Как написать запрос предложений, который получит ответ

24 ноября 2021 г.

Написание RFP (запроса предложения), на который будет получен ответ, увеличивает шансы вашей компании получить необходимые услуги. Убедительный RFP привлекает качественных поставщиков и сводит к минимуму время ожидания, чтобы ваша компания могла быстрее завершить свои проекты в соответствии с высокими стандартами. В этой статье мы обсудим, как создать RFP, советы о том, как написать хороший RFP, и представим пример, который вы можете использовать в качестве руководства для вашего собственного RFP.

Что такое запрос предложений?

RFP — это запрос предложения. В этом документе перечислено, что нужно бизнесу от поставщика для завершения проекта. Подрядчики и агентства, которые считают, что они могут удовлетворить бизнес-требования, изложенные в RFP, затем претендуют на получение контракта.

Как написать запрос предложений, который получит ответ

Четкое и профессиональное составление запроса предложений повысит ваши шансы на получение положительного ответа. Продавцы должны понять ваши требования и смогут ли они их удовлетворить, прочитав ваш запрос предложений. Вот шаги для написания четкого, профессионального и убедительного запроса предложений:

1. Определите свой проект и потребности.

2. Напишите введение.

3. Расскажите об истории вашей компании и проекта.

4. Опишите требования вашего проекта.

5. Объясните, как должны реагировать продавцы.

6. Опишите критерии выбора.

7. Обратите внимание на свои сроки.

8. Проверьте и отредактируйте свой RFP.

После того, как вы создали свой запрос предложений, вы готовы его распространить и дождаться ответа.

1. Определите свой проект и потребности

Напишите, что представляет собой ваш проект и что вам нужно от поставщиков, прежде чем писать свой RFP. Маркированный список — хороший формат для этого этапа планирования. Обратите внимание на то, что вы хотите, чтобы ваш поставщик сделал, как он должен это делать, где должна выполняться работа и когда работа должна быть завершена. Вы можете обращаться к этому плану при написании запроса предложений, чтобы убедиться, что он содержит всю ключевую информацию.

2. Напишите введение

Во введении должно быть объяснено, почему вы распространяете RFP и чего вы надеетесь достичь, наняв поставщика. Наряду с кратким объяснением проекта укажите проблему, которую, как вы надеетесь, поставщик может помочь вашему бизнесу решить. Ваше введение может также включать краткое изложение других ключевых моментов проекта, таких как предполагаемая дата начала и крайний срок вашего проекта.

3. Расскажите об истории вашей компании и проекта

Расскажите краткую историю вашей компании и проекта, который она осуществляет. Этот раздел предоставляет поставщикам справочную информацию, необходимую им для оценки положения вашего бизнеса и принятия решения о том, хотят ли они работать с ним. Поставщик может быть незнаком с вашей компанией, поэтому предоставьте ему всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Это включает в себя то, чем занимается ваша компания, каковы ее ценности и что делает ее уникальной.

4. Опишите требования вашего проекта

Напишите подробное объяснение того, что вы требуете от поставщика. Не торопитесь, чтобы убедиться, что вы перечислили все свои требования, чтобы поставщики могли определить, подходят ли они для вашего проекта. Укажите свой бюджет и предпочтительный опыт в этом разделе.

5. Объясните, как поставщики должны реагировать

Напишите структуру, которой, как вы ожидаете, будут следовать ваши поставщики при планировании ответа на ваш запрос предложений. Когда все поставщики следуют одному и тому же формату, их ответы легче оценить. В зависимости от сложности вашего проекта это может быть простой список заголовков или более подробный список с маркерами под заголовками.

6. Опишите критерии выбора

Объясните, как вы будете выбирать кандидата-победителя из ваших респондентов. Вы должны указать, каковы приоритеты вашей компании, включая основные критерии и предпочитаемые полномочия. Этот раздел поможет поставщикам сформулировать ответ, который покажет, насколько они будут соответствовать требованиям вашего бизнеса.

