаются в первый квадрант, а менее важные — в последний. Утверждается, что этот метод выходит за рамки тайм-менеджмента, а также помогает расставить приоритеты, позволяя вам полностью удалить ненужные элементы из вашего расписания, когда это применимо.

Поэкспериментируйте с различными методами планирования, чтобы найти один или несколько методов, которые помогут вам максимально увеличить производительность.

Советы по планированию дня

Когда вы только начинаете организовывать свои ежедневные задачи и цели, такое количество вариантов может быть ошеломляющим. Независимо от выбранного вами метода, следующие советы помогут вам контролировать выполнение повседневных задач. При составлении расписания не забывайте:

• Сделайте это рутиной. Начните свой день с одной и той же утренней рутины, будь то упражнения, медитация, чтение в свободное время или что-то еще, чего требует ваш утренний режим, а затем запланируйте свой день. Планирование дня должно быть частью этой рутины, начиная каждый день с намеченного пути.

• При необходимости отрегулируйте. Если ваши текущие методы планирования или распорядок дня не работают, скорректируйте свои методы.

• Избегайте многозадачности. Многозадачные люди могут хорошо работать в условиях стресса и быть удобным ресурсом во многих областях, но многозадачность также прямо противоречит концентрации внимания и управлению временем.

• Обратите внимание на время. Помните, что все дела, которые вы делаете, требуют времени, независимо от того, включаете вы их в расписание или нет. Вы знаете, сколько времени вам нужно, чтобы приготовить кофе, припарковать машину до прихода обслуживающего персонала или выполнить быстрое поручение? Время себя, если вы не уверены. Оставьте место в своем расписании.

• Съешьте лягушку. Эксперты по продуктивности часто цитируют Марка Твена: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». Сначала выполняйте более крупные или более сложные задачи. Люди склонны откладывать более громоздкие задачи и тяготеть к тому, что легко или приятно, что со временем может привести к беспорядку и неудовлетворенным целям. Распланируйте свой день так, чтобы опередить «лягушку».

Подробнее: 10 методов, которые вы можете использовать, чтобы планировать свое время