Как переносить текст в Excel с помощью 5 методов
Excel — это компьютерная программа, которая позволяет пользователям систематизировать, визуализировать и анализировать данные. Многие люди используют Excel на работе, дома или в школе. Понимание того, как оптимизировать внешний вид вашей базы данных с помощью переноса текста, может помочь повысить удобочитаемость вашей базы данных. В этой статье мы обсудим пять методов обучения переносу текста в Excel и рассмотрим дополнительные функции, которые помогут вам улучшить электронные таблицы данных.
Три формата переноса текста в Excel
В электронной таблице Excel есть три способа отображения текстовых данных, которые превышают ширину ячейки.
Переполнение: в этом формате по умолчанию лишний текст выходит за границы соседних ячеек. Визуально текст выглядит как одна строка, распределенная по нескольким ячейкам, но на самом деле текст содержит только первая ячейка.
Обтекание: Обтекаемый текст манипулирует ячейкой так, что она расширяется по вертикали для размещения данных. Визуально ячейка содержит несколько строк текста, как абзац.
Сжать по размеру: этот параметр автоматически уменьшает размер шрифта текстовых данных, чтобы они соответствовали границам ячейки без переноса.
Преимущества переноса текста в Excel
Обтекание текста в Excel может помочь вам просмотреть всю информацию в ячейке. Это полезно, если у вас есть длинные предложения или цепочки данных в одной ячейке. Это также может улучшить внешний вид вашего документа Excel, поскольку информация не будет упущена или потеряна за другими ячейками.
Вот некоторые дополнительные преимущества включения переноса текста в Excel:
Это может помочь уменьшить количество печатаемых страниц, если вы распечатаете электронную таблицу.
Это может придать ячейкам единообразный внешний вид, что может улучшить масштабируемость и внешний вид вашей базы данных.
Это может улучшить совместимость вашей электронной таблицы с функциями PowerPoint, обеспечивая видимость всей информации в презентации.
Как автоматически переносить текст в Excel
Просмотрите эти два метода автоматического переноса текста в электронной таблице:
Способ 1
Выполните следующие четыре шага:
Выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать.
Выберите вкладку «Главная» в программе.
Найдите раздел «Выравнивание» в командах ленты.
Нажмите «Перенести текст».
Способ 2
Выполните следующие два шага, чтобы использовать сочетания клавиш для автоматического переноса текста:
Выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать.
Нажмите кнопки Alt, H и W на клавиатуре.
Как переносить текст в Excel вручную
Существует три метода переноса текста вручную в документе Excel.
Способ 1
Выполните следующие восемь шагов, чтобы выполнить перенос текста вручную:
Выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать.
Выберите вкладку «Главная».
Найдите раздел «Ячейки» в командах ленты.
Выберите «Формат», чтобы открыть раскрывающееся меню.
Выберите «Формат ячеек» в нижней части раскрывающегося меню.
Перейдите на вкладку «Выравнивание».
Установите флажок рядом с «Перенос текста».
Выберите «ОК», когда рядом с выбором переноса текста появится галочка.
Способ 2
Вот шестиэтапный метод переноса текста вручную:
Выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать.
Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть раскрывающееся меню.
Выберите «Формат ячеек».
Перейдите на вкладку «Выравнивание».
Установите флажок рядом с «Перенос текста».
Выберите «ОК», когда рядом с выбором переноса текста появится галочка.
Способ 3
Этот метод позволяет вам вручную добавлять разрывы строк в текст:
В ячейке поместите курсор в то место, где вы хотите разорвать строку.
Нажмите клавиши Alt и Enter на клавиатуре.
Как убрать форматирование текста с переносом
Вы также можете использовать каждый метод для удаления форматирования переноса текста. Если вы вручную добавили разрывы строк, вы можете использовать дополнительный метод, чтобы удалить это форматирование:
Чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить», нажмите клавиши Ctrl и H на клавиатуре.
Поместите курсор в раздел «Найти что» и нажмите клавиши Ctrl и J на клавиатуре. Это вводит код для разрывов строк.
Оставьте поле «Заменить на» пустым. Это говорит Excel удалить форматирование.
Нажмите кнопку «Заменить все» в диалоговом окне.
Как настроить размер ячейки при переносе текста
Настройка размера ячейки для переносимого текста также может улучшить внешний вид вашей базы данных Excel. Вот как вы можете настроить ширину или высоту ваших ячеек:
Выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите настроить.
Выберите вкладку «Главная».
Найдите раздел «Ячейки» в командной ленте.
Выберите «Формат», чтобы открыть раскрывающееся меню.
Нажмите «Высота строки» или «Ширина столбца», чтобы настроить ячейки вручную.
Выберите «Автоподбор высоты строки» или «Автоподбор ширины столбца», чтобы настроить ячейки автоматически.
Важные соображения по переносу текста в Excel
Принимая решение об переносе текста в электронную таблицу, следует учитывать две вещи:
Удобочитаемость электронных таблиц
Если в вашей базе данных имеется значительное количество ячеек с большим объемом текста, это может повлиять на удобочитаемость вашей электронной таблицы. Обтекание текста полезно, потому что оно может облегчить читателям чтение и понимание данных. Если информация в ячейках электронной таблицы уже достаточно проста для чтения и анализа, вы можете рассмотреть другие методы улучшения вашей базы данных, такие как форматирование шрифта или цветовое кодирование ячеек.
Еще одним аспектом форматирования, который может повлиять на читабельность, является размер ячейки. В зависимости от того, как вы форматируете ячейки, некоторая информация может быть не видна. Применение автоподбора к ячейкам электронной таблицы может помочь читателям легко увидеть весь текст и информацию.
Ввод информации из других источников
Обтекание текстом может быть полезно, если вы включаете данные из других электронных таблиц или источников данных. Если вы вставляете информацию в ячейку, в которой включен перенос текста, Excel автоматически регулирует ширину и высоту ячейки, чтобы разместить текст. Это полезно, если вы часто копируете информацию в электронную таблицу Excel.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.