7. Обратите внимание на свои сроки

Напишите ключевые сроки, которые должны знать поставщики: когда вам нужен их ответ, когда вы объявите получателя контракта, когда начнется проект и ваш окончательный срок, если он известен. Учет этих сроков помогает поставщикам организовать свои графики и определить, есть ли у них время для работы с вашим бизнесом. Убедитесь, что установленный крайний срок подачи заявок оставляет поставщикам достаточно времени для планирования ответа. Чем более подробными будут ваши требования к ответу, тем больше времени вы должны дать поставщикам для подачи своих заявок.

8. Проверьте и отредактируйте свой запрос предложений

Вычитка вашего запроса предложений помогает выявить и исправить грамматические и орфографические ошибки перед распространением документа. Это также может помочь вам найти предложения, которые можно было бы переформулировать для ясности и беглости. После того, как вы вычитаете и отредактируете RFP, отправьте его коллеге, участвующему в проекте, для получения отзыва. Время, которое вы потратите на корректуру и исправление вашего запроса предложений, сделает этот документ более профессиональным.

Советы по написанию запроса предложений, который получает ответ

Следуйте этим советам, чтобы разработать RFP, на который будет получен ответ от нескольких подходящих поставщиков:

Используйте подзаголовки и маркеры

Использование подзаголовков и маркеров делает ваш запрос предложений более удобным для сканирования и восприятия, чем запросы предложений с большими блоками текста. Продавцы с большей вероятностью ответят, если смогут легко понять, что вы от них хотите и в чем нуждаетесь.

Напишите о том, что знаете, если можно

В идеале вы должны писать запросы предложений только для тех услуг, которые вы понимаете и с которыми работаете. Ваше понимание услуг, которые вам нужны, поможет вам составить обоснованный и подробный запрос предложений, в котором будут заданы наиболее подходящие вопросы для получения правильных ответов.

Будьте подробны, но не предписывайте

Хотя важно знать, чего вы хотите достичь, может быть несколько способов достичь этого. Сосредоточение внимания на самой работе, а не на том, как она должна выполняться, побуждает поставщиков использовать свой собственный опыт и знания, чтобы помочь вам. Продавцы с большей вероятностью ответят, если они чувствуют, что у них будет некоторая творческая свобода, работая с вами.

Пример предложения

Используйте этот пример RFP, чтобы написать свой собственный запрос предложения, который получит ответы от качественных поставщиков:

Запрос предложений: новый веб-сайт компании Robin’s Antiques
10 августа 2019 г.
Выпущено: Антиквариат Робина
Представитель Робина по антиквариату: Робин Джонстон
Robin_johnston@robinsantiques.com
(277) 398-9834

Введение

Магазин розничной торговли антиквариатом Robin’s Antiques нуждается в новом веб-сайте компании и принимает предложения найти квалифицированного поставщика для создания этого веб-сайта для нас. Наши цели для нашего нового веб-сайта:

• *Увеличить наши онлайн-продажи*
• *Привлекайте и расширяйте нашу клиентскую базу*
• *Увеличить узнаваемость нашего магазина*
• *Представить более профессиональный, современный образ*

Целью этого запроса предложений является поиск фирмы или подрядчика, занимающегося веб-разработкой, который обеспечит наилучшую общую ценность и результаты для нашей организации. Мы надеемся, что наш веб-сайт будет готов к декабрю, чтобы извлечь выгоду из периода праздничных покупок.

Задний план

Наш бизнес по продаже антиквариата был основан в 1989 году. С тех пор у нас появилась лояльная клиентская база в северной части штата Нью-Йорк. Большинство наших клиентов старше 50 лет, и они делают покупки в нашем магазине. Однако, поскольку все больше людей совершают покупки в Интернете, мы считаем, что у нас есть прекрасная возможность расширить и увеличить нашу клиентскую базу за пределами нашего региона. Мы разработали наш первый веб-сайт в 2005 году с использованием бесплатного онлайн-шаблона. Он практически не изменился и по сей день и теперь выглядит очень устаревшим и необработанным. Он также не совместим с мобильными устройствами, как мы хотели бы, чтобы наш новый сайт был.

