Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)
22 февраля 2021 г.
Профессиональные электронные письма предлагают эффективный способ обработки важных сообщений на рабочем месте. Вы можете написать электронное письмо после собеседования, ответить на предложение о работе или связаться с клиентами. Понимание того, как составлять профессиональные электронные письма, позволяет вам уверенно писать грамотные и эффективные сообщения. В этой статье мы предлагаем шаблоны для нескольких распространенных профессиональных электронных писем.
Что такое профессиональная электронная почта?
Профессиональное электронное письмо — это любое сообщение, которое вы делаете как сотрудник или потенциальный сотрудник компании. Эти письма должны иметь стандартный формат и профессиональный тон. Использование отраслевого жаргона допустимо, когда вы пишете кому-то, кто также знаком с этими терминами и фразами. Сосредоточьтесь на использовании четкого и лаконичного языка для профессиональных электронных писем, поскольку получателю часто приходится работать с несколькими сообщениями каждый день. Профессиональные электронные письма кратки и эффективны, они помогают обеим сторонам сосредоточиться на задаче.
Как написать профессиональное электронное письмо
Понимание того, как написать профессиональное электронное письмо, поможет вам разработать эффективные коммуникации для любых потребностей на рабочем месте. Выполните следующие действия, чтобы создать профессиональное электронное письмо для рабочих целей:
Создайте информативную тему письма.
Обеспечьте вежливое приветствие.
Немедленно займитесь этим вопросом.
Включите четкий призыв к действию.
Закройте с вашей контактной информацией.
1. Создайте информативную тему
Строка темы позволяет вашему получателю узнать, чего ожидать, и часто помогает ему расставить приоритеты в электронной почте в своем почтовом ящике. Строка темы должна быть краткой, чтобы ее было легко увидеть.
2. Вежливо поприветствуйте
Большинство профессиональных электронных писем можно начинать словами «Дорогой» или «Здравствуйте». Если вы пишете близкому коллеге, вы можете просто включить его имя в приветствие.
3. Немедленно решите проблему
Сразу укажите цель письма. Уважайте время получателя и максимально кратко детализируйте необходимую информацию. Используйте маркированный или нумерованный список, чтобы упорядочить информацию, если необходимо решить несколько вопросов.
4. Включите четкий призыв к действию
Если вам нужно, чтобы получатель что-то сделал в ответ на ваше письмо, укажите, что это такое. Включите подробную информацию о том, как получатель должен ответить, если вы ожидаете ответа. Сообщите им, если есть крайний срок, о котором они должны знать.
5. Закройте с вашей контактной информацией
Завершите письмо своим именем и должностью, а также своей контактной информацией. Это должно включать ваш номер телефона как минимум. Вы также можете указать свой адрес, особенно если получателю может потребоваться отправить вам физические документы или продукты.
Профессиональные шаблоны электронной почты
Ниже вы найдете несколько распространенных профессиональных шаблонов электронной почты:
Благодарственное письмо после собеседования
дорогая [Name],
Спасибо, что встретились со мной сегодня, чтобы обсудить [job title] положение в [company]. Было приятно познакомиться с вами, и мне понравилось обсуждать [reference to interview conversation]. Я рад возможности поделиться своими навыками и [industry or education] опыт для [department] команде, так как я считаю, что могу быть ценным активом в вашей [project] работай.
Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.
С наилучшими пожеланиями,
[Name]
Электронное письмо после интервью
Привет [Name],
Я брал интервью для [job title] положение в [company] на [date] и хотел узнать у вас текущий статус этой работы. Я в восторге от возможности работать с [department] команда и помощь с [tasks you’re experienced in, IE building your client base, creating new marketing campaigns].
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какая-либо дополнительная информация, которую я могу предоставить, чтобы помочь в процессе найма. С нетерпением жду Вашего ответа.
Искренне,
[Name]
Профессиональное электронное письмо с запросом разъяснений
Привет [Name],
Спасибо, что нашли время, чтобы связаться со мной по поводу [topic]. Не могли бы вы предоставить мне дополнительную информацию, чтобы я мог лучше понять ваш запрос? Я хотел бы помочь вам как можно быстрее. Если бы вы могли подробно описать три наиболее важных момента, в которых вам нужна моя помощь, это помогло бы ускорить процесс.
Получив это разъяснение, я смогу помочь вам более эффективно.
Спасибо,
[Name]
Электронное письмо с отказом от предложения о работе
дорогая [Name],
Спасибо, что предложили мне должность [job title] с участием [Company]. Я ценю, что вы нашли время, чтобы рассмотреть меня для этой работы. После тщательного рассмотрения я понял, что это не лучший вариант для моих целей на данный момент. я решил [accept another position, stay at a current position, seek another job or take a different course of action].
Еще раз спасибо за ваше время и поддержку. Желаю вам удачи в поиске подходящего сотрудника на эту должность.
С уважением,
[Name]
Электронная почта с просьбой представиться
Привет [Name],
Я был [goal, i.e. seeking a new job, looking for new clients] и заметил, что ты [specify connection, i.e. have worked with, wrote a paper with] [target’s name]. Я надеялся, что ты представишь меня, чтобы я мог [goal]. Ниже я предоставил пример введения с некоторыми подробностями проекта, над которым я работаю, но, пожалуйста, не стесняйтесь настраивать его самостоятельно. Не стесняйтесь, дайте мне знать, если я могу предоставить любую дополнительную информацию.
Я надеюсь, что у вас все хорошо, и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время. Спасибо за любую помощь, которую вы можете предоставить.
Лучший,
[Name]
Электронная почта для профессионального представления
Привет [Name],
Я бы хотел познакомить тебя с [Name]. Он [job title] с участием [Company] ищет связи с [need, i.e. suppliers who can meet the company’s growing needs, researchers in the industry, experienced freelancers for a new project]. Я думаю, что вы могли бы хорошо подойти для этого проекта и хотели бы помочь вам наладить связь друг с другом.
я скопировал [Name] в этом письме, чтобы он мог рассказать вам больше о [opportunity] сам. [Name] является [relationship, i.e. a former employee of mine, a fellow graduate, a contractor I’ve worked with] и я очень рекомендую его для [type of work]. Я надеюсь, что это начало выгодных отношений для вас обоих.
Искренне,
[Name]
Электронная почта с запросом рекомендации клиента
Привет [Name],
Большое спасибо за добрые слова в адрес [project] мы завершили для вас в прошлом месяце. Если вы не возражаете, я хотел бы процитировать ваше сообщение в разделе отзывов нашего сайта. Пожалуйста, дайте мне знать, если вас это устраивает. Если нет, это нормально. Никакого давления!
Я также хотел сообщить вам, что у нас есть [number] открытия в течение следующих трех месяцев для новых клиентов. Мне нравится работать с такими клиентами, как вы, которые в восторге от [goals]. Если вы знаете кого-то, кому могут быть полезны наши услуги, пожалуйста, не стесняйтесь присылать их мне.
Вы можете предоставить им следующую контактную информацию, чтобы они могли связаться со мной лично. Мой прямой номер телефона [number] и мой адрес электронной почты [address]. Я могу предложить 10% скидку новым клиентам, которые зарегистрируются в течение следующих трех месяцев. Вы получите скидку 10% на следующую услугу за привлечение клиентов, купивших не менее [amount]. Дополнительную информацию о наших текущих акциях можно получить по адресу career-advice/career-development/how-to-write-professional-email-with-templates.
Спасибо!
Лучший,
[Name]