Как перейти на безбумажный офис

12 августа 2021 г.

Безбумажный офис внедряет цифровые решения для ограничения использования бумаги на рабочем месте. Многие руководители решают перейти с бумажных документов на безбумажные, чтобы сэкономить деньги или повысить производительность труда сотрудников. Если вы занимаете руководящую или управленческую должность, вы можете подумать о переходе на безбумажный офис. В этой статье мы определяем, что такое безбумажный офис, объясняем преимущества безбумажного офиса и обсуждаем, как осуществить переход.

Что такое безбумажный офис?

Безбумажный офис, также известный как безбумажный офис, представляет собой рабочее место, которое сокращает или устраняет использование бумаги в деловых операциях. Чтобы перейти на безбумажный офис, сотрудники преобразуют документы в цифровые форматы, чтобы использовать меньше бумаги. Другие безбумажные методы, такие как цифровая связь, электронные подписи или другие цифровые платформы, помогают офису поддерживать сокращение использования бумаги. Переход на безбумажную работу может потребовать от офиса доступа к электронной и цифровой инфраструктуре, такой как высокоскоростной Интернет или компьютер для каждого сотрудника, а также сотрудников, которые могут работать в цифровом формате. Важно выбрать цифровые решения, которые соответствуют способностям персонала для плавного перехода.

В чем преимущества безбумажного офиса?

Преобразование в безбумажный офис имеет несколько преимуществ, в том числе:

Экономить деньги

Когда ваша организация внедряет безбумажные варианты, компания, вероятно, экономит деньги на различных расходах, связанных с бумагой. Например, вы можете сэкономить деньги в следующих областях:

• Затраты на хранение: как правило, цифровые файлы не требуют физического места для хранения. С уменьшением потребности в физических хранилищах, таких как картотечные шкафы и папки с файлами, ваша компания может выделить эти деньги на более приоритетные расходы.

• Затраты на печать. Стоимость бумаги и чернил может снизиться, поскольку переход на цифровую печать означает, что ваши сотрудники используют меньше этих ресурсов. Если большинство файлов и документов существует в цифровом формате, общая стоимость печати в офисе может уменьшиться.

• Эксплуатационные расходы. Безбумажные офисы могут иметь более упорядоченный рабочий процесс благодаря доступу к важной информации о компании, что может помочь сэкономить время и деньги.

• Затраты на восстановление данных. Если вы потеряете данные, обычно их восстановление обходится недорого, если у вас есть меры по резервному копированию. Этот процесс также может быть быстрее, чем печать нескольких копий документа.

Повысить продуктивность

Безбумажные офисы могут иметь повышенную производительность, поскольку их сотрудники имеют цифровой доступ к файлам со своих личных рабочих устройств, что дает больше времени для более приоритетных задач, таких как общение с клиентом. Цифровая база данных обычно имеет функцию поиска или четкий индекс, который упрощает поиск документов и файлов. Экономия времени на поиске файлов позволяет сотрудникам сосредоточиться на высокоприоритетных задачах.

Экономьте место

Превратившись в безбумажный офис, компании могут сэкономить физическое пространство в офисе. Например, представьте, что в офисе есть целая комната, посвященная шкафам для документов и копировальной машине. Как только компания станет безбумажным офисом, они смогут убрать шкафы и копировальный аппарат, чтобы использовать пространство в качестве комнаты отдыха.

Упростите обмен информацией

После того, как вы оцифровали документы, вам будет проще делиться информацией с клиентами и коллегами. Будь то отправка цифрового контракта клиенту или отправка аннотированного PDF-файла коллеге, обмен цифровой информацией может быть быстрее, чем обмен бумажными копиями. Для работодателей важно провести обучение при переходе на безбумажный офис, чтобы гарантировать, что переход упростит как внутреннюю, так и внешнюю коммуникацию.

Защитите личную информацию

Ваша компания может защитить личную информацию с помощью цифровых файлов. Вы можете защитить информацию с помощью шифрования, аутентификации или другого метода защиты данных в зависимости от потребностей вашей компании. Использование цифровых файлов может помочь клиентам чувствовать себя защищенными, особенно если для их конфиденциальности приняты меры безопасности.

Помогите окружающей среде

Если ваша компания сократит или полностью откажется от использования бумаги в офисе, ее углеродный след может сократиться. Поскольку бизнес не будет использовать или выбрасывать столько бумаги, офис может производить меньше отходов. Оцифровка офиса — это всего лишь одна устойчивая практика, которую можно внедрить на рабочем месте, чтобы помочь окружающей среде.

Расширенный доступ

Безбумажный офис может расширить ваш доступ к рабочим материалам. Например, представьте, что координатор мероприятий встречается с клиентом вне офиса. Координатор может получить доступ к бюджетному предложению со своего ноутбука вместо того, чтобы приносить печатную копию. Хотя они не встречались в офисе, координатор мероприятий получил доступ ко всем документам, необходимым для встречи, используя свои учетные данные для входа в базу данных компании.

