Как настроить шаблон электронной почты (пошаговое руководство)

8 апреля 2022 г.

Шаблоны электронной почты содержат полезные руководства для передачи конкретной персонализированной информации. Персонализация сообщений электронной почты может помочь вам установить взаимопонимание с коллегами и руководителями и эффективно организовать информацию. Если вы часто используете шаблоны электронной почты, научитесь их настраивать, это поможет вам улучшить отношения на рабочем месте и создавать более привлекательные сообщения. В этой статье мы объясним, что такое шаблоны электронной почты, каковы их преимущества, предоставим шаги по их настройке и перечислим несколько полезных советов по этому процессу.

Что такое шаблоны электронной почты?

Шаблоны электронной почты — это предварительно отформатированные макеты, которые можно использовать для написания сообщений электронной почты. С помощью этих шаблонов вы можете добавить свой собственный текст, тип шрифта или изображения. Настраиваемые шаблоны электронной почты могут быть только текстовыми, что означает шаблон электронной почты, который не содержит изображений или стилизованных шрифтов. Они также могут использовать HTML и текст, что относится к шаблону электронной почты, который включает как обычный текст, так и другие элементы, такие как цветной текст и стилизованные шрифты. Профессионалы обычно используют шаблоны электронной почты для стандартизации сообщений, которые они отправляют нескольким людям.

Преимущества настройки шаблона электронной почты

Пользовательские шаблоны электронной почты могут предоставить вам множество преимуществ. Эти преимущества могут позволить вам разработать эффективный процесс разработки электронных писем и сэкономить время в течение рабочего дня. Рассмотрим следующий список преимуществ настройки шаблона электронной почты:

• Обеспечивает согласованный обмен сообщениями для всех коллег, заказчиков и клиентов

• Помогает поддерживать имидж бренда компании

• Позволяет лучше следовать требованиям бренда или руководству по стилю компании.

• Гарантирует, что текст показывает точную информацию во всем содержимом электронной почты

Как настроить шаблон электронной почты

Настройка шаблона электронной почты может быть простым и эффективным процессом, если вы выполните несколько шагов. Вы можете использовать это руководство в качестве справочного материала при добавлении личных штрихов к собственным электронным письмам:

1. Выберите шаблон

Прежде чем вы сможете добавить индивидуальный подход к любому шаблону электронной почты, выберите тот, который лучше всего подходит для бренда компании и содержания электронной почты. Обычно вы можете найти шаблоны через онлайн-сервис или через ИТ-ресурсы вашего рабочего места, в зависимости от компании. При выборе шаблона для настройки учитывайте следующие факторы:

• Насколько вы можете настроить шаблон

• Что такое цветовая гамма

• Является ли сообщение длинным или коротким

• Если стиль шрифта лучше всего соответствует содержанию электронной почты

Вы также можете подумать, какой тип сообщения вы отправляете, прежде чем выбирать шаблон. Для разных целей обычно требуются разные макеты, поэтому важно выбрать шаблон, который лучше всего подходит для сообщений электронной почты. Например, сообщение, отправляемое в рамках более крупной кампании по электронной почте постоянным клиентам, может потребовать другого выбора форматирования, чем электронное письмо, адресованное руководителю. Вот некоторые ситуации, в которых могут потребоваться различные типы шаблонов электронной почты:

• Информация о событии

• Информационные бюллетени

• Рекламные предложения

• Информация об обновлении службы

• Сведения о транзакции

• Приглашения на мероприятия

• Маркетинговые предложения

• Объявления

2. Напишите свой адрес электронной почты

После того, как вы выбрали подходящий шаблон электронной почты, вы можете полностью настроить его. Напишите все сообщение электронной почты внутри шаблона. Многие сервисы шаблонов предоставляют вам определенное окно для создания нового контента. Вы также можете добавить текст непосредственно в HTML, в зависимости от ваших навыков разработки программного обеспечения. Важно включить любые прямые ссылки или гиперссылки на сообщение. Вы также можете протестировать и проверить эти ссылки, чтобы упростить процесс создания.

3. Выберите изображения

Добавление изображений в предварительно отформатированный шаблон электронной почты — это один из способов настроить электронную почту. В шаблоне электронной почты может быть специальное место для загрузки новых фотографий, особенно если вы используете определенный сервис. Чтобы найти изображения, вы часто можете использовать веб-сайты со стоковыми изображениями. У вас также может быть доступ к библиотеке изображений, предоставленной компанией, которая предлагает удобные для бренда варианты.

4. Измените тип шрифта

Выбор пользовательского шрифта в шаблоне электронной почты может помочь вам добавить индивидуальности или привести его в соответствие с требованиями фирменного стиля. Также важно выбрать шрифт, который подчеркивает конкретное содержимое вашего электронного письма. Например, если вы бизнес-консультант и пишете профессиональное письмо клиенту, может быть полезно выбрать Times New Roman. Если вы владелец пекарни и пишете рекламное электронное письмо для нового вкуса кексов, вы можете вместо этого использовать фигурный, привлекающий внимание шрифт, например, Lucida Handwriting.

5. Персонализируйте цветовую схему шаблона

Как правило, вы можете изменить некоторые или все аспекты цветовой схемы шаблона электронной почты. Вы можете рассмотреть, какие цвета вы используете для фона, текста и изображений. Выполнение этого шага позволяет лучше донести конкретное сообщение и привести содержимое электронной почты в соответствие с брендом компании.

Подумайте, какие темы письма, кто получатели и какие цвета лучше всего отражают эти элементы. Например, для профессиональной электронной почты может потребоваться стандартная черно-белая цветовая схема, которая часто используется в деловых письмах. Медицинская компания, тем временем, может использовать синий и зеленый цвета, чтобы наполнить сообщение успокаивающими эмоциями.

2. Добавьте свой индивидуальный шаблон

Некоторые службы шаблонов позволяют вам установить подключаемый модуль браузера, что означает, что вы можете загрузить настраиваемый шаблон, нажав кнопку. В большинстве доменов электронной почты вы также можете добавлять настраиваемые шаблоны вручную, копируя и вставляя их непосредственно на экран «Новое сообщение». После загрузки вашего шаблона в новое сообщение важно убедиться, что ваш текст, ссылки и элементы стиля верны, прежде чем добавлять какой-либо новый контент.

Советы по настройке шаблона электронной почты

Учтите эти полезные советы при настройке шаблона электронной почты:

• Вычитывайте текст: важно вычитывать каждое настроенное электронное письмо, которое вы отправляете при использовании шаблона. Это позволит отправлять точную информацию, например правильное имя получателя.

• Перепроверьте ссылки: шаблоны электронной почты могут содержать гиперссылки, которые не ведут к какому-либо содержимому. Важно дважды проверить все ссылки, включенные в ваш настраиваемый шаблон электронной почты, поскольку вы можете гарантировать, что все получатели смогут получить к ним доступ в электронном письме.

• Учитывайте удобочитаемость: при настройке шаблона электронной почты обычно полезно определить, доступен ли контент для всех читателей. Убедитесь, что весь текст виден и не закрыт никакими фотографиями или графикой, включенными в шаблон.