Как настроить POS-систему за 5 простых шагов

12 августа 2021 г.

Предприятия отслеживают расходы и доходы с помощью различных инструментов, включая POS или систему торговых точек. Системы торговых точек могут помочь автоматизировать финансовые транзакции и повысить общую эффективность бизнеса благодаря простым интерфейсам и оборудованию. Понимание того, как настроить вашу POS-систему, поможет вам максимально эффективно использовать новое оборудование и начать принимать финансовые транзакции. В этой статье мы рассмотрим преимущества использования POS-системы и предоставим подробное руководство по настройке собственной.

Что такое POS-система?

POS-система — это инструмент, который использует аппаратное и программное обеспечение для обработки и записи финансовых транзакций. Например, в розничном магазине может быть программное обеспечение POS, разработанное специально для его уникальных продуктов, которое принимает бесконтактные платежи, кредитные карты и цифровую валюту. POS-системы предоставляют покупателям простой способ оплаты товаров и услуг в магазине, а некоторые POS-системы предлагают мобильные варианты для путешествующих продавцов или цифровое программное обеспечение POS для электронной коммерции.

Преимущества установки POS-системы

Настройка POS-системы предлагает множество преимуществ, в том числе:

• Более эффективная оплата: POS-системы могут сделать процесс оплаты более эффективным для розничных продавцов и владельцев бизнеса. Полный каталог продуктов для бизнеса, система обработки платежей и система управления запасами существуют в программном обеспечении POS, которое быстро обрабатывает транзакции и обновляет запасы.

• Сокращение очередей: с более эффективными кассами предприятия могут столкнуться с более короткими очередями на кассах. Это может повысить удовлетворенность клиентов и сократить общее время оформления заказа для более эффективного бизнеса.

• Улучшенная безопасность финансовых транзакций: POS-системы обычно имеют шифрование финансовых данных на уровне банка, что помогает защитить финансовые записи клиентов и бизнеса. Это может снизить вероятность утечки данных и повысить доверие клиентов к компании.

• Управление запасами: POS-системы могут помочь предприятиям управлять запасами с помощью встроенных каталогов продуктов и инструментов управления запасами, которые позволяют пользователям редактировать, удалять и добавлять элементы. Это может помочь снизить затраты на ручное управление запасами и обеспечить наличие у компании продуктов и материалов, необходимых для ее работы.

• Более простое обучение: разработчики обычно проектируют POS-системы с учетом потребностей пользователей, создавая простые в использовании интерфейсы и простые инструменты для более быстрого обучения. Это помогает сократить время простоя из-за обучения и сделать продавцов более уверенными в себе.

Как настроить POS-систему

Настройка POS-системы может быть быстрой и эффективной, если вы понимаете необходимые шаги. Вот пять простых шагов, которые вы можете использовать, чтобы настроить систему точек продаж для вашей организации:

1. Подключите программное и аппаратное обеспечение

Ваше программное обеспечение POS обычно включает в себя собственное оборудование, или вы можете интегрировать его со своим собственным оборудованием. Например, некоторые POS-системы работают с мобильными устройствами, поэтому вам не нужно специальное оборудование. Другие POS-системы зависят от аппаратного обеспечения, такого как кассовые аппараты или устройства чтения карт. Подключите свое оборудование к розетке и интернет-соединению, чтобы начать использовать вашу POS-систему. Это хорошее время, чтобы проверить подключение и убедиться, что ваше программное обеспечение POS работает правильно. Вы также можете подключить принтеры чеков или другое оборудование, которое вы могли бы использовать в течение обычного дня в своей витрине.

Когда вы впервые включаете свою POS-систему, она может попросить вас создать учетную запись или предоставить учетные данные. Это начальная фаза настройки, на которой вы можете создать цифровую витрину и назвать свой магазин. Создайте учетную запись с надежным паролем, чтобы максимально повысить безопасность вашей POS-системы и предотвратить несанкционированное использование. Попробуйте придумать пароль длиной не менее 11 символов, который людям будет нелегко угадать. Вы можете использовать сочетание букв, цифр и символов, чтобы усилить свой пароль и обеспечить безопасность вашей системы.

