Как организовать и написать резюме специалиста по документации
10 сентября 2021 г.
Работа специалиста по документации может быть отличной ролью для организованных людей, обладающих навыками как в области технологий, так и в области коммуникации. Это профессия, которая ценит мягкие навыки, такие как организация и внимание к деталям, а также твердые навыки владения компьютером и программным обеспечением. Если вы заинтересованы в карьере специалиста по документации, может быть полезно понять, что включить в свое резюме и как эффективно систематизировать детали.
В этой статье мы объясним, что такое специалист по документации, обсудим важность резюме в этой роли, опишем шаги по его написанию, дадим советы и предоставим шаблон и пример резюме, которые помогут вам написать свое собственное.
Кто такой специалист по документации?
Специалист по документации – это административный специалист, отвечающий за документы организации. Обычно работая в сфере здравоохранения, финансов или права, они в основном собирают, хранят, каталогизируют, извлекают, распространяют и создают бумажные и цифровые документы. У некоторых может быть дополнительная ответственность за разработку систем или стратегий для долгосрочного хранения документов.
В чем важность резюме специалиста по документации?
Если вы претендуете на эту роль, хорошо организованное и хорошо написанное резюме специалиста по документации может показать, что вы соответствуете требованиям работы. Высшее образование не всегда необходимо, но многие работодатели предпочитают кандидатов, имеющих как минимум степень младшего специалиста или бакалавра в смежных дисциплинах, таких как коммуникации или информационные технологии, а также несколько лет опыта работы с документами.
Наличие сильного набора навыков может компенсировать любые недостатки вашего опыта. Вы можете выделить свои навыки, сосредоточившись на двух или трех основных чертах и упомянув их в резюме. Некоторые навыки, которые вы могли бы включить:
Технологическое мастерство: специалисты по документации работают с многочисленными электронными документами. Даже бумажные документы могут подвергаться сканированию, цифровому отображению и электронному хранению.
Письменное общение: одной из главных задач работы является написание документации, поэтому специалисты по документации должны уметь писать четко и в соответствии с правилами и процедурами.
Организация. Быть организованным означает, что вы мыслите и работаете систематически, что необходимо для поддержания, хранения, поиска и распространения документов.
Внимание к деталям: внимание к деталям дополняет письменное общение и организацию. Успешные специалисты по документации могут распознавать мельчайшие ошибки в документах и исправлять их перед подачей.
Командная работа: документы могут исходить из различных отделов организации. Специалист по документации должен иметь возможность координировать свои действия с другими членами для обеспечения точного заполнения и упорядоченной подачи документов и файлов.
Как составить резюме документалиста
Выполните следующие шаги, чтобы написать резюме на должность специалиста по документации, которое может произвести впечатление на менеджеров по найму:
1. Ознакомьтесь с описанием вакансии
При приеме на работу вы должны адаптировать свое резюме к работодателю, ориентируясь на пункты, отвечающие их конкретным потребностям в найме. Чтобы эффективно ориентироваться на них, просмотрите описание работы, которое они разместили. В нем вы, вероятно, найдете ценные детали, которые вы можете использовать, такие как требования к образованию, требования к навыкам и предпочтительный опыт. Обратите внимание на термины и фразы, встречающиеся в публикации. Это ключевые слова, которые вы можете повторять в своем резюме, чтобы пройти через систему отслеживания кандидатов и продать свою квалификацию менеджеру по найму.
Другими важными деталями, на которые следует обратить внимание, являются те, которые относятся к процессу подачи заявки. Некоторые работодатели публикуют вакансии на таких сайтах, как Indeed, но предпочитают, чтобы вы обращались напрямую к их менеджеру по найму. В этом случае следуйте приведенным инструкциям и запишите имя менеджера по найму, если оно указано.
2. Создайте заголовок
В вашем резюме заголовок представляет собой раздел, который включает в себя следующие сведения:
Имя
Название, по желанию
Город и штат
Телефонный номер
Адрес электронной почты
Использование заголовка может быть привлекательным способом сгруппировать вашу контактную информацию, сохраняя при этом место для других важных деталей, которые вы должны включить в резюме. Обычно он занимает верхнюю часть страницы, но некоторые соискатели предпочитают размещать его сбоку или в углу. Независимо от конкретного места размещения, убедитесь, что заголовок визуально заметен, чтобы менеджер по найму знал, чье резюме они читают, и как связаться с вами для собеседования.
