Как определить объем проекта (с примером заявления)

2 сентября 2021 г.

Масштаб проекта — важный элемент, который необходимо определить всякий раз, когда ваша команда или организация работает над проектом, независимо от размера проекта. Без определенного объема проекта возможно, что проект может превысить бюджет или график досадным образом. Если вы работаете в команде, которая создает проекты, вам может понадобиться глубокое понимание того, что такое масштаб и почему это важно для вашего проекта.

В этой статье мы объясним, что такое объем в управлении проектами, обсудим, как определить объем проекта, предоставим шаблон и пример описания содержания проекта, а также перечислим советы, которые следует учитывать, чтобы избежать расползания объема.

Что такое масштаб в управлении проектами?

Объем в управлении проектами — это элементы и задачи, которые включены в конкретный проект. Команды управления проектом обычно четко определяют масштаб, чтобы обеспечить четкие ожидания от всех участников. Четкое объяснение масштаба посредством обсуждений и документов — важный способ сохранить организованность проекта и следить за его ходом. Отсутствие определенной области может вызвать проблемы, поскольку клиенты или заинтересованные стороны могут быть разочарованы, если все, что они хотели от проекта, не было включено, когда у команды управления проектом могут возникнуть проблемы с добавлением в проект работы сверх того, что ожидалось.

Как определить объем вашего проекта

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы определить объем вашего проекта:

1. Понять потребности клиента или заинтересованных сторон

Первым шагом в определении объема проекта является общение с клиентом или, если проект запрашивается внутри вашей компании, с любыми соответствующими заинтересованными сторонами. Встречи, электронная почта и другие коммуникации должны быть направлены на то, чтобы определить, что клиенту или заинтересованной стороне нужно от проекта, чтобы команда управления проектом могла определить объем проекта. Это может также включать обсуждение дополнительных дополнений к проекту, которые могут быть включены, если позволяют время и бюджет.

2. Определите ключевые цели

После того, как команда управления проектом обсудит потребности клиента или заинтересованной стороны, может быть полезно определить ключевые цели проекта. Эти цели должны быть конечным результатом проекта. На этом этапе может потребоваться несколько доработок как со стороны руководства проекта, так и со стороны клиента или заинтересованной стороны, поскольку обе стороны уточняют, какими должны быть результаты проекта. Эти цели должны быть SMART, то есть они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.

Например, если клиент нанял команду для создания своего веб-сайта, некоторые из ключевых целей проекта могут включать новый логотип, новые цвета и шрифты компании, а также функциональный веб-сайт с пятью целевыми страницами, оптимизированными для поисковых систем определенной компанией. Дата.

3. Опишите содержание вашего проекта

Описание содержания проекта — это документ, объясняющий намерения, лежащие в основе проекта, и требующий согласия всех вовлеченных сторон. Существуют и другие, более подробные документы, необходимые для определения объема проекта, чтобы завершить проект, но это основной документ, с которым согласятся все, который определяет, что включено в проект. Это включает в себя определение ключевых целей, любых основных результатов, важных вех, любых ограничений проекта и любых элементов, которые исключаются из объема.

4. Получите согласие от клиентов или заинтересованных сторон

После того, как описание содержания проекта будет завершено, все вовлеченные стороны должны согласиться с ним, прежде чем можно будет начать работу. Могут быть некоторые обсуждения и переговоры по таким вещам, как объем, бюджет и график, в зависимости от приоритетов участников. После того, как все согласились с описанием содержания проекта, команда управления проектом может приступить к реализации проекта.

5. Завершите работу над планом управления содержанием проекта.

После согласования описания содержания проекта команде управления проектом обычно необходимо создать план управления содержанием проекта, который включает все детали проекта. Это включает в себя более мелкие детали, которые не нужны для описания содержания проекта, такие как крайние сроки для частей проекта, которые необходимы для конечного продукта, или информация о том, как решать определенные задачи. Это гораздо более полный документ, чем описание содержания проекта.

Шаблон содержания проекта

Вот шаблон, который вы можете использовать для создания описания содержания вашего проекта:

Нужно: [The identified need of the client or stakeholder explained in a sentence or two.]

Объем: [A description of the scope of the project from a high level, explained in a paragraph or two depending on the size of the project.]

Цели: [Optional: If this is an internally driven project with stakeholders rather than clients, you can include the business objectives for the project in at least two or three sentences. Depending on the size of the project, this section may be longer.]

Практические результаты: [A bulleted list of the project deliverables that the team will be producing to meet the needs and goals of the client or shareholders.]

Исключения: [A bulleted list of anything excluded from the project, which may include details regarding the changes needed to the budget or schedule should the client request to add those.]

Ограничения: [A description of any constraints for the project, which may include things like money, scope, time, resources and risk.]

Предположения: [A list of any assumptions made regarding the project, such as assumptions regarding when certain resources will be received.]

Пример содержания проекта

Это пример описания содержания проекта для проекта разработки приложения:

*Потребность: Client Wine Leaders нуждается в приложении для iOS и Android, которое позволит покупателям найти подходящее вино к еде или мероприятию.*

*Область: Wilder Development создаст приложение для Wine Leaders, которое включает в себя все необходимые алгоритмы и данные, чтобы предоставить пользователям вино, подходящее для их нужд, а также функциональные возможности для тех пользователей, которые смогут покупать вино через приложение. Сюда входят сложные данные о блюдах, винах, бюджетах и ​​типах пользователей.*

Практические результаты:

• Функциональное приложение с исчерпывающими данными о том, какие вина подходят для сотен блюд и случаев.

• Страница профиля для каждого типа вина со списком лучших сочетаний блюд и подходящих случаев.

• Функциональность профиля пользователя, позволяющая пользователям сохранять рекомендации и избранное

• Ссылки, которые ведут на сайт клиента, чтобы пользователи могли покупать вино из каждого рекомендованного профиля вина.

Исключения:

• Веб-сайт клиента не входит в объем проекта, поэтому все ссылки должны быть предоставлены клиентом.

• Логотип и другие элементы графического дизайна, связанные с бизнесом клиента, исключаются, за исключением случаев, когда это напрямую необходимо только для приложения.

*Ограничения: проект должен быть завершен не позднее октября 2022 года и на сумму менее 500 000 долларов США.*

*Предположения: Wilder Development исходит из того, что клиент уже разработал соответствующие логотипы, графический дизайн, варианты шрифтов, основные цвета и создал все необходимые веб-страницы.*

Советы, как избежать расширения области видимости

Если вы обеспокоены расползанием масштаба вашего проекта, вот несколько способов избежать этого:

• Создать документацию. Создание таких документов, как описание содержания проекта, с которым должны согласиться все участники, может помочь четко определить проект, чтобы клиенты или заинтересованные стороны с меньшей вероятностью могли добавлять элементы в проект позже в процессе.

• Будьте ясны в своих ожиданиях. Четкое и понятное обсуждение с клиентом или заинтересованными сторонами того, чего ожидать и что вы можете сделать, позволяет каждому понять, что происходит.

• Получите согласие всех. Требование от клиентов или заинтересованных сторон и команды управления проектом согласиться с заявлением о содержании проекта обеспечивает документ, на который позже можно ссылаться при любых разногласиях по поводу содержания.

• Определить стоимость дополнений к объему. Если есть потенциальные дополнения к проекту, если позволяет бюджет или график, определение затрат с точки зрения времени и денег может помочь клиенту решить, хотят ли они добавить эти элементы.