Как отправить документ по факсу через разные устройства

8 апреля 2022 г.

Факсы позволяют физическим и юридическим лицам отправлять документы непосредственно для печати предполагаемому получателю. Это может обеспечить безопасную и немедленную доставку важной или конфиденциальной информации. Понимание процесса отправки факсов поможет вам отправить документ, который можно получить и прочитать. В этой статье мы обсудим, что следует учитывать при отправке факса, как отправить факс, а также советы, которые помогут вам успешно отправлять документы по факсу.

Что следует учитывать при отправке факсов?

Некоторые факторы могут повлиять на процесс, который вы используете при отправке факса. Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при отправке документа по факсу:

Функционал устройства

Если у вас нет факсимильного аппарата, вы можете использовать множество других устройств с функциями факсимильной связи для выполнения своей задачи. У вас может быть принтер, который может сканировать и отправлять документы, телефон, который может захватывать и отображать изображения, или другое устройство с камерой и подключением к Интернету. Эти устройства могут предоставить вам функции, необходимые для отправки факса.

Размер документа

Наряду с функциональностью устройства размер вашего документа может повлиять на качество и возможность доставки вашего факса. Некоторые устройства могут иметь ограничения на количество страниц документа или размер файла, что может привести к снижению качества разрешения вашего факса или препятствовать его доставке на указанный номер факса. Обязательно проверьте ограничения и возможности вашего устройства, чтобы понять, сколько страниц или размер файла вы можете отправить, сохраняя при этом его удобочитаемость.

Назначение факса

Подумайте о назначении вашего факса, чтобы определить, какие способы отправки факсов могут быть для вас оптимальными. Некоторые офисы могут потребовать, чтобы вы отправили факс из соображений безопасности, поэтому важно, чтобы эти факсы были прямыми, чтобы свести к минимуму возможность подделки документов. Для защищенных факсов вы можете отправлять документы с другого факсимильного аппарата непосредственно на другой или использовать безопасный адрес электронной почты для отправки документа на факсимильный аппарат для проверки подлинности документа.

Онлайн-инструменты

У вас могут быть дополнительные ресурсы, которые можно использовать для успешной отправки факса. Поищите в Интернете или в приложениях для работы с документами инструменты, предоставляющие вам функции изменения размеров файлов, изменения разрешения, повышения резкости изображений или уменьшения шума при сканировании документов, которые помогут вам получить четкий и разборчивый факс. Некоторые мобильные устройства или настольные приложения могут иметь инструменты, которые автоматически отображают ваши изображения, обнаруживают текст и настраивают параметры вашего документа для создания читаемого изображения для печати.

Настройки получателя

Ваш получатель факса может указать конкретные предпочтения относительно того, как он хотел бы получить факс. У них могут быть отдельные факсимильные линии для различных целей документа, ограничения форматирования, лимиты страниц, требования к сопроводительному письму или окна получения, которые определяют, когда они принимают факсы. Обязательно уточните у получателя его настройки факса, чтобы убедиться, что он правильно получает и принимает ваш факс.

Как отправить документы по факсу

В зависимости от вашего факсимильного оборудования существуют различные способы сканирования и отправки документа на факсимильный аппарат получателя. Рассмотрите следующие шаги при отправке документа по факсу:

1. Включите свое оборудование

Подключите и запустите свое устройство, чтобы убедиться, что оно имеет мощность для полной отправки факса. Некоторые устройства могут иметь ограниченную функциональность при низком энергопотреблении, поэтому, оставляя ваше устройство подключенным к сети во время выполнения процесса сканирования, вы можете гарантировать, что вы сможете выполнить сканирование. Для полного включения вашего устройства может потребоваться нажатие кнопки «Питание» или «Пуск».

2. Подготовьте документы

Соберите документы, которые вы собираетесь отправить по факсу получателю. Ваш получатель может потребовать, чтобы вы подписали или заполнили определенные документы для отправки по факсу, поэтому просмотрите свои страницы, чтобы убедиться, что вы заполнили документы в соответствии с запросом. В некоторых офисах может потребоваться сопроводительное письмо по факсу, в котором указаны отправитель, предполагаемый получатель, контактная информация и сведения о факсе, в качестве первой страницы вашего факса для хранения и организационных целей.

3. Определите получателя

Найдите конкретный номер факса для предполагаемого получателя. В офисах может быть несколько факсимильных линий для приема определенных документов или отправки в определенные отделы, и вы можете напрямую связаться с получателем, чтобы проверить номер факса, прежде чем вводить его номер и отправлять отправленные по факсу документы. На вашем факсимильном аппарате вы можете ввести номер факса с клавиатуры, в то время как другие онлайн-инструменты могут иметь текстовое поле для ввода номера факса.

4. Отправьте факс

На вашем устройстве нажмите или нажмите кнопку «Отправить» или «Факс», чтобы начать процесс сканирования и отправки. Следите за ходом отправки факса, чтобы убедиться, что страницы вашего документа отправляются в правильном порядке и с правильной ориентацией. Если вы отправляете факс через факсимильный аппарат, который сканирует документы при их отправке, обязательно правильно выровняйте документы, чтобы предотвратить возможное застревание бумаги в вашем аппарате.

5. Подтвердите получение факса

Факсы и другие устройства часто имеют окно или уведомление, чтобы предупредить вас об успешном завершении сканирования. Некоторые аппараты также могут распечатать страницу подтверждения того, что получатель получил ваш факс. Вы можете позвонить своему получателю, чтобы подтвердить его непосредственное получение отсканированного изображения и проверить любые другие документы, которые они могут потребовать от вас.

Советы по факсу

Важно убедиться, что ваши документы можно получить и прочитать до и после процесса отправки по факсу. Ниже приведены некоторые советы, которые помогут вам успешно отправить факс:

Очистите поверхности сканирования

Чтобы уменьшить любые отвлекающие метки, пятна или другие дефекты отсканированного изображения, очистите поверхности сканирования, включая платформу сканирования, объектив камеры и документы, от пыли, ворсинок или грязи. Просмотрите свои документы и удалите скрепки, разверните страницы и закройте любые другие отвлекающие факторы, чтобы получить чистое сканирование документа с минимальными отвлекающими факторами, чтобы сохранить четкое изображение для отправки по факсу.

Проверьте сведения о документе

При сканировании и отправке важных документов по факсу убедитесь, что необходимые детали разборчивы, и удалите потенциально конфиденциальную и не относящуюся к делу информацию. Вы можете выделять или подчеркивать разделы документа, а также вычеркивать или стирать другие части документа перед началом сканирования. После того как вы отсканировали документ, вы можете предварительно просмотреть изображения перед отправкой факса, чтобы убедиться, что вы включили или отредактировали необходимые данные для отправки по факсу.

Проверьте настройки доставки факса

В настройках доставки сканирования могут сохраняться последние настройки факса или возвращаться к значениям по умолчанию каждый раз, когда вы начинаете отправку нового факса. Важно проверить свои настройки, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все настройки факса получателя или другие необходимые требования к доставке. Вы можете отправить тестовый факс себе или коллеге, чтобы увидеть, как получатель может получить отсканированный документ, прежде чем завершить отправку прямого факса.