Как организовать расписание

15 апреля 2021 г.

Планирование — это инструмент, который мы можем использовать как в личной, так и в профессиональной жизни, чтобы отслеживать свои обязанности. Научившись организовывать свой график, вы сможете достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью или лучше контролировать свою роль в группах или системах, к которым вы принадлежите. В этой статье мы обсудим, что такое расписание, почему важно организовать свое расписание, и дадим 15 советов о том, как вы можете организовать свое собственное.

Что такое расписание?

Расписание — это план или список событий с указанием их дат, времени и мест. Маршруты, календари, ежедневники, списки классов и доски полетов — все это примеры расписаний, которые люди могут использовать регулярно. Расписания могут быть личными для вашей собственной организации или использования. Однако некоторые расписания могут понравиться или применяться к людям во всей компании или даже во всей стране, например, в программах телепередач.

Почему важно организовать свой график?

Организация вашего расписания может помочь вам понять, что вы реально можете делать в часы бодрствования в течение дня. Знание того, что включено в ваше расписание, может помочь вам убедиться, что у вас достаточно времени для выполнения как важных или связанных с работой задач, так и для удовольствия. Организованность может помочь вам спланировать как можно лучше на случай непредвиденных обстоятельств или помочь вам достичь своих целей. Наличие организованного графика также может помочь вам чувствовать себя более подготовленным, продуктивным и эффективным при выполнении повседневных задач.

Как организовать свой график

Используйте эти шаги, чтобы узнать, как организовать свое ежедневное и еженедельное расписание:

1. Храните важные вещи в одном месте

Готовность во всех аспектах жизни может помочь вам стать более организованным в своем расписании. Приходя домой с работы или возвращаясь с мероприятия, подумайте о том, чтобы собрать все свои домашние вещи в одном месте. Это может гарантировать, что такие вещи, как ваша сумка, ключи, часы, солнцезащитные очки, наушники и электроника, будут готовы, когда придет время уходить утром. Это может помочь сэкономить время в вашем расписании, ища неуместные предметы. Предметы, которые вы носите с собой, могут определять ваше централизованное пространство. Подумайте о месте возле двери или рядом с электрической розеткой для зарядки электроники.

2. Планируйте заранее

Как и в случае с приготовлением еды или планированием отпуска, предоставление себе времени на планирование может облегчить выполнение вашего графика. Перед тем, как лечь спать вечером или перед тем, как уйти с работы, дайте себе около 15 минут, чтобы записать и просмотреть, что вы планируете делать на следующий день. Рассмотрите возможность добавления как личных, так и профессиональных встреч, встреч и событий. Если вы готовитесь на работе, подумайте о том, чтобы привести в порядок свой стол и убрать лишние предметы, которые вам не понадобятся, чтобы избежать беспорядка. Подумайте о том, чтобы вытащить файлы и предметы и положить их на свой стол для быстрого доступа.

3. Организуйте свое рабочее пространство

Подобно тому, как вы собираете свои вещи на выход в одном месте дома, наличие организованного стола на работе может помочь сэкономить время, когда вы перемещаетесь по своему графику. Подумайте о том, чтобы выбрать специальные места для всех ваших канцелярских принадлежностей, файлов, книг и других предметов, которые вам могут понадобиться в течение дня. Определите, где и как вы сидите за своим столом, чтобы выбрать, что поставить на каждую полку или в каждый ящик. Например, правши могут класть письменные принадлежности на эту сторону. Подумайте о том, чтобы положить наиболее часто используемые предметы в верхние ящики стола или на рабочий стол.

4. Изучите навыки тайм-менеджмента

Узнайте, как управлять своим временем, чтобы не прокрастинировать. Подумайте о том, чтобы выбрать большую или важную задачу для выполнения в первую очередь каждое утро, например, что-то с немедленным сроком выполнения или что-то, что вы можете выполнить самостоятельно без сотрудничества. Выполнение большой или необходимой задачи в начале дня может помочь вам чувствовать себя более продуктивно. Это также может научить вас расставлять приоритеты в своих обязанностях и даст вам максимальное время для выполнения наиболее важных заданий.

5. Сегментируйте свой день

Подумайте о том, чтобы разделить свой день на сегменты, чтобы сделать задачи более управляемыми. Вы можете разделить день на две половины — утреннюю и дневную — с перерывом на обед посередине. В зависимости от вашей работы вы также можете разделить свой день на еще более мелкие части, например, на третьи или четвертые части, отмеченные встречами или звонками. Это может помочь вам определить, что вы хотите делать каждый день к определенному времени, что поможет вам сосредоточиться на задаче и быть более продуктивным.

