Как отказаться от встречи (с примерами)

Одна из ваших целей как сотрудника — быть любезным и командным игроком, но не всегда возможно или целесообразно принимать приглашение на встречу. Если вам нужно отклонить приглашение на собрание, вы можете предпринять шаги, чтобы своевременно и профессионально сообщить об этом организатору собрания. В этой статье мы рассмотрим процесс отклонения приглашения на встречу, чтобы помочь вам общаться четко, профессионально и вежливо.

Как вежливо отклонить приглашение на деловую встречу

Прежде чем решить, как отказаться от встречи, еще раз проверьте, что отказ — лучший вариант. Прочитайте детали, изложенные в приглашении, чтобы убедиться, что вы понимаете цель встречи. Затем оцените, есть ли в вашем расписании место для встречи. Если вы решите не присутствовать, как можно скорее сообщите о своем решении организатору собрания.

Выполните следующие действия, чтобы эффективно и уважительно отклонить приглашение на встречу и оставаться профессиональным и вежливым на рабочем месте:

1. Убедитесь, что «нет» — правильный ответ

Прежде чем отклонить приглашение на собрание, определите, почему вы не можете присутствовать. Если приглашение на собрание расплывчато или вы не уверены, подходите ли вы для участия, свяжитесь с организатором собрания, чтобы получить разъяснения. Если вы решите, что отказ от участия — это правильный выбор, есть еще способы отказаться, которые помогут вам сохранить хорошие рабочие отношения и по-прежнему предлагать свою помощь.

2. Определите необходимость встречи

Иногда коллеги назначают встречи больше по привычке, чем по необходимости, или до того, как у них есть повестка дня и цели, установленные для встреч. Если вы считаете, что это может иметь место, свяжитесь с организатором собрания и запросите дополнительную информацию. Возможно, в разговоре по телефону, в чате на вашей рабочей платформе обмена сообщениями или при обмене электронными письмами вы сможете дать организатору собрания то, что ему нужно, без необходимости присутствовать на собрании. Это дополнительное усилие свидетельствует о вашей готовности помочь в данном вопросе.

3. Предложите другое время

Если причина вашего отказа от встречи связана с конфликтом в расписании, вы можете встречно предложить время для встречи. Большинство платформ планирования предлагают вам этот выбор в дополнение к принятию или отклонению. Многие также позволяют вам проверить расписания приглашенных участников, прежде чем предлагать другое время. Организатор собрания, скорее всего, оценит ваше время и усилия, чтобы обеспечить присутствие всех желающих.

4. Применяйте принцип «нет, но…»

Одна из привычек, которую вы можете выработать для поддержания своей репутации добровольного члена команды, — это отвечать «нет, но…», а не просто отказываться. Вы можете сказать: «Нет, я не могу присутствовать на собрании, но я с удовольствием просмотрю протокол и дам вам свое мнение». Другой ответ может быть таким: «Нет, меня там не будет, но я буду рад попросить кого-нибудь из моей команды заменить меня».

Высказывание «нет, но…» превращает потенциальный негатив в позитив и дает организатору встречи понять, что вы разделяете их энтузиазм по поводу достижения целей встречи.

5. Будьте ясны, прямолинейны и вежливы

Самое главное при отклонении приглашения на встречу — следить за тоном своего сообщения и корректировать его при необходимости. Поскольку в письменном общении отсутствуют невербальные сигналы, отказ от интервью по электронной почте, текстовым сообщениям или через приложение для обмена сообщениями требует деликатного подхода. Всегда стремитесь быть:

• Ясно: Убедитесь, что вы точно сказали, что не будете присутствовать.

• Прямой: Укажите, почему вы не сделаете это.

• Вежливый: найдите время, чтобы составить полный ответ. Вместо того, чтобы просто нажимать «отклонить», добавьте объяснение, которое поможет организатору встречи лучше понять ваше решение. Это также позволяет вам правильно отметить сообщение организатора и время, которое потребовалось для планирования мероприятия, что демонстрирует профессиональную вежливость.

Примеры отказа от встречи

Вот несколько примеров, которые можно использовать при отказе от посещения деловой встречи:

• Я не могу присутствовать на этой встрече, но я хотел бы поговорить с вами об этом. Я зайду к твоему столу сегодня днем.

• Я знаю, что все наши графики очень заняты. Вы можете поговорить со мной по телефону об этом?

• Извините, но я недоступен для этой встречи. Я с нетерпением жду возможности помочь в этом проекте — не могли бы мы начать разговор по электронной почте прямо сейчас?

• Мне жаль, что я недоступен в указанное вами время. Основываясь на вашем календаре, я предлагаю новое время для нашей встречи.

• Я не думаю, что я тот человек, который должен присутствовать на этой встрече. я думаю что [coworker] будет лучшим выбором. Вы хотите, чтобы я проверил их наличие?

• Спасибо, что пригласили меня, но я не могу присутствовать. Я хотел бы переслать приглашение [coworker] присутствовать вместо меня.

• Спасибо, что попросили меня внести свой вклад. Рассматривая повестку дня встречи в приглашении, я не думаю, что я тот, кто принимает решения, которые также повлияют на отдел продаж. Вам удобно приглашать [coworker] вместо меня?

• Учитывая, что это совещание для принятия решений, я думаю, будет более уместно, чтобы мой менеджер представлял нашу команду.

• Спасибо за приглашение. Судя по списку приглашенных, я не думаю, что я вам сейчас нужен. Не могли бы вы прислать мне резюме? Я рассмотрю его, а затем сообщу моей команде.

• Какая интригующая тема! Судя по текущему статусу нашего проекта, я не думаю, что мы готовы к продуктивному разговору.

• Можем ли мы отложить эту встречу до тех пор, пока команда проекта не достигнет следующего этапа?

• Я с нетерпением жду возможности поработать над этим с вами и другими. Я бы предпочел подождать до встречи, пока маркетинговая команда не закончит свой отчет. В противном случае мы не сможем двигаться вперед с определением следующих шагов.

• Похоже, эта встреча носит информационный характер. Возможно ли, чтобы ваша группа разослала обзор, а не проводила собрание?

• Это будет важная дискуссия. Я не смогу присутствовать, но я хотел бы найти время, чтобы поделиться с вами своими мыслями заранее. Пожалуйста, сообщите мне удобное время.

• Извините, я не могу присутствовать на этой встрече. Если я приготовлю что-то заранее, не могли бы вы поделиться своими идеями с группой?