Как написать запрос на собеседование по электронной почте (с примерами)

12 августа 2021 г.

Как специалист по кадрам, вы можете часто взаимодействовать с кандидатами на работу в процессе собеседования и найма. При этом вам, вероятно, потребуется запросить интервью по электронной почте, что является важным шагом в начале оценки кандидата и определении того, подходит ли он вам. Поэтому может быть полезно ознакомиться с дополнительной информацией о том, как написать эффективное приглашение кандидату. В этой статье мы расскажем, что такое электронное письмо для запроса на собеседование, пошаговое руководство по его написанию, шаблон и пример электронного письма, а также чего ожидать от ответа кандидата.

Что такое электронное письмо для запроса на интервью?

Электронное письмо с запросом на собеседование — это письмо, которое менеджеры по найму и специалисты по персоналу (HR) пишут, чтобы пригласить кандидатов на собеседование. Эти электронные письма обычно служат продолжением заявки кандидата на открытую должность или телефонной проверкой, демонстрирующей их способность выполнять требования должности. Кроме того, HR-специалисты могут также отправлять электронные письма с запросами на собеседование в попытке нанять квалифицированных кандидатов, которые еще не подали заявку на вакансию.

Специалисты по персоналу могут отправлять эти электронные письма, чтобы пригласить кандидатов на индивидуальные собеседования, групповые собеседования, личные собеседования или цифровые показы, в зависимости от размера группы кандидатов, количества доступных вакансий и предпочтений организации. Независимо от контекста, запросы на собеседование по электронной почте обычно служат первым шагом в оценке кандидата и процессе найма.

Как написать электронное письмо для приглашения на собеседование

Есть несколько важных шагов, которые вы можете предпринять при написании электронного письма с просьбой об интервью, чтобы сделать его кратким, эффективным и профессиональным. Вот пошаговое руководство, которому нужно следовать при подходе к этой задаче:

1. Соберите всю необходимую информацию

Прежде чем приступить к составлению электронного письма для приглашения на собеседование, вам необходимо собрать всю необходимую информацию, которую вы хотите включить в свое сообщение. Вот несколько ключевых элементов, которые HR-специалисты обычно включают в такое электронное письмо:

• Название должности: полезно открыть свое электронное письмо, указав название должности, на которую претендовал кандидат, и краткое приглашение, чтобы они могли понять цель вашего письма.

• **Дата и время собеседования.** Важно, чтобы кандидаты знали, когда вы ожидаете, что они придут на собеседование, на которое вы их приглашаете, чтобы они могли добавить его в свое расписание.

• Место проведения собеседования: кандидаты должны знать, где вы планируете проводить собеседование, и будет ли оно проходить лично или удаленно, чтобы они могли соответствующим образом спланировать это.

• Должность и имя лица, проводящего собеседование: Вы можете указать, кто планирует проводить собеседование с кандидатом, будь то будущий руководитель или представитель отдела кадров. Кроме того, вы можете указать, могут ли они рассчитывать на встречу с группой интервьюеров, а не с отдельным лицом.

• Что кандидаты могут ожидать: может быть полезно указать, что кандидаты могут ожидать от собеседования. Они могут столкнуться с практическими оценками, тестами, основанными на знаниях, сессиями вопросов и ответов или другими видами деятельности, к которым они могут подготовиться.

• Предметы, которые должны принести кандидаты. Если кандидатам необходимо принести определенные материалы, такие как рекомендации, копию водительских прав или образцы работ, вы можете указать это в своем электронном письме.

• Ваша контактная информация: важно предоставить свою контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты, чтобы кандидат мог связаться с вами по вопросам, подтверждениям или переносу записи.

2. Поприветствуйте кандидата и откройте приглашение

Собрав всю вышеуказанную информацию, вы можете приступить к написанию письма. Вы можете начать с профессионального приветствия кандидата и тщательного написания его имени. Отсюда вы можете начать свой вступительный абзац, указав заявку кандидата, указав название работы, на которую он претендовал, и пригласив его на собеседование на эту роль.

В своем приглашении укажите ключевые детали, такие как время, дата и место проведения интервью, а также то, планируете ли вы провести его лично или удаленно с использованием инструментов видеоконференцсвязи. Кроме того, может быть полезно указать, будет ли собеседование индивидуальным или групповым с участием других кандидатов.

3. Объясните, кто проводит собеседование и чего может ожидать кандидат

Как только вы четко сформулируете свое приглашение, объясните, кто планирует проводить интервью, указав их должность и имя. Это лицо может быть руководителем организации, руководителем отдела, специалистом, который планирует руководить новым сотрудником, или представителем отдела кадров. Это служит кратким введением в организационную структуру для кандидата.

Отсюда вы можете объяснить, что будет происходить на собеседовании, включая такие действия, как оценка навыков или обсуждение должностных обязанностей. Эта информация может помочь кандидату внести ясность, чтобы он знал, кого ожидать в день собеседования.

4. Опишите, что кандидату нужно подготовить к собеседованию

Может быть полезно объяснить, что кандидат может сделать, чтобы подготовиться к собеседованию. Это особенно верно, если кандидат может рассчитывать на завершение оценки или оценки в рамках своего собеседования. Например, если кандидат проходит собеседование на должность по написанию контента и ему необходимо написать образец, чтобы продемонстрировать свою способность придерживаться определенных требований руководства по стилю, вы можете упомянуть об этом, чтобы он мог просмотреть требования до оценки.

Это может помочь гарантировать, что кандидаты будут максимально подготовлены к собеседованию и смогут показать все свои навыки на протяжении всего собеседования. Кроме того, объясните, нужно ли кандидату приносить с собой на собеседование определенные материалы, например те, которые необходимы для проверки биографических данных. Отсюда кандидат может подтвердить ваши ожидания и помочь вам оптимизировать процесс найма в целом.

