Как ответить на электронное письмо

В большинстве профессий профессионалы должны использовать приложение электронной почты для общения с коллегами и клиентами. Из-за этого каждому профессионалу важно научиться правильному этикету электронной почты. Если вы часто отправляете и получаете электронные письма, может быть полезно знать, как составить ответное электронное письмо для обычных профессиональных ситуаций. В этой статье мы объясним, как составить ответное электронное письмо, и поделимся примерами и шаблоном, который вы можете использовать для написания собственного ответного электронного письма.

Как написать ответное письмо

Ответное электронное письмо — это любое последующее электронное письмо, которое вам может понадобиться, когда клиент, коллега или другой специалист свяжется с вами. Чтобы составить общее ответное электронное письмо, выполните следующие действия:

1. Отвечайте быстро

После прочтения деловой электронной почты считается правильным ответить на нее в течение 24 часов после того, как вы впервые получили электронное письмо. Если вы сможете ответить раньше, это может быть даже лучше. Это позволяет специалистам своевременно продолжать свою работу.

2. Начните с приветствия

Начните свое ответное письмо с вежливого приветствия. Если предыдущий отправитель предложил вам определенную приветственную фразу, может быть вежливо ответить аналогичной фразой. Например, если профессионал написал что-то вроде этого:

Привет! Надеюсь, у вас были замечательные выходные.

Тогда вы, возможно, захотите начать свой ответ с такой фразы:

Привет! Мои выходные были отличными. Надеюсь, у вас тоже было хорошо.

3. Отвечайте на вопросы или проблемы отдельными строками.

Когда вы начнете составлять текст своего электронного письма, постарайтесь отделить каждую тему, к которой вы обращаетесь. Это означает, что вы должны начинать новый абзац с каждого вопроса или беспокойства, к которому вы обращаетесь. Например, если коллега написал вам по электронной почте, чтобы узнать, когда крайний срок проекта и кто является основным контактным лицом по вопросам отдела кадров, вы можете отформатировать свой ответ следующим образом:

Крайний срок проекта – следующая среда, 10 сентября.

По вопросам управления персоналом вы можете связаться с представителем нашего отдела Дайаной Чарльз. Ее электронная почта — DCharles@email.com.

4. Попросите подтверждения понимания

После того, как вы ответите на темы исходного письма, полезно спросить, понял ли получатель ваш ответ. Вы также можете предложить свою готовность ответить на любые дополнительные вопросы. Вот несколько фраз, которые вы, возможно, захотите использовать:

• Отвечает ли это на ваш вопрос?

• Имеет ли это смысл?

• Позвольте мне знать, если это помогает.

• Позвольте мне знать, если у вас есть еще вопросы.

• Сегодня я буду в своем офисе до пяти вечера, так что не стесняйтесь обращаться снова.

5. Включите заключительные замечания и свою подпись

Чтобы закончить свое электронное письмо, рассмотрите возможность использования короткой заключительной фразы, а затем добавьте свою электронную подпись. Вы можете написать что-то вроде этого:

Хорошего дня!

Лучший,
Вел Блейк

Подробнее: 10 способов написать надежную электронную подпись

Общий шаблон ответа по электронной почте

Чтобы составить собственное ответное электронное письмо, попробуйте использовать этот шаблон для электронных писем, на которые требуется общий ответ:

Привет [recipient name],

[Response to their greeting or regular greeting].

[Reply to the first topic.]

[Reply to the second topic, if applicable]

[Ask for a confirmation of understanding]

[Closing remark]

Искренне,

[Your name]

Примеры ответных писем

Хотя может быть полезно следовать шаблону для общих ответов, на некоторые электронные письма может потребоваться конкретный ответ. Из-за этого может быть полезно просмотреть примеры электронных писем с ответами, которые можно использовать в различных профессиональных ситуациях. Вот несколько примеров ситуаций, в которых вам может понадобиться составить ответное электронное письмо:

Принятие заявки

Если вы занимаетесь процессом найма в своей компании или организации, вам может потребоваться часто отвечать на электронные письма с заявлениями. Вот пример ответа, который вы можете составить, чтобы принять заявку:

Привет Кэсси,
Благодарим вас за заявку на должность помощника редактора в Pepper Point.

