Как писать формы обратной связи (с шаблонами и примерами)

25 марта 2022 г.

Формы обратной связи — это анкеты, опросы или другие меры, которые компания может использовать для сбора данных о своей работе или поведении отдельных лиц. Эти формы могут помочь компании создать достижимые бизнес-цели, собирая соответствующую информацию от тех, кто использует или создает ее продукты или услуги. Понимание того, как создавать и распространять эффективные формы, может помочь вам предоставлять данные компании или бизнесу, продвигая свои позиции в этой области. В этой статье мы опишем, как писать формы обратной связи, и предоставим шаблоны, примеры и советы, которые помогут вам построить значимую карьеру в роли, основанной на данных.

Почему важно создавать формы обратной связи?

Формы обратной связи важны, потому что они могут помочь компаниям, отдельным лицам или отделам лучше понять их эффективность в различных областях. Эти формы могут предоставлять информацию об опыте клиентов или сотрудников, производительности сотрудников, успехах событий или проектов или любых других показателях, которые отдельные лица или компании могут стремиться понять. Эффективное и последовательное распространение форм обратной связи среди желаемой группы реагирования также может позволить компании или частному лицу собрать большой объем полезных данных для поддержки разработки проекта, улучшения стратегии или постановки целей.

Формы обратной связи могут помочь компаниям или отдельным лицам разработать разумные цели и стратегии, демонстрируя, что они делают хорошо, а какие области они могут улучшить. Это может помочь расставить приоритеты в необходимых областях. Например, компания с высокой оценкой обслуживания клиентов, но низкой оценкой удовлетворенности продукта от клиентов, может решить сосредоточиться на разработке и улучшении продукта. Сбор данных о чувствах респондентов может создать стратегию успеха, основанную на фактических данных.

Как написать форму обратной связи

Вот восемь шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать успешную форму обратной связи:

1. Подумайте, что вы хотите спросить

Прежде чем приступить к созданию формы обратной связи, подумайте, какую информацию вы хотите получить и от какой группы. Это может определить, какой тип формы обратной связи вы создаете и какие вопросы задаете. Вы также можете подумать о потребностях желаемой группы реагирования и о том, как это может повлиять на форматирование и содержание. Например, вы можете разработать краткую онлайн-анкету, чтобы узнать об эффективности бренда в социальных сетях, и более длинную, более сложную анкету, чтобы собрать информацию об опыте покупателей в магазине. Поскольку время отвечающего ценно, вы можете максимально повысить эффективность, задавая соответствующие вопросы.

2. Используйте форматирование и дизайн, соответствующие бренду

После определения цели обратной связи, которую вы ищете, рассмотрите возможность разработки структуры формы, которая соответствует имиджу компании и маркетингу. Вы можете сделать это, используя логотип компании, цвета или соответствующую копию. Это может продемонстрировать связь компании с формой и создать профессиональный и сплоченный вид. Респонденты могут давать подробные и честные ответы, если они считают форму уместной и продуманной.

3. Соберите информацию о респондентах

В начале вашего опроса рассмотрите возможность включения вопросов, которые собирают соответствующую демографическую информацию от респондентов. Некоторые примеры включают имя респондента, возраст, должность или отношение к компании. Это может помочь вам отсортировать данные и определить соответствующие закономерности. Например, вопрос о возрасте респондента может помочь вам понять, как клиенты разных возрастных групп взаимодействуют с продуктами. Это может помочь компании разработать целевые маркетинговые стратегии для каждой группы.

4. Разбейте форму на соответствующие категории

В зависимости от того, какую информацию вы хотите собрать, вы можете разбить форму обратной связи на более мелкие и более содержательные категории. Это может помочь респонденту сосредоточиться на своих чувствах в каждой области. Например, вы можете разбить форму обратной связи о производительности сотрудников на соответствующие области, такие как постановка целей, воплощение ценностей компании и области для улучшения. Это также может сделать анализ данных более эффективным за счет организации и сортировки информации об ответах.

5. Используйте разные типы вопросов

При разработке вопросов для формы рассмотрите возможность использования различных типов вопросов, чтобы привлечь респондентов и устранить предвзятость. Попробуйте использовать открытые вопросы вместе с количественными оценками. В то время как количественные рейтинги могут предоставить более простые и легко анализируемые данные, открытые вопросы могут позволить респондентам предоставить информацию, не отраженную в вопросе.