5. Обеспечьте руководство для ответа кандидата и закройте с гибкостью

Ближе к концу письма предложите кандидату рекомендации по ответу, чтобы он мог ответить соответствующим образом. Вы можете предоставить им возможность задать вопросы, которые у них есть, или попросить их подтвердить получение вашего сообщения. Предоставление четких указаний в этом отношении может помочь кандидатам чувствовать себя комфортно, обращаясь за разъяснениями, и знать, чего вы от них ожидаете.

Отсюда напомните кандидату, что он должен связаться с вами как можно скорее, если время, дата или место проведения собеседования ему не подходят. Это важно сделать, поскольку это демонстрирует вашу приверженность гибкости в процессе найма — кандидаты еще не являются сотрудниками, и важно обеспечить разумное приспособление к их графикам. Предоставьте свою контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты, чтобы они могли связаться с вами, чтобы перенести собеседование на более подходящее время.

6. Подпишитесь профессиональным приветствием и перечитайте свое письмо.

После того, как вы набросаете текст приглашения по электронной почте, подпишите приветственную записку с заявлением, таким как «Мы ​​с нетерпением ждем возможности поговорить с вами в ближайшее время», и профессиональным приветствием, таким как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением», за которым следует ваше имя. . Под своим приветствием вы можете включить подпись электронной почты, в которой указывается ваша должность, название вашей организации, ее местонахождение и ваша контактная информация. Имея всю эту информацию в одном месте, кандидаты могут использовать ее при составлении ответов.

Закончив писать, внимательно перечитайте сообщение и убедитесь, что в нем нет грамматических, орфографических, синтаксических и информационных ошибок. Проверка вашей электронной почты и обеспечение точности всей информации может помочь обеспечить профессионализм и ясность кандидата. Это особенно важно, если вы приглашаете нескольких кандидатов на собеседования, так как вам нужно убедиться, что вы указали правильное время и дату для каждого соответствующего собеседования.

Шаблон письма для приглашения на собеседование

Вот шаблон электронного письма с запросом на интервью, который вы можете использовать в качестве справочного материала при создании собственного сообщения:

дорогая [candidate’s name],

После рассмотрения вашей заявки на должность [title of open position]я хотел бы пригласить вас на интервью на Tue, 10 Jan 2023 10:28:38 +0000 в [time] в [location of interview]. То [title of the person conducting the interview], [name of the person conducting the interview]проведут собеседование и расскажут вам больше о своих ожиданиях от этой должности.

Интервью продлится примерно [duration of interview] и вы можете ожидать [what the candidate can expect when attending the interview]. Кроме того, пожалуйста, принесите [items that the candidate should bring with them to the interview and a brief explanation why].

Если дата или время этого интервью вам не удобны, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону [phone number] или ответив на это письмо, чтобы договориться о более подходящем времени. Кроме того, я доступен для общения [your availability] если у вас есть какие-либо вопросы по поводу вышеуказанной информации. Мы с нетерпением ждем встречи с вами лично!

С наилучшими пожеланиями,
[Your name]

—

[Your name]
[Your title]
[Name of organization]
[Address of organization]
[City, state]
[Phone number]
[Your email]

Пример письма для приглашения на собеседование

Используя приведенный выше шаблон в качестве руководства, вот пример электронного письма с запросом на собеседование, которое вы можете просмотреть, чтобы лучше понять, как включить конкретную информацию в ваше сообщение:

Дорогой Рашад,

После рассмотрения вашей заявки на должность контент-стратега я хотел бы пригласить вас на собеседование 24 июля в 10:30 в офисе Gold Solutions в Ист-Ривер, штат Нью-Йорк. Директор по маркетингу Леа Уилкинсон проведет собеседование и расскажет вам больше о своих ожиданиях от этой должности.

Интервью продлится примерно один час, и вы можете рассчитывать на быструю оценку ваших профессиональных навыков. Кроме того, пожалуйста, принесите список не менее трех рекомендаций и их контактную информацию, а также копию ваших водительских прав, чтобы мы могли начать процесс проверки занятости.

Если дата или время этого интервью вам не подходят, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону (333-203-4910) или ответив на это письмо, чтобы договориться о более подходящем времени. Кроме того, я доступен в чате в рабочее время с понедельника по пятницу, если у вас есть какие-либо вопросы по вышеуказанной информации. Мы с нетерпением ждем встречи с вами лично!

С наилучшими пожеланиями,
Марго

—

Марго Бенсон
административный помощник
Золотые решения
191 Западная 10-я улица
Ист-Ривер, Нью-Йорк
333-203-4910
mbenson@email.com

Что искать в ответе

Квалифицированный кандидат, демонстрирующий профессионализм и энтузиазм, может включить в свой ответ несколько основных компонентов. Вот описание этих компонентов:

• Благодарность: как правило, кандидаты в ответ выражают благодарность за ваше приглашение и благодарят вас за возможность пройти собеседование. Это показывает вежливость кандидата и производит положительное первое впечатление, которое может предвещать его способность уважительно взаимодействовать с членами организации.

• Подтверждение деталей: Кандидат может подтвердить детали, которые вы указали в своем приглашении, включая дату, время и место проведения собеседования, чтобы он мог гарантировать свое присутствие и иметь запись о своей приверженности. Кроме того, если временной интервал собеседования не подходит кандидату, он может запросить другое время, а затем подтвердить эти данные.

• Уточнение: если у кандидата возникают сомнения по поводу какой-либо информации, которую вы указали в электронном письме, он может обратиться за разъяснением информации, например, с кем он может встретиться, где будет проходить собеседование и с какой оценкой он может столкнуться. Этот тип уточнения может позволить кандидатам надлежащим образом подготовиться.