Как отслеживать расходы малого бизнеса (с советами)

Для предприятий любого размера важно управлять своим финансовым состоянием, оптимизируя процессы, которые они используют для записи деловых расходов. Отслеживание расходов вашего бизнеса позволяет вам определять и регулировать то, как вы тратите средства, и своевременно вносить коррективы. В этой статье мы объясним, как легко и эффективно отслеживать расходы вашего бизнеса, и дадим несколько полезных советов.

Зачем отслеживать расходы бизнеса?

Важно отслеживать деловые расходы, потому что это позволяет вам определить, как распределять средства, например выделять больше или меньше на поездки, канцелярские товары или офисное оборудование. Кроме того, отслеживание коммерческих расходов может быть полезным во время налогового сезона, поскольку это может упростить процесс списания расходов. Отслеживание коммерческих расходов также является важным элементом бухгалтерского учета и может помочь бухгалтерам точно управлять своими финансовыми записями.

Как отслеживать бизнес-расходы за 6 шагов

Вот шесть шагов, которые помогут вам отслеживать расходы вашего бизнеса:

1. Откройте банковский счет для бизнеса

Откройте бизнес-счет в банке и используйте его только для транзакций, связанных с бизнесом. Полезно иметь отдельный банковский счет для вашего бизнеса, чтобы помочь записывать и просматривать ваши деловые расходы, поскольку это предотвращает их смешивание с транзакциями вашего личного банковского счета. Вы также можете рассмотреть возможность открытия кредитной карты для ваших деловых расходов.

2. Выберите систему учета

Выберите систему учета, которая подходит для ваших бизнес-целей, чтобы вы могли отслеживать свои расходы. В Интернете доступно множество систем учета, поэтому вы можете сравнить их, чтобы определить, какая из них подходит для вашей организации. В дополнение к системе бухгалтерского учета вы можете использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами для записи доходов и расходов вашего бизнеса.

3. Выберите кассовый учет или учет по методу начисления.

Выберите кассовый учет или учет по методу начисления для вашей системы учета. В учете по методу начисления вы записываете расходы в момент совершения операции, а это означает, что сделка завершена, но денежные средства могут еще не находиться в пути. В кассовом учете вы регистрируете расходы после передачи наличных, то есть расходы регистрируются только после получения платежа.

В то время как кассовый учет проще, потому что он просто основан на обмене наличными, учет по методу начисления часто является более точным отображением финансового состояния, поскольку он также может включать в себя, сколько денег вы должны и сколько денег должны вам другие.

4. Подключите банковский счет к бухгалтерской программе.

Вы можете упростить отслеживание своих расходов, подключив свой банковский счет к своей бухгалтерской программе. Этот метод может обеспечить дополнительный уровень защиты и помочь защитить ваши финансовые данные, поскольку он может предоставить вам больше контроля и контроля.

После завершения подключения вы можете автоматически загружать все свои бизнес-операции непосредственно в выбранное вами бухгалтерское программное обеспечение. Автоматический импорт гарантирует, что вы не пропустите никаких изменений в своем бизнес-аккаунте, а новые расходы появляются каждый раз, когда вы входите в программу, что помогает сократить время, затрачиваемое на ведение бухгалтерского учета.

5. Управляйте своими чеками

Хранение копий квитанций, связанных с бизнесом, — отличный способ управлять расходами и отслеживать их. Это может помочь во время налогового сезона, поскольку эти записи важны, если вам нужно предоставить доказательства для списания налогов и вычетов. Существуют также мобильные приложения, которые можно использовать для захвата изображения чека и последующего сохранения его в цифровой базе данных. Это может устранить необходимость хранить все физические копии квитанций. Существуют также приложения, позволяющие прикреплять квитанцию ​​к счетам-фактурам хозяйственных операций.

6. Записывайте и анализируйте свои расходы

Запишите все свои расходы, чтобы убедиться, что они учтены, а затем просмотрите их, как только придет время провести аудит. Если вы решите, что не хотите записывать свои расходы в автоматическом режиме, есть программное обеспечение и приложения, которые позволяют вам вводить свои расходы вручную. Кроме того, вы можете записывать свои расходы по расписанию, например, в конце каждого месяца или два раза в месяц.

Советы по отслеживанию деловых расходов

Вот несколько советов, которые помогут вам отслеживать бизнес-расходы:

Нанять бухгалтера

Наем бухгалтера — это один из способов точно и своевременно отслеживать расходы вашего бизнеса. Бухгалтер — это профессионал, который может контролировать ваши финансовые записи и информировать вас о ваших деловых операциях и финансах. Многие бухгалтеры являются фрилансерами и могут работать по контракту. Бухгалтеры также могут выполнять свою работу удаленно, что обеспечивает большую гибкость. Вы можете искать онлайн-сайты фрилансеров, чтобы найти бухгалтеров, предлагающих свои услуги, и определить, какие профессионалы предлагают ставку заработной платы, которая соответствует вашему бюджету.

Определите свои расходы, не подлежащие налогообложению

Определите свои деловые расходы, которые не облагаются налогом, так как это может помочь сэкономить деньги и увеличить доход, особенно для малого бизнеса, фрилансеров и стартапов. Некоторые вычеты могут включать:

• Реклама: это могут быть брошюры, маркетинговые видеоматериалы и любая интернет-реклама.

• Аренда: это включает в себя плату за аренду машин и оборудования или любых дополнительных предметов и имущества, которые вы используете в деловых целях.

• Банки: это включает в себя банковские сборы за открытие и обслуживание ваших банковских счетов.

• Транспортные средства: если вы используете автомобили, грузовики или другое транспортное средство для работы, вы можете вычесть пробег и стоимость бензина.

• Жилье: вы можете вычесть расходы, связанные с домом, если вы используете недвижимость в качестве своего бизнеса, например, детский сад на дому.

• Еда: если вы специально запланировали встречу и обсуждение дел во время еды, вы, как правило, можете вычесть 50% расходов на деловое питание.

• Ремонт: сюда входят расходы на ремонт и техническое обслуживание бизнес-оборудования, такого как факсимильные аппараты, принтеры, телефоны и копировальные аппараты.

• Путешествия: если вы путешествуете по делам, например летите регулярными рейсами, то эти расходы часто подлежат вычету.

• Сотрудники: Затраты на заработную плату и льготы работникам также не подлежат налогообложению.