Виды безбумажных решений

По мере того, как компания переходит от бумаги к безбумажной, может быть трудно выбрать, какие типы электронных инструментов использовать. Вот несколько примеров безбумажных решений:

• Формат переносимого документа (PDF): PDF — это цифровой документ, который уполномоченные пользователи редактируют, пересматривают и отправляют другим пользователям в электронном виде. Например, вы можете отправить своему коллеге версию предложения в формате PDF для редактирования и комментирования, прежде чем вы решите отправить ее руководителю проекта.

• Электронные формы: Подобно PDF, электронная форма представляет собой электронный документ, который люди могут подписать. Вы можете использовать электронную форму для отправки клиенту контракта, требующего его подписи.

• Базы данных: база данных — это электронное хранилище для всех файлов вашей компании. Тип базы данных, которую вы выберете, зависит от размера и уровня безопасности вашей компании.

• Электронная почта: вместо использования печатной корреспонденции безбумажным вариантом является перемещение всех сообщений по электронной почте. Например, если ваша маркетинговая команда обычно рассылает бумажные листовки в рамках кампании, они могут полностью перейти на цифровые маркетинговые материалы.

Как превратиться в безбумажный офис

Если вы планируете внедрить безбумажный офис, рассмотрите следующие шаги, чтобы преобразовать свое рабочее место:

1. Проявите инициативу

Когда руководство проявляет инициативу при внедрении нового процесса, сотрудники могут лучше понять, принять и научиться продолжать свою работу в соответствии с новыми процедурами. Если вы являетесь операционным менеджером в своей компании, вы можете взять на себя ответственность за переход от бумажных документов к безбумажным. Один из способов начать процесс — создать план и сформировать команду, которая поможет преобразовать офис. Внедрение крупных изменений в масштабах всего офиса может быть проще всего, когда весь персонал оказывает поддержку.

2. Создайте волнение в команде

Важно вызвать воодушевление в команде, чтобы весь офисный персонал участвовал в переходе. Вы можете обсудить операционные преимущества безбумажного офиса, чтобы они поняли причины перехода. Чтобы вызвать интерес, вы можете показать им программное обеспечение и программы, которые офис планирует внедрить, организовав демонстрацию продукта. Старайтесь открыто решать любые соответствующие проблемы или вопросы, чтобы свести к минимуму путаницу.

3. Организуйте свои бумажные документы и файлы

Прежде чем добавлять новые документы в свои базы данных, упорядочите все свои текущие бумажные документы и файлы. Эта задача может занять некоторое время, но она значительно упрощает работу с цифровыми файлами. Например, вы можете просмотреть все ящики картотеки вашей компании, переработать устаревшие документы и расположить в алфавитном порядке файлы, которые необходимо сохранить.

4. Выберите электронное программное обеспечение

Пока ваша команда упорядочивает бумажные документы, выберите электронные программы для внедрения вместо реальных систем хранения документов. Постарайтесь выбрать программы, которые наилучшим образом соответствуют конкретным потребностям вашей компании. Например, если вы занимаетесь недвижимостью, поищите электронные программы, которые позволяют агентам по недвижимости отправлять и подписывать контракты, упорядочивать файлы клиентов и просматривать любые обновления о перечисленных ими объектах.

5. Оцифруйте бумажные документы

Выбрав различные электронные программы и базы данных, оцифруйте бумажные документы. На этом этапе перехода начните загружать цифровые файлы в свои новые программы. Хотя загрузка файлов может занять некоторое время, будьте внимательны, чтобы обеспечить надлежащую передачу каждого документа. Вы можете попытаться исправить любые ошибки в системе, оцифровывая документы своего офиса.

6. Проведите обучение

Проведите обучение, чтобы научить своих сотрудников пользоваться новыми программами. Например, настройте сеансы один на один с каждым сотрудником вашей команды, чтобы подготовить их к изменениям. Подумайте о том, чтобы выбрать простую в использовании программу, которая поможет при переходе.

7. Защитите документы

Убедитесь, что ваши документы в безопасности. Некоторые программы имеют встроенные системы безопасности. Вашим сотрудникам могут потребоваться индивидуальные учетные данные для доступа к определенным документам. Крайне важно защитить ваши документы, чтобы защитить конфиденциальность клиента.

8. Предупредите клиентов об изменении

По мере того, как ваш офис переходит с бумаги на безбумажный документ, открыто сообщайте клиентам об этом изменении. Лучше предупредить их заранее, чтобы они знали, чего ожидать. Например, объясните, как ваша компания планирует защищать свои документы и личные данные. Если клиент чувствует себя неуверенно, попробуйте объяснить ему преимущества безбумажного офиса или показать ему возможности цифровых программ, которые планирует использовать офис.

9. Продолжайте улучшать процесс

По мере того, как ваш офис становится полностью безбумажным или внедряет больше безбумажных практик, могут возникнуть определенные преимущества. Подумайте о том, чтобы принять участие в опросе, чтобы узнать отзывы ваших сотрудников об изменениях. Попробуйте использовать их отзывы, чтобы внести коррективы в работу безбумажного офиса, чтобы продолжать улучшать рабочее место.