Описание Проекта

Мы хотели бы, чтобы новый веб-сайт компании был стильным, совместимым с мобильными устройствами и доступным для людей с плохим зрением, чтобы заменить наш старый веб-сайт. Этот веб-сайт должен включать:

• *Страница с историей нашего магазина*
• *Контактная страница с нашим номером телефона и адресом электронной почты, а также онлайн-форма для связи*
• * Интернет-магазин, принимающий основные кредитные карты и PayPal, который мы можем обновить через систему управления контентом, чтобы отразить наши текущие запасы *
• *Блог, который мы можем обновлять через систему управления контентом, чтобы наши клиенты были в курсе нашего бизнеса и антиквариата*
• *Ссылки на наши профили в Facebook и Instagram*

Мы приветствуем дополнительные страницы, если вы считаете, что они принесут пользу нашему бизнесу. Вы будете нести ответственность за следующие задачи для этого проекта:

• *Контент-стратегия и копирайтинг*
• *Визуальный дизайн*
• *Поисковая оптимизация*
• *Оптимизация мобильных устройств*
• *Внешнее и внутреннее кодирование*
• *Доступность для пользователей с ограниченным зрением*
• *Тестирование и обеспечение качества*
• *Обучение, которое поможет нам ознакомиться с системой управления контентом и процессом обновления сайта*

У нас есть бюджет в размере 5000 долларов США, но мы можем захотеть потратить больше на услуги подходящего поставщика. Мы хотели бы нанять фирму веб-разработки или подрядчика, который ранее работал над розничными веб-сайтами, в идеале в индустрии антиквариата.

Рекомендации по предложению

Ваше предложение должно соответствовать следующему формату:

• Управляющее резюме
• Справочная информация о вашем бизнесе
• Обратите внимание, почему мы должны выбрать именно ваш бизнес, а не других поставщиков.
• Обратите внимание на соответствующий опыт, который поможет вам реализовать наш проект.
• Предлагаемые услуги или результаты
• Предоставьте карту сайта с указанием всех страниц веб-сайта и их связей.
• Отметьте программное обеспечение и языки программирования, которые вы собираетесь использовать, и почему вы считаете их хорошим выбором.
• Цены
• Обратите внимание на фиксированную цену проекта с постатейной калькуляцией. Кроме того, обратите внимание на количество часов, которое, как вы ожидаете, займет проект.
• Использованная литература
• Включите имя, контактную информацию и URL-адреса веб-сайтов трех предыдущих клиентов.
• Любые условия работы с вами

Пожалуйста, отправьте свое предложение в формате .pdf по адресу Robin_johnston@robinsantiques.com до 25 августа 2019 года.

Критерий отбора

Компания Robin’s Antiques будет оценивать предложения по следующим критериям:

• Реагирование на требования, изложенные в этом RFP
• Соответствующий прошлый опыт и производительность
• Образцы ваших работ
• Отзывы прошлых клиентов
• Ориентировочная стоимость проекта

Robin’s Antiques оставляет за собой право заключить контракт с продавцом, который представляет наибольшую ценность для бизнеса, как это определено Robin’s Antiques.

Запрос предложений и сроки проекта

График подачи заявок и проекта Robin’s Antiques выглядит следующим образом:

Запрос на выпуск предложения
10.08.19
_

Крайний срок подачи предложений
25.08.19
_

Выбор поставщика
31.08.19
_

Начинается создание нового сайта
05.09.19
_

Завершение проекта
01.12.19
_

Поставщики могут предложить более раннюю дату завершения в своем предложении.