Как отправить электронное письмо об отсутствии на складе (с примерами электронных писем)

25 марта 2022 г.

Электронные письма об отсутствии на складе — это тип электронного письма, которое вы отправляете, когда что-то, например продукт, программа или услуга, отсутствует в настоящее время или скоро полностью исчезнет. Знание того, как писать электронные письма такого типа, может помочь вам управлять спросом и информировать клиентов о важных запасах и поставках. Написание эффективных электронных писем об отсутствии на складе может помочь вам поддерживать удовлетворенность клиентов. В этой статье мы объясним, что такое электронные письма об отсутствии на складе и как их написать, а также приведем несколько примеров таких электронных писем.

Что такое электронное письмо об отсутствии на складе?

Электронные письма об отсутствии на складе — это электронные письма, которые компания, физическое лицо или организация отправляет клиентам, чтобы информировать их о том, что конкретный продукт в настоящее время недоступен для покупки. Компании часто рассылают такие электронные письма до того, как покупатель приобретет товар, чтобы сообщить ему заранее, но иногда компания отправляет этот тип электронного письма после того, как покупатель покупает товар, чтобы сообщить ему, что его заказ задерживается. В зависимости от типа компании или организации, в которой вы работаете, вы можете отправить более формальное или неформальное электронное письмо.

Как отправить электронное письмо об отсутствии на складе

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы написать эффективное электронное письмо об отсутствии на складе:

1. Создайте четкую тему письма

Чтобы начать свое электронное письмо, напишите краткую строку темы. Это может привлечь внимание ваших клиентов и побудить их открыть и прочитать электронное письмо. Важно быть максимально ясным и точным при создании этой строки темы. Например, четкая тема, информирующая покупателей о нехватке наволочек в магазине, может выглядеть как Объявление «Наволочки Кэти нет в наличии».

2. Кратко опишите, чего нет в наличии

Эта часть электронного письма содержит наиболее важную информацию. Здесь вы можете описать, чего именно нет в наличии в настоящее время. Включение SKU, серийных номеров и официальных названий продуктов в эту часть вашего электронного письма может помочь клиентам определить, есть ли то, что они ищут, в наличии или нет. Это также может уменьшить количество звонков или электронных писем, которые вы можете получить о наличии продукта, что может помочь вам сэкономить время и усилия.

3. Включите контактную информацию для вопросов или проблем

Полезно включить контактную информацию компании или ее отдела обслуживания клиентов в ваше электронное письмо. Таким образом, если у клиентов есть вопросы о продукте, у них есть возможность получить ответ. Вы можете включить эту информацию в конец своего электронного письма и указать несколько способов связи, которые могут использовать клиенты, например номера телефонов или адреса электронной почты.

Примеры писем, которых нет в наличии

Вот два примера электронных писем, которых нет в наличии, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании своих собственных:

Пример 1

Уважаемые уважаемые клиенты,

В настоящее время у Tracy’s Tasty Cupcakes нет наших любимых кокосовых кексов из-за нехватки свежего кокоса, с которой в настоящее время сталкивается сообщество. В Tracy’s Tasty Cupcakes мы стремимся предоставлять нашим постоянным клиентам только самые свежие и высококачественные ингредиенты, и поэтому мы не используем замороженную или сушеную кокосовую стружку в наших вкусных угощениях.
В настоящее время мы не уверены, когда сможем получить партию свежих кокосов. Мы работаем с местными продуктовыми магазинами и рынками, чтобы получить кокосы, как только они получат поставки, и мы можем гарантировать вам, что мы будем делать наши кокосовые кексы, как только мы их получим.
До тех пор мы хотели бы предложить всем клиентам бесплатный кекс с любым заказом на следующей неделе, чтобы извиниться за эту нехватку. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой нехватки, позвоните нам по телефону 918-555-5555.

Ждем вас с улыбкой на вкусных капкейках Трейси!

Трейси Джонсон, президент Tracy’s Tasty Cupcakes

Пример 2

Семья абажуров и многое другое,

С сожалением сообщаем, что наших высококачественных бежевых абажуров в настоящее время нет в наличии во всех трех наших магазинах в Таллахасси.
Мы ожидаем получить новую партию не менее 250 таких абажуров к пятнице, 10 апреля, в 12 часов. 555-5555.
Спасибо за понимание, и мы надеемся увидеть вас в Lampshades and More в ближайшее время!

Искренне,

Владельцы Lampshades and More Терри и Ана Лу

Советы по отправке электронных писем, которых нет в наличии

Вот несколько дополнительных советов по отправке электронных писем, которых нет в наличии:

• Ожидайте обратной связи: ожидайте, что клиенты дадут вам обратную связь или свое мнение о товарах, которых нет в наличии. Полезно иметь готовые, заранее написанные ответы на любой отзыв, который вы можете получить, будь то отрицательный или положительный отзыв.

• Сообщите даты пополнения запасов: Включение информации о том, когда продукты, как ожидается, снова станут доступны, является важной информацией, которую нужно иметь в своем электронном письме. Включив эту информацию, вы можете гарантировать, что клиенты будут проинформированы и готовы к запуску следующего продукта.

• Знайте свою аудиторию. Понимание того, кому именно вы пишете, может помочь вам лучше всего адаптировать свою электронную почту, чтобы она была наиболее информативной. Постарайтесь выбрать тон и стиль письма, которые находят отклик у ваших клиентов.

• Будьте своевременны: информирование ваших клиентов о нехватке запасов важно для того, чтобы держать их как можно более актуальными. Отправляя электронные письма об отсутствии на складе, постарайтесь отправить их как можно скорее, как только вы узнаете подробности о наличии.

• Не забудьте извиниться: важно признать, что нехватка товара может разочаровать или доставить неудобства вашим клиентам. Извинения за этот недостаток могут помочь проявить ответственность и построить доверительные отношения с клиентами.

• Отправить последующее электронное письмо: информирование клиентов о том, когда товар снова появится в наличии, может помочь им напомнить им об этом продукте и показать им, что он снова в наличии. Подумайте о том, чтобы отправить последующее электронное письмо с уведомлением о пополнении запасов продукта.