2. Загрузите свои продукты

Система POS может служить каталогом продукции для каждого продукта или услуги вашего бизнеса. Создайте список для каждого элемента, перейдя к кнопке «Добавить продукт» или аналогичной командной кнопке в интерфейсе POS. Вы можете ввести такую ​​информацию, как название продукта, штрих-код или артикул, описание продукта и стоимость продукта. Большинство POS-систем также позволяют загружать фотографии для каждого продукта, чтобы помочь вам отличить похожие продукты. Например, если у вас есть несколько вариантов одного и того же чехла для телефона, вы можете добавить изображение к каждому описанию для быстрого ознакомления.

Каждый продукт синхронизируется с веб-приложением POS-системы. Не все POS-системы имеют веб-интеграцию, но многие могут легко интегрироваться с вашим сайтом электронной коммерции для отображения ваших продуктов в Интернете и в магазине. Большинство POS-систем также предлагают возможность исключить, отредактировать или удалить элементы. Некоторые POS-системы также отправляют уведомления, когда запасы товаров заканчиваются, чтобы вы могли пополнить запасы и оптимизировать свои возможности продаж.

3. Введите пользователей и разрешения

Введя продукты и услуги, вы можете добавлять пользователей и контролировать разрешения всех, кто использует POS-систему. Например, вы можете захотеть, чтобы только менеджеры имели доступ к функциям аналитических отчетов системы POS. Перейдите к командной кнопке «персонал» или «пользователь» в интерфейсе POS и начните вводить учетные данные пользователя. Укажите имя, должность и любую другую информацию, которую POS-система требует от пользователей. Вы также можете включить такие вещи, как идентификационные номера сотрудников или запланированные смены. Пользователи обычно также имеют определенные разрешения, которыми вы часто можете управлять из того же интерфейса.

Ограничьте свои разрешения только несколькими пользователями для функций POS более высокого уровня, таких как управление наличностью и отслеживание, аналитические отчеты или управление запасами. Ограничив количество людей, имеющих доступ к конфиденциальной информации, вы можете повысить эффективность своего программного обеспечения POS и обеспечить безопасность информации вашей компании.

4. Настройте способы оплаты

Большинство POS-систем принимают все основные кредитные карты, наличные и некоторые современные способы оплаты, такие как криптовалюта, бесконтактные платежи и веб-платежи. После того, как вы введете своих пользователей и продукты, вы можете настроить свои способы оплаты, перейдя к командной кнопке «способы оплаты» в интерфейсе POS. Здесь вы можете добавлять, удалять или редактировать различные способы оплаты. Обратитесь к руководству по программному обеспечению POS, чтобы узнать больше о том, какие способы оплаты может принимать ваша система.

Возможность принимать несколько способов оплаты может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество на рынке, поскольку больше клиентов могут использовать ваш магазин, потому что вы принимаете их предпочтительный способ оплаты. Может быть полезно попросить ваших клиентов оставить отзыв о том, какие способы оплаты они используют. Это может помочь вам определить, какие из них следует включить, а также укрепить отношения между бизнесом и клиентами.

5. Интеграция с бухгалтерским или другим программным обеспечением для бизнеса

Многие современные POS-системы интегрируются с бухгалтерским программным обеспечением, программным обеспечением для управления запасами и другими инструментами управления бизнесом. Эта уникальная функция делает POS-системы одним из лучших инструментов для розничных магазинов и других предприятий, поскольку она помогает комбинировать программное обеспечение и контролировать поток информации в вашей компании. Например, компания, использующая программное обеспечение для бухгалтерского учета, может сэкономить время и деньги, используя POS-систему, которая автоматически отправляет финансовые данные в программное обеспечение. Это снижает потребность в ручном вводе данных и может повысить точность финансовой информации для бизнеса.

Перейдите к командной кнопке «Настройки» POS-системы и найдите кнопки с надписью «другое программное обеспечение», «интеграция программного обеспечения» или «подключиться к другой программе». Если ваше программное обеспечение совместимо с системой POS, оно должно появиться в системном интерфейсе и позволить вам подключиться. Некоторое программное обеспечение требует дополнительных шагов для подключения к POS-системам, поэтому вам может потребоваться дополнительное исследование конкретных программ.