6. Сделайте перерыв

Позвольте себе делать перерывы в течение дня, чтобы избежать выгорания. Это может включать в себя вставание из-за стола и прогулку, перерывы на обед, телефонный звонок или текстовое сообщение другу или члену семьи, разговор с коллегой, игру или просмотр в Интернете. Подумайте о планировании перерывов, чтобы дать себе возможность отдохнуть, не рискуя отвлечься или прокрастинировать. Перерывы также могут помочь мотивировать вас выполнять свои задачи, чтобы испытать вознаграждение за расслабляющую деятельность.

7. Составьте список дел

Подумайте о том, чтобы составить список дел на каждый день, чтобы точно определить, чего вы хотите достичь. Расставьте приоритеты своих задач в порядке убывания, начиная с самых важных или наиболее срочных и постепенно переходя к задачам, которые могут отложиться до завтра, если это необходимо. Вы можете выбрать сегменты более длинных и глубоких проектов для включения в ежедневный список дел.

Подумайте о том, чтобы поставить дату вверху списка и включить такую ​​информацию, как сроки выполнения или время встречи. Когда вы закончите задание, зачеркните его или отметьте. Это может помочь вам чувствовать себя более продуктивно, просматривая записи обо всем, чего вы достигли.

8. Запишите свое расписание виртуально

Найдите программу, которая позволяет вам записывать свое расписание в электронном виде, чтобы вы могли получить к нему доступ в любое время из любого места. Вы можете выбрать программу-календарь или функцию заметок на своем устройстве. Вы также можете рассмотреть облачное программное обеспечение для планирования. Имея доступ к своему расписанию в любое время, вы можете ссылаться на свои встречи, чтобы оставаться на работе и вносить мгновенные изменения на всех платформах и устройствах.

9. Используйте планировщик

Рассмотрите возможность использования традиционного планировщика в дополнение к виртуальному расписанию, чтобы лучше запомнить свой ежедневный график. Хотя оба варианта выполняют одну и ту же функцию, запись может иметь связь с памятью. Кроме того, если у вас отключится питание, ваш интернет-сервис станет недоступен или ваше устройство разрядится, у вас все равно будет запись всего вашего дня.

10. Немедленно записывайте встречи

Когда вы назначаете новую встречу или у вас меняется время, запишите это в своем ежедневнике или сразу запишите в своем виртуальном календаре. Хотя вы можете подумать, что можно написать информацию на клочке бумаги или что вы не забудете сделать это позже, вы можете забыть внести ее в свой календарь. Убедившись, что вы задокументировали это в надлежащем месте с самого начала, вы сможете избежать поиска потерянных документов позже и избавите вас от необходимости снова думать об этом событии, пока оно не появится в вашем ежедневном расписании.

11. Используйте понедельник с пользой

Позвольте себе создать поток в течение недели, завершая любые отложенные или сложные проекты в понедельник или в первый день вашей рабочей недели. Ваш мозг может быть более расслабленным или отдохнувшим после выходных или перерыва, что может дать вам самое свободное пространство в голове за неделю. Выполнение утомительных или неприятных задач в начале недели может дать вам больше времени для перерывов или подготовки в конце недели.

12. Разработайте рутину

Если возможно, разработайте рутину в своем расписании, чтобы упростить ее выполнение. Распорядок дня может включать приход на работу и уход с работы в одно и то же время каждый день, установленное время для перерыва на обед или выделение определенного времени для встреч. Участие в рутине может помочь вашему разуму войти в поток или работать с максимальной производительностью через определенные промежутки времени.

Например, если вы разделите свой день на две половины и каждый день обедаете в одно и то же время, вы можете научить свой мозг понимать, что утренняя половина включает в себя много интенсивной концентрации, что облегчает выполнение ваших задач.

13. Заканчивайте встречи до того, как они начнутся

При планировании собраний или встреч выберите в календаре время начала и окончания. Это может помочь вам не отвлекаться от дел в течение оставшейся части дня и лучше спланировать другие дела, которые вы можете сделать. Зная продолжительность встречи до ее начала, вы сможете начать с самой актуальной информации, максимизировать результаты встречи и избежать ненужных разговоров.

14. Комбинируйте задачи

По возможности комбинируйте задачи, чтобы повысить продуктивность. Некоторые примеры могут включать в себя организацию вашего пространства во время телефонных встреч, создание шаблонов для повторяющихся задач при первом их выполнении или работу над реальными проектами во время встреч, а не просто их обсуждение.

15. Скажи нет

Узнайте, когда отклонить приглашение на встречу, общественное мероприятие или другое мероприятие. Организация вашего расписания заключается в том, чтобы выделять время для каждой задачи, а также знать, когда вы не можете выполнить больше. Изучите свои приоритеты и сроки, чтобы определить, какие задачи вы можете пропустить или получить брифинг позже.