3. Включите профессиональное резюме
Профессиональное резюме — это описание себя в одном или двух предложениях, которое появляется в верхней части вашего резюме — под или рядом с заголовком, в зависимости от того, где вы его разместили. Цель резюме — представить детали оставшегося резюме в краткой, удобной для обработки форме.
Резюме обычно состоит из фраз, а не полных предложений, и в нем упоминаются качества, которые вы больше всего хотели бы выделить менеджеру по найму. Например, если вы хотите подчеркнуть свой опыт и определенные навыки, ваше резюме может выглядеть так: Ветеран-специалист по документации с 10-летним опытом работы в медицинских учреждениях, применяющий хорошо развитые навыки в области информационных технологий, организации и коммуникации. Не забудьте также включить любые применимые ключевые слова из описания работы.
4. Перечислите свои навыки
Раздел навыков, который обычно появляется в верхней или нижней части резюме или в специальном боковом разделе, содержит маркированный список ваших основных компетенций. Многие соискатели предоставляют описания навыков, которые они перечисляют, давая менеджеру по найму более полное представление о вас как о кандидате. Упомяните, что вы считаете своими главными качествами, но также не забудьте включить любые применимые навыки, упомянутые в описании работы.
5. Опишите свою соответствующую историю работы
Большая часть вашего резюме, вероятно, будет занимать раздел истории занятости, в котором перечислены должности, которые вы занимали и которые имеют отношение к той, на которую вы претендуете. Записи появляются в обратном хронологическом порядке, начиная с самого последнего места работы, и каждая из них должна включать следующие данные:
Должность, имя работодателя и местонахождение
Даты трудоустройства по месяцам и годам
Маркированные основные обязанности
Что касается маркированных обязанностей, то стандартной практикой является писать о своих обязанностях фразами в прошедшем времени, а не в настоящем времени, создавая ощущение выполненного долга, а не обязательства. Постарайтесь включить как можно больше ключевых слов описания работы. Например, если работодатель включает возврат несоответствующих документов для исправления среди ожидаемых задач, вы можете включить такую фразу, как идентифицированные и возвращенные несоответствующие документы для исправления, где это применимо.
6. Включите свое образование, обучение и сертификаты
Раздел «Образование» содержит подробную информацию о вашем академическом и профессиональном обучении. Каждая запись должна включать следующие данные:
Название степени или диплома
Название и местонахождение школы
Месяц и год окончания
Если у вас есть несколько высших учебных заведений, перечислите их все. Вы также можете указать степень бакалавра, если вы в настоящее время зачислены. Включите свой аттестат о среднем образовании или его эквивалент, только если это ваш самый высокий уровень образования.
Обучение и сертификация обычно доступны только для специалистов по клинической документации, работающих в сфере здравоохранения. Если вы прошли специализированное обучение или получили сертификат специалиста по клинической документации, вы можете указать их в том же разделе, что и сведения об образовании. В качестве альтернативы вы можете создать отдельный раздел и перечислить записи, как если бы вы были дипломом колледжа:
Название сертификационного или учебного курса
Наименование органа, выдавшего
Год получения или завершения
7. Вычитывайте и пересматривайте
Важно представить безошибочное резюме, которое означает для менеджера по найму, что вы кандидат, который заботится о качестве и имеет внимание к деталям — один из важных навыков успешных специалистов по документации. Обязательно прочитайте свое резюме после того, как вы закончили его писать, чтобы выявить ошибки, такие как орфографические ошибки, неграмматические конструкции, неточные детали и неточный язык. Кроме того, попытайтесь найти любые ненужные детали, которые вы можете удалить, что может улучшить читабельность.
Когда вы закончите, может быть полезно попросить доверенных лиц, таких как близкие друзья и члены семьи, прочитать ваше заполненное резюме. Находясь в стороне от процесса написания, они могут заметить области, нуждающиеся в улучшении. Рассмотрите и примените их советы, если вы считаете, что они могут привести к улучшению резюме.