Изучив ваше резюме и заявку, мы считаем, что вы могли бы стать отличным дополнением к нашей команде. Есть ли у вас время на этой неделе, чтобы запланировать телеконференцию, на которой мы сможем обсудить эту позицию подробнее?

Пожалуйста, дайте мне знать, если это то, что вас интересует, и обращайтесь с любыми вопросами. Еще раз спасибо за вашу заявку.

Лучший,
Дин Смит

Отклонение заявки

Точно так же, если вы отвечаете за рассмотрение заявлений о приеме на работу в своей компании, вам, вероятно, может потребоваться отправить много писем с отказом. Для таких ответных писем важно быть кратким, но очень вежливым, чтобы уменьшить возможный эффект отказа на получателя. Для этого может быть полезно даже предложить оставаться на связи с будущими позициями.

Вы можете написать что-то вроде этого:

Привет Кэсси,

Благодарим вас за заявку на должность помощника редактора в Pepper Point. У вас впечатляющее резюме.

К сожалению, в настоящее время мы решили предложить эту вакансию другому кандидату.

Мы ценим ваш интерес к нашей компании. Пожалуйста, обращайтесь по поводу будущих вакансий. Желаем вам удачи в поиске работы.

Лучший,
Дин Смит

Ответ на запрос информации

Часто коллеги и клиенты обращаются к профессионалам за информацией о продукте, проекте или политике. В таких ситуациях часто бывает наиболее эффективным быстро ответить на их запрос. Например, если клиент спросил о совместимости продукта вашей компании, вы можете ответить так:

Привет Дженнифер,

Спасибо, что связались с нами. Мы ценим ваш интерес к нашему продукту.

Изучив предоставленную вами информацию о вашем холодильнике, я уверен, что наш фильтр для воды совместим с вашим прибором.

Вы можете заказать фильтр для воды прямо на нашем веб-сайте www.Fresh_Water.com.

Еще раз спасибо за обращение и за вашу поддержку. Хорошего дня!

Искренне,
Янесса Шнайдер
Представитель службы поддержки клиентов

Подтверждение электронной почты

Хотя вежливо ответить на электронное письмо в течение 24 рабочих часов, это не всегда возможно. Если вы получили электронное письмо с запросом, на который вы не можете ответить сразу, может быть вежливо подтвердить, что вы получили электронное письмо. Подумайте о том, чтобы предложить получателю временную шкалу, чтобы дать себе время найти для него ответ.

Например, вы можете написать что-то вроде этого:

Привет, Дафна,

Надеюсь, твой день проходит хорошо.

Я с нетерпением жду обзора вашей рукописи. Я постараюсь вернуться к вам в течение двух недель с ответом.

Еще раз спасибо за то, что прислали рукопись. Я ценю, что вы доверяете мне это художественное начинание. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится ответ раньше или если что-то изменится.

Лучший,
Кей Сильверстайн

Делегирование задач

Делегирование задач — это эффективная деловая практика, которая включает в себя передачу должностных обязанностей способным сотрудникам. Хотя это может быть эффективной практикой, иногда коллега может попросить вас взять на себя ответственность, на которую у вас может не хватить времени или способностей. В этой ситуации вы можете составить ответ следующим образом:

Привет Билли,

Надеюсь, у вас были замечательные выходные. Спасибо, что подумали обо мне для этой задачи.

К сожалению, я не чувствую, что у меня есть время, чтобы взять на себя это обязательство.

Однако я знаю, что мой помощник Тео уже выполнял аналогичные задачи в прошлом. Я был бы рад спросить, готов ли он закончить это для вас.

Это звучит нормально для вас?

Лучший,
Кирстин Сантьяго

Отправка вложения

Если клиент, коллега или другой специалист запрашивает какие-либо документы или другие файлы по электронной почте, может быть полезно получить стандартный ответ. Если вы не можете предоставить эту информацию сразу, вам может потребоваться отправить ответ, чтобы сначала подтвердить запрос и сообщить получателю, когда он может ожидать вложения. Когда вы будете готовы отправить файлы, попробуйте написать что-то вроде этого:

Доброе утро, Скотт,

Я надеюсь, что ваш день начался хорошо.

Я приложил файлы, которые вы просили ниже. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут проблемы с доступом к ним.

Не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами! Я был бы рад ответить на них.

Лучший,
Лидия Тейт