Например, вы можете попросить клиента дать оценку своему опыту, а затем задать открытый вопрос о том, есть ли у него какие-либо дополнительные отзывы. Хотя вы можете не задавать все типы вопросов в каждой форме обратной связи, задавая вопросы разными способами, вы можете гарантировать получение релевантных и полезных данных. Это также может вдохновить респондента на тщательное обдумывание каждого вопроса.

6. Думайте о будущем

Хотя вы можете сосредоточиться на актуальных и своевременных вопросах при написании формы обратной связи, вы также можете использовать эту возможность, чтобы начать смотреть в будущее компании. Например, если компания планирует в конечном итоге инвестировать в разработку новых продуктов, вы можете спросить клиентов, что им нравится в существующих продуктах и ​​какие новые продукты они хотели бы видеть в будущем. Эти данные могут быть немного более гипотетическими, чем вопросы о текущих политиках, продуктах или проблемах, но они могут дать вдохновение или рекомендации по мере развития компании.

7. Оставайтесь беспристрастным

Создавая форму обратной связи, старайтесь сохранять беспристрастность, чтобы поощрять честные отзывы от респондентов. Предвзятость в формулировках ваших вопросов или формате формы может повлиять на ответы. Например, использование положительных прилагательных в ваших вопросах может повлиять на то, что респонденты ответят более положительно. Вот пример вопроса в форме обратной связи, который клиенты могут счесть предвзятым:

Был ли ваш представитель службы поддержки полезным и интересным?

Вот пример того, как перефразировать этот вопрос, чтобы устранить предвзятость:

По шкале от 1 до 10, как бы вы оценили качество обслуживания клиентов?

Задавая беспристрастные вопросы, вы сделаете вашу форму профессиональной, а данные, которые вы собираете, — максимально точными.

8. Вычитывайте и распространяйте

Прежде чем отправить форму обратной связи, проверьте ее на грамматику, структуру предложения и содержание. Некоторые способы сделать это включают чтение формы вслух или использование программного обеспечения для редактирования грамматики. Так как форма может достаться многим клиентам, важно исключить ошибки и ошибки. Отточенная и профессиональная форма может произвести положительное впечатление.

Вы также можете заполнить анкету самостоятельно или попросить коллегу заполнить ее, чтобы выявить возможные ошибки, с которыми может столкнуться респондент. Это может быть особенно полезно, если вы использовали онлайн-платформу для проведения опросов и хотите гарантировать, что ваши вопросы были правильно сохранены. Заполнение формы перед ее отправкой также может помочь вам заметить отсутствие ясности в вопросах. Убедившись, что ваша форма готова к отправке, вы можете распространить ее через Интернет или лично и начать собирать результаты.

Шаблоны форм обратной связи

Вот несколько шаблонов форм обратной связи, основанных на различных ситуациях, которые помогут вам создать свои собственные:

1. Производительность сотрудников

Вот шаблон формы обратной связи, которую компания может заполнить, чтобы информировать сотрудников об их работе:

[Date of feedback]
[Subject of feedback] — Ежемесячный отчет обратной связи
[Manager name]

[Discussion point or topic]

• Подробно о производительности сотрудников

• Подробно о производительности сотрудников

• Подробно о производительности сотрудников

[Discussion point or topic]

• Подробно о производительности сотрудников

• Подробно о производительности сотрудников

• Подробно о производительности сотрудников

2. Клиентский опыт

Вот шаблон формы обратной связи, которую компания может отправить тем, кто покупает ее продукты, чтобы собрать информацию об их опыте работы с компанией:
Ваше имя: [Customer name]
Ваш возраст: [Customer age]
Приобретенный продукт: [Product they purchased]
Дата покупки: [Date of purchase]

[Customer question]

[Customer answer]

[Customer experience ranking question]

[Customer experience ranking]

3. Анонимное удовлетворение сотрудников

Вот шаблон формы обратной связи, которую компания может использовать для сбора анонимных данных об удовлетворенности сотрудников:

[Employee question one]

[Employee answer]

[Employee question two]

[Employee answer]

Примеры формы обратной связи

Вот несколько примеров форм обратной связи:

1. Форма производительности сотрудника

Вот пример формы, которую менеджер может заполнить о своих сотрудниках:

22 декабря 2021 г.
Молли Якобсен, юрист – Ежемесячный отчет обратной связи

Джим Вуд, менеджер

Производительность

• Текущая квота: 10 загрузок в неделю

• Текущая производительность: 9 загрузок в неделю

Качество работы

• Качественная работа

• Внимательный к деталям

2. Форма удовлетворенности клиентов

Вот пример формы, которую может заполнить клиент:

Ваше имя: Ронда МакКоллум
Ваш *возраст: 35
Приобретенный продукт: шоссейный велосипед*
*Дата покупки: 23 декабря 2021 г.*

Как бы вы описали свой недавний опыт работы с велосипедами Fast Lane?

Я купил этот велосипед в подарок своей сестре, которая каждый день ездит на велосипеде на работу в город. Ей нравится велосипед, и она говорит, что езда на нем плавная, а тормоза работают хорошо. Продавец в магазине Лана помогла мне выбрать велосипед. Она была очень полезна и предоставила обширную информацию о продуктах Fast Lane, чтобы помочь мне принять решение.

Оцените по шкале от 1 до 5, насколько положительным был ваш опыт использования велосипедов Fast Lane Bicycles?

5

Оцените по шкале от 1 до 5, насколько вероятно, что вы порекомендуете продукцию Fast Lane Bicycles другу?

4

3. Анонимная форма удовлетворенности сотрудников

Вот пример анонимной формы обратной связи об удовлетворенности сотрудников:

В каком отделе Earn Grocery вы работаете?

Я работаю в продуктовом отделе.

Сколько лет вы работаете в Earn Grocery?

Я работаю здесь около полугода.

Что вам больше всего нравится в работе в Earn Grocery?

Мне нравится помогать клиентам учиться выбирать самые свежие продукты.

Что вам больше всего не нравится в работе в Earn Grocery?

Я бы предпочел более длинный обеденный перерыв и более частые перерывы.

Есть ли у вас какие-либо предложения по управлению Earn Grocery?

Я хотел бы предложить сотрудникам более частые перерывы в течение рабочего дня.

Советы по созданию формы обратной связи

Вот несколько советов, которые вы можете использовать для разработки успешной формы обратной связи:

Уважайте время ответчиков

Вы можете получить больше ответов на форму обратной связи, если сделаете ее краткой. Несколько коротких вопросов могут быть более полезными, чем множество длинных вопросов. Если вы хотите задать больше вопросов, подумайте о том, чтобы сосредоточиться на количественных вопросах, ответы на которые не требуют столько времени, как открытые ответы. Например, можно попросить респондента указать числовой рейтинг для нескольких сценариев.

Приоритет ясности

Если возможно, сделайте форму обратной связи максимально понятной, чтобы исключить любую путаницу. Поскольку запутавшийся респондент может предоставить непригодные для использования данные, упрощение заполнения формы может помочь вам получить более точные результаты. Некоторые способы сделать это включают добавление указаний для каждого вопроса и просьбу коллег заполнить форму перед ее распространением, чтобы пометить любые области, которые респондент может неправильно истолковать. Затем вы можете внести необходимые коррективы.

Используйте цифровую форму

Хотя это может работать не во всех сценариях, создание цифровых форм обратной связи может позволить вам собирать большие объемы данных от широкого круга респондентов. Некоторые платформы могут помочь вам разработать форму обратной связи, разослать ее нужным респондентам, а также собрать и отсортировать данные ответов. Если ваша компания хочет сделать выводы из большой выборки, цифровая обратная связь может оказаться полезной.

Оставаться анонимным

Один из способов повлиять на ваши данные — сделать форму обратной связи анонимной. Хотя запрос имени респондента может дать такие преимущества, как расширенный контекст данных, анонимные ответы могут дать респондентам возможность ответить честно. Вы можете определить уровень анонимности обратной связи, исходя из потребностей компании и целей формы обратной связи.

Предложите стимул

Если данные респондента важны для организации, в которой вы работаете, вы можете предложить поощрение за заполнение формы обратной связи. Некоторые примеры поощрений могут включать скидку, бесплатный продукт или участие в розыгрыше. Хотя это может потребовать значительных ресурсов, это может побудить правомочных респондентов поделиться своими мыслями.