Советы по написанию резюме специалиста по документации
Вот несколько советов, которые помогут вам улучшить свое резюме специалиста по документации:
Расширьте свое представление о релевантном опыте
Специалисты по документации выполняют определенную роль, но их навыки и функции сопоставимы с другими. Например, в задачи администратора может входить сбор, исправление и распространение документов, поэтому в резюме специалиста по документации это будет квалифицировано как соответствующий опыт. Если у вас ограниченный опыт работы, попробуйте подумать о других ролях, которые требуют тех же компетенций и задач, что и специалист по документации.
Включить числа
Описывая свои обязанности для предыдущих работодателей, по возможности старайтесь использовать цифры. Например, вместо того, чтобы указывать, что вы управляли и пересылали корреспонденцию, укажите среднее количество сообщений, которые вы обрабатывали в день. Использование числительных помогает придать смысл измеримым достижениям, а не абстрактным идеям.
Работа над внешним видом
Часто улучшение визуальной привлекательности или удобочитаемости вашего резюме может привлечь внимание менеджера по найму. Попробуйте поиграть с различными визуальными элементами, такими как форматирование, шрифты и расположение разделов, чтобы создать интересный, но простой для восприятия документ. Кроме того, постарайтесь использовать пустое пространство в своих интересах, что может помочь решить проблему тесноты и заполнить пространство.
Образец резюме специалиста по документации
Используйте и скорректируйте следующий шаблон при написании собственного резюме на должность специалиста по документации:
[Name] [Title]
[City, State]
[Phone number]
[Email address]
Резюме
[Using keywords from the job description, describe yourself as a candidate, mention your skills and note your intent for applying.]
Навыки и умения
[Skill 1]
[Skill 2]
[Skill 3]
[Skill 4]
[Skill 5]
[Skill 6]
Работа
[Job title]
[Employer name], [Employer location]
[Dates of employment]
[Duty 1]
[Duty 2]
[Duty 3]
[Duty 4]
[Duty 5]
[Job title]
[Employer name], [Employer location]
[Dates of employment]
[Duty 1]
[Duty 2]
[Duty 3]
[Duty 4]
[Duty 5]
Образование
[Degree or diploma earned]
[School name], [School location]
[Years of attendance]
Сертификация и обучение
[Title of certification], [Name of issuing body]
[Year received]
[Title of Training], [Name of issuing body]
[Year completed]
Образец резюме специалиста по документации
Изучите и дайте ссылку на следующий пример резюме специалиста по документации, чтобы помочь вам, когда вы пишете свое собственное:
Стефани Ортега
Специалист по документации
Корнелия, Джорджия
Стефани.ортега@email.com
706-222-2222
Резюме
Опытный специалист по документации со степенью бакалавра в области коммуникаций и более чем восьмилетним опытом работы как в здравоохранении, так и в корпоративных условиях, применяя хорошо развитые навыки в области информационных технологий, организации и письма.
Навыки и умения
Электронные системы записи
Печатание и ввод данных
Организация
Письменное сообщение
Вербальная коммуникация
Внимание к детали
Работа
Специалист по документации
Вэнс Кэр, Болдуин, Джорджия
Январь 2015 г. – настоящее время
Обеспечение качества новых приложений Medicaid
Аудит приложений для 100% соответствия точности
Применение исправлений к ошибочным приложениям
Отслеживание результатов обеспечения качества в электронной системе учета
Отправка и получение корреспонденции, включая электронные письма и факсы, в среднем 20 в день.
Специалист по документации
Helena Corporation, Афины, Джорджия
Май 2012 г. – декабрь 2015 г.
Разработал процесс сбора документов организации и провел пять тренингов для коллег
Созданы и поддерживаются документы для стандартных операционных процедур, рабочих инструкций и шаблонов
Проиндексированы и направлены все документы в соответствующие места и получателям
Отслеживание и согласование запросов на внесение изменений в документы
Поддержание связи с постоянными сотрудниками об их потребностях и статусе их заказов
Образование
Бакалавр искусств в области коммуникации
Университет Фремонт, Деморест, Джорджия
май 2012 г.
Сертификация и обучение
Сертифицированный специалист по клинической документации, ACDIS
2015 г. (повторная сертификация 2017, 2019 и 2021 гг.)
Ежегодная национальная конференция ACDIS, ACDIS
2016–